Cómo organizar un concierto de cantautor sin perder detalles

Un concierto de cantautor se organiza mejor empezando por el lugar, el presupuesto y las necesidades del artista, antes de anunciar nada. Después se fijan los horarios, se abre la venta de entradas y se coordina la técnica, el catering y el transporte. La parte que suele fallar no es el escenario, sino los pequeños preparativos: cables, iluminación de repuesto, información dietética y una lista de contactos actualizada. Este plan reúne el trabajo previo y las comprobaciones del día del concierto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Contratar a un artista
3
Confirmar los horarios de actuación
4
Recopilar necesidades técnicas
5
Fijar el presupuesto
6
Abrir la venta de entradas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el texto promocional
9
Distribuir carteles
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Coordinar el transporte de los artistas
13
Reservar el catering
14
Comprobar la técnica
2 personas
15
Asignar voluntarios
16
Desarrollar el programa
17
Imprimir la lista de contactos
18
Actualizar la lista de visitantes
19
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
20
Preparar los carteles de ruta
21
Encargar la comida para artistas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
2 personas
24
Preparar provisiones no perecederas
25
Enfriar los productos refrigerados

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Inspeccionar el espacio
2 personas
28
Montar el mobiliario
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Despejar el espacio del escenario
2 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Conectar los micrófonos
2 personas
33
Probar las conexiones de los instrumentos
2 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Realizar la prueba de sonido
3 personas
36
Montar la zona de artistas
2 personas
37
Preparar la restauración
3 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar la mesa de información
42
Controlar la entrada
2 personas
43
Recibir al artista
44
Orientar al artista
45
Abrir las puertas
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Comprobar las entradas
2 personas
48
Gestionar el guardarropa
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Anunciar la primera actuación
53
Acompañar la primera actuación
2 personas
54
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
55
Servir bebidas del descanso
2 personas
56
Anunciar la segunda actuación
57
Acompañar la segunda actuación
2 personas
58
Recoger preguntas del público
59
Servir la comida de los artistas
2 personas
60
Anunciar el programa de la noche
61
Coordinar la actuación principal
2 personas
62
Reponer el suministro del descanso
2 personas
63
Ofrecer asistencia al público
2 personas
64
Coordinar la actuación final
2 personas
65
Anunciar la despedida
66
Despedir a los visitantes
3 personas
67
Terminar el guardarropa
2 personas
68
Despedir al artista
69
Apagar el equipo de sonido
2 personas
70
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

71
Desmontar el mobiliario
4 personas
72
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
73
Retirar la decoración
2 personas
74
Recoger la vajilla
2 personas
75
Recoger la basura
3 personas
76
Lavar la vajilla
2 personas
77
Limpiar el espacio
3 personas
78
Limpiar los baños
79
Contar el inventario
80
Recoger los artículos prestados
81
Devolver el equipo
2 personas
82
Devolver las llaves del recinto
83
Guardar los objetos perdidos
84
Retirar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas bistrocant. 8
Butacas loungecant. 6
Mesas altas tipo cóctelcant. 4
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mesa para artistas
Sillas para artistascant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mezclador de música
Micrófonos para cantocant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Guitarra acústica
Soportes para guitarracant. 3
Cables de instrumentoscant. 8
Cables de micrófonocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil para música
Atrilescant. 3
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondo del escenario
Plantas ornamentalescant. 6
Manteles runnerscant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6
Tiras adhesivascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 50
Vasos de técant. 50
Platos de postrecant. 100
Cucharas para tartascant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejascant. 6
Bandejas de comidacant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el presupuesto antes de contratar al artista o reservar el catering. Incluye una partida para transporte, comida del artista, material técnico y sustituciones de última hora.
Pide las necesidades técnicas al artista con al menos 3 semanas de antelación. Confirma si lleva guitarra, micrófonos o DI propios y prepara cables, soportes y regletas compatibles.
No abras la venta de entradas hasta tener confirmados el lugar y el horario de actuación. Deja al menos 2 semanas para promocionar el concierto y gestionar inscripciones.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba sonido, focos LED, luces decorativas, cables y baterías de repuesto.
Cierra la logística de artistas y asistentes 48 horas antes. Actualiza la lista de visitantes, imprime los contactos, confirma el transporte y prepara la comida según las preferencias dietéticas recogidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de cantautor?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y contrata al artista; deja las últimas 2 semanas para entradas, carteles, invitaciones y confirmaciones.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla al menos 2 horas antes de la apertura y, si es posible, el mismo día con el equipo instalado. Comprueba micrófonos, cajas DI, altavoces, cables y niveles antes de que llegue el público.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto pequeño?: Calcula 1 voluntario por cada 30 o 40 asistentes, con un mínimo de 2 personas además de quien coordina. Uno puede controlar entradas y otro atender a artistas, rutas y necesidades del público.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y la comida del artista?: Reserva el catering entre 2 y 3 semanas antes y confirma cantidades y preferencias dietéticas 48 horas antes. Enfría los productos refrigerados y prepara las provisiones no perecederas el día anterior.

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