Zo organiseer je een silent disco zonder technisch gedoe

Begin met de locatie, datum en eindtijd en controleer direct of je vergunningen en muziekrechten nodig hebt. Reserveer daarna de leveranciers, dj’s en silentdiscohoofdtelefoons: vooral aantallen, zenders en laadcapaciteit worden vaak te laat geregeld. Werk met een duidelijk programma en vaste muziekstijlen per kanaal. In de laatste week controleer je bezoekers, dieetwensen en consumpties; op de dag zelf test en laad je alle apparatuur voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Muziekrechten controleren
5
Leveranciers reserveren
6
DJs vastleggen
7
Programma opstellen
2 personen
8
Muziekstijlen bepalen
3 personen
9
Uitnodigingen maken
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Contactlijst afdrukken
16
Weersverwachting controleren
17
Bezoekerslijst controleren
2 personen
18
Boodschappen bestellen
19
Apparatuur controleren
2 personen
20
Hoofdtelefoons testen
3 personen
21
Hoofdtelefoons opladen
2 personen
22
Muziekbestanden klaarzetten
3 personen
23
Consumpties controleren
2 personen
24
Pinapparaat opladen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Levering in ontvangst nemen
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Ruimte inspecteren
2 personen
29
Vloer vrijmaken
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
DJ-tafels plaatsen
2 personen
34
Transmitter aansluiten
2 personen
35
DJ-apparatuur aansluiten
3 personen
36
Muziekkanalen testen
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Uitgiftepunt inrichten
2 personen
42
Registratietafel inrichten
2 personen
43
Hoofdtelefoons sorteren
4 personen
44
Briefing van medewerkers
4 personen
45
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

46
Entree openen
3 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Hoofdtelefoons uitgeven
4 personen
49
Kanaalgebruik uitleggen
2 personen
50
Muziek starten
3 personen
51
Bar bemannen
3 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Hoofdtelefoons wisselen
2 personen
56
Kanaalwissels begeleiden
2 personen
57
Muziekprogramma uitvoeren
3 personen
58
Geluidsniveau controleren
59
Toezicht houden op dansvloer
2 personen
60
Verloren spullen registreren
61
Laatste muziek aankondigen
62
Hoofdtelefoons innemen
4 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Apparatuur demonteren
4 personen
66
Dranken en eten opruimen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Toiletten controleren
2 personen
72
Locatieschade controleren
2 personen
73
Spullen veilig opslaan
2 personen
74
Hoofdtelefoons reinigen
3 personen
75
Hoofdtelefoons opladen
2 personen
76
Apparatuur inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Gevonden spullen afhandelen
79
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
DJ-tafelsaantal 3
Bartafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Silentdiscohoofdtelefoonsaantal 180
Reservehoofdtelefoonsaantal 15
Zendersaantal 3
DJ-controllersaantal 3
DJ-laptopsaantal 3
Koptelefoonlaadstationsaantal 6
Laadkabelsaantal 30
Audioverloopstekkersaantal 6
Audiokabelsaantal 12
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Kanaalkleurkaartenaantal 200
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Polsbandjesaantal 200
Decoratieve vlaggenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 4 weken vooraf de locatie, leveranciers en dj’s. Leg meteen vast hoeveel hoofdtelefoons, zenders en reservehoofdtelefoons je nodig hebt; een tekort kun je op de dag zelf nauwelijks oplossen.
Maak per kanaal een eenvoudig overzicht met kleur, muziekstijl en verantwoordelijke dj. Print de kanaalkleurkaarten en hang routepijlen op, zodat bezoekers niet bij de techniekbalie hoeven te vragen welk kanaal ze moeten kiezen.
Test alle hoofdtelefoons, zenders, dj-controllers en audiokabels uiterlijk één dag vooraf. Laad de hoofdtelefoons volledig op en controleer met reservekabels en audioverloopstekkers of elke aansluiting werkt.
Leg stroom en kabels vóór de opbouw vast. Gebruik stekkerdozen, verlengkabels, kabelbinders en kabelgoten; laat geen kabel over een looproute naar de bar, kapstokken of toiletten lopen.
Maak een draaiboek met tijden voor sleutel ophalen, opbouw, soundcheck, ontvangst en afsluiting. Zet de contactlijst, bezoekerslijst en een korte storingsprocedure op papier en wijs minimaal één vrijwilliger aan voor hoofdtelefoons en kanaalwissels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel hoofdtelefoons heb ik nodig voor een silent disco?: Neem minimaal één hoofdtelefoon per aangemelde bezoeker en reserveer daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent extra. Bij 100 bezoekers zijn dat dus 105 tot 110 hoofdtelefoons, plus voldoende laadplekken en zenders.
Hoe lang van tevoren moet ik een silent disco organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum, leveranciers en dj’s. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf vergunningen, muziekrechten, uitnodigingen en het definitieve aantal hoofdtelefoons.
Hoeveel zenders heb je nodig voor een silent disco?: Gebruik één zender per apart muziekkanaal. Voor drie muziekstijlen heb je dus drie zenders nodig; controleer vooraf of de hoofdtelefoons alle kanalen duidelijk ontvangen en of de kanaalkleuren overeenkomen met je kaarten.
Wanneer moet je de silentdiscohoofdtelefoons opladen?: Laad alle hoofdtelefoons de avond vóór het event volledig op en controleer de laadstations dezelfde dag. Test vlak voor opening nog een steekproef en houd reservehoofdtelefoons apart voor defecte of lege exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.