Cómo organizar un silent disco paso a paso
Organizar un silent disco requiere coordinar música, tecnología y circulación de personas en el mismo espacio. Empieza por reservar el lugar, fijar fecha y horario, y comprobar permisos y derechos musicales. Después cierra proveedores, DJs y programa antes de enviar las invitaciones. La última semana se centra en probar, cargar y distribuir los auriculares, preparar la recepción y dejar claro quién resuelve cada problema durante el evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar los derechos de música
- 5
Reservar proveedores
- 6
Contratar DJs
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Definir los estilos musicales
3 personas
- 9
Crear invitaciones
2 personas
- 10
Enviar invitaciones
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Imprimir la lista de contactos
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 18
Pedir la compra
- 19
Comprobar el equipo
2 personas
- 20
Probar los auriculares
3 personas
- 21
Cargar los auriculares
2 personas
- 22
Preparar los archivos de música
3 personas
- 23
Comprobar consumiciones
2 personas
- 24
Cargar el datáfono
- 25
Recoger las llaves del recinto
- 26
Recibir la entrega
2 personas
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Inspeccionar el espacio
2 personas
- 29
Despejar el suelo
4 personas
- 30
Montar mesas
3 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Montar la barra
3 personas
- 33
Colocar las mesas de DJ
2 personas
- 34
Conectar el transmisor
2 personas
- 35
Conectar el equipo de DJ
3 personas
- 36
Probar los canales de música
3 personas
- 37
Colgar la iluminación
3 personas
- 38
Colgar la decoración
3 personas
- 39
Enfriar las bebidas
2 personas
- 40
Preparar aperitivos
3 personas
- 41
Montar el punto de entrega
2 personas
- 42
Montar la mesa de registro
2 personas
- 43
Ordenar los auriculares
4 personas
- 44
Sesión informativa para el personal
4 personas
- 45
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
- 46
Abrir la entrada
3 personas
- 47
Registrar a los visitantes
3 personas
- 48
Repartir auriculares
4 personas
- 49
Explicar el uso del canal
2 personas
- 50
Poner la música en marcha
3 personas
- 51
Atender el bar
3 personas
- 52
Servir aperitivos
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Cambiar los auriculares
2 personas
- 56
Supervisar los cambios de canal
2 personas
- 57
Realizar el programa musical
3 personas
- 58
Comprobar el nivel de sonido
- 59
Supervisar la pista de baile
2 personas
- 60
Registrar objetos perdidos
- 61
Anunciar la música final
- 62
Recoger los auriculares
4 personas
- 63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 64
Apagar el equipo
3 personas
- 65
Desmontar el equipo
4 personas
- 66
Recoger bebidas y comida
3 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 70
Limpiar el lugar
4 personas
- 71
Comprobar los baños
2 personas
- 72
Comprobar daños en el lugar
2 personas
- 73
Almacenar los materiales de forma segura
2 personas
- 74
Limpiar los auriculares
3 personas
- 75
Cargar los auriculares
2 personas
- 76
Inventariar el equipo
2 personas
- 77
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 78
Gestionar objetos encontrados
- 79
Guardar los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de DJcant. 3
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 4
Equipo
- Auriculares de silent discocant. 180
- Auriculares de repuestocant. 15
- Transmisorescant. 3
- Controladores de DJcant. 3
- Portátiles para DJcant. 3
- Estaciones de carga para auricularescant. 6
- Cables de cargacant. 30
- Adaptadores de audiocant. 6
- Cables de audiocant. 12
- Memorias USBcant. 4
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Bridascant. 100
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 10
- Linternascant. 4
Decoración
- Tarjetas de colores del canalcant. 200
- Cartel de bienvenida
- Flechas de rutacant. 12
- Mantelescant. 14
- Pulserascant. 200
- Banderas decorativascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuencoscant. 20
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de servircant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobas de manocant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y confirma los permisos y derechos de música antes de contratar a los DJs. Hazlo con varias semanas de margen, porque un cambio de espacio afecta al sonido, la iluminación y la instalación eléctrica.
- Define el programa y los estilos musicales antes de enviar las invitaciones. Si hay varios canales, explica cómo identificarlos con tarjetas de colores y recoge las preferencias de los asistentes durante la inscripción.
- Cuenta los auriculares con margen: prepara auriculares de repuesto y prueba cada transmisor, controlador, portátil, adaptador y cable al menos un día antes. Carga todos los auriculares y deja una estación de carga lista para los que se usen durante las pruebas.
- Prepara la instalación eléctrica antes de que llegue el equipo. Distribuye alargadores, regletas y canaletas para que nadie cruce zonas de paso, y fija los cables con bridas; lleva linternas para revisar conexiones cuando haya poca luz.
- Asigna voluntarios a tareas concretas: recepción, entrega y devolución de auriculares, incidencias técnicas y control de accesos. Imprime el plan de trabajo, la lista de contactos y la lista de visitantes, y comprueba también la previsión del tiempo el mismo día.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos auriculares necesito para un silent disco?
- Prepara un auricular por asistente confirmado y añade unidades de repuesto para cubrir fallos o pérdidas. Comprueba el recuento al entregar y al recogerlos; no esperes a la hora de cierre para detectar que faltan.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar un silent disco?
- Empieza con varias semanas de antelación para reservar el lugar, comprobar permisos, contratar DJs y cerrar proveedores. Entre 24 y 48 horas antes, prueba el equipo, prepara los archivos de música y carga todos los auriculares.
- ¿Qué se necesita para montar un silent disco?
- Necesitas auriculares, transmisores, controladores, portátiles, estaciones y cables de carga, además de adaptadores, cables de audio y alimentación eléctrica. También hacen falta un lugar adecuado, DJs o archivos de música preparados y un sistema para entregar y devolver los auriculares.
- ¿Cómo evitar problemas de sonido en un silent disco?
- Prueba cada canal y cada auricular antes de abrir, y verifica que los transmisores cubran toda la zona de baile. Haz una prueba completa con el programa previsto al menos un día antes y deja una persona responsable de las incidencias durante el evento.
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