Ein Singer-Songwriter-Konzert organisieren

Bei einem Singer-Songwriter-Konzert zählen klare Absprachen, guter Klang und ein ruhiger Ablauf mehr als aufwendige Dekoration. Beginne mit Location, Budget und Künstlerbuchung, bevor du Tickets oder Einladungen veröffentlichst. Danach klärst du Technik, Auftrittszeiten, Mobilität und Verpflegung und legst fest, wer am Veranstaltungstag welche Aufgabe übernimmt. Plane außerdem Zeit für Soundcheck, Einlass und Umbauten ein – gerade diese Übergänge werden häufig zu knapp angesetzt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler buchen
3
Auftrittszeiten bestätigen
4
Technische Anforderungen sammeln
5
Budget festlegen
6
Ticketverkauf eröffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbetext veröffentlichen
9
Poster verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Künstlermobilität abstimmen
13
Catering reservieren
14
Technik prüfen
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
16
Ablaufplan ausarbeiten
17
Kontaktliste ausdrucken
18
Besucherliste aktualisieren
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Wegweiser vorbereiten
21
Künstlermahlzeit bestellen
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Haltbare Vorräte bereitstellen
25
Kühlprodukte kühlen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Raum inspizieren
2 Personen
28
Möbel bereitstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Mikrofone anschließen
2 Personen
33
Instrumentenanschlüsse testen
2 Personen
34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
35
Soundcheck durchführen
3 Personen
36
Künstlerraum einrichten
2 Personen
37
Catering bereitstellen
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
41
Infotisch einrichten
42
Eingang kontrollieren
2 Personen
43
Künstler empfangen
44
Künstler einweisen
45
Türen öffnen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Tickets kontrollieren
2 Personen
48
Garderobe verwalten
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Ersten Auftritt ankündigen
53
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
54
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
55
Pausengetränke servieren
2 Personen
56
Zweiten Auftritt ankündigen
57
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
58
Publikumsfragen sammeln
59
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
60
Abendprogramm ankündigen
61
Hauptauftritt begleiten
2 Personen
62
Pausenvorräte auffüllen
2 Personen
63
Publikumsbetreuung übernehmen
2 Personen
64
Finalauftritt begleiten
2 Personen
65
Abschied ankündigen
66
Besucher verabschieden
3 Personen
67
Garderobe abschließen
2 Personen
68
Künstler verabschieden
69
Tonanlage ausschalten
2 Personen
70
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

71
Möbel abbauen
4 Personen
72
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Geschirr sammeln
2 Personen
75
Abfall sammeln
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
2 Personen
77
Raum reinigen
3 Personen
78
Toiletten reinigen
79
Bestände zählen
80
Geliehene Sachen sammeln
81
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
82
Locationschlüssel zurückgeben
83
Fundgegenstände aufbewahren
84
Restbestände aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
BistrotischeAnz. 8
Lounge-SesselAnz. 6
Hohe StehtischeAnz. 4
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
Künstlertisch
KünstlerstühleAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Musikmixer
GesangsmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Akustische Gitarre
GitarrenständerAnz. 3
InstrumentenkabelAnz. 8
MikrofonkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
Laptop für Musik
NotenständerAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotlightsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

Bühnenhintergrund
ZierpflanzenAnz. 6
TischläuferAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
KlebestreifenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
TeegläserAnz. 50
DesserttellerAnz. 100
KuchengabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
TablettsAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens vier Wochen vor dem Konzert: Mikrofone, DI-Boxen, Instrumente, Kabel, Monitore und benötigte Anschlüsse müssen in einer gemeinsamen Liste stehen.
Plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass und halte für jeden Auftritt 15 bis 20 Minuten Umbauzeit frei. So gerät der Ablauf nicht ins Stocken, wenn ein Kabel oder Instrument fehlt.
Veröffentliche den Ticketverkauf erst, wenn Location, Künstler und Auftrittszeiten bestätigt sind. Prüfe Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert.
Reserviere die Künstlermahlzeit mindestens sieben Tage vorher und stelle haltbare Vorräte am Vortag bereit. Kühlprodukte gehören erst am Veranstaltungstag in den Kühlschrank, damit sie frisch bleiben.
Drucke Kontaktliste, Besucherliste und Ablaufplan am Vortag aus. Teile Freiwillige spätestens drei Tage vorher für Einlass, Garderobe, Wegweiser, Künstlerbetreuung und Technik ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Singer-Songwriter-Konzert planen?: Beginne idealerweise drei bis vier Monate vorher mit Location, Budget und Künstlerbuchung. Ticketverkauf und Werbung sollten erst starten, wenn die wichtigsten Eckdaten verbindlich sind.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Singer-Songwriter-Konzert?: Plane mindestens 90 Minuten für den gesamten Soundcheck ein. Bei mehreren Künstlern kommen pro Act etwa 20 bis 30 Minuten für Anschlüsse, Pegel und kurze Proben hinzu.
Wann sollte man die Technik für ein Singer-Songwriter-Konzert prüfen?: Prüfe Lautsprecher, Mixer, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Verlängerungen spätestens eine Woche vorher. Einen vollständigen Funktionstest mit der tatsächlichen Aufstellung solltest du am Veranstaltungstag vor dem Soundcheck durchführen.
Wie viel Getränke braucht man für ein Konzert?: Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Für das Künstlerteam solltest du zusätzlich Wasser und eine eigene Mahlzeit einplanen.

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