Organiser une silent disco, étape par étape
Une silent disco se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les fournisseurs, les DJ et les inscriptions. Le matériel audio demande ensuite plusieurs vérifications, car une panne de casque ou un câble manquant bloque toute la soirée. Prévoyez aussi la circulation, le rangement des manteaux et la recharge des casques. Ce guide vous aide à construire le planning, répartir les responsabilités et garder le contrôle jusqu’au jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier les droits musicaux
- 5
Réserver les fournisseurs
- 6
Confirmer les DJ
- 7
Élaborer le programme
2 personnes
- 8
Définir les styles musicaux
3 personnes
- 9
Créer les invitations
2 personnes
- 10
Envoyer les invitations
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Imprimer le déroulé
- 15
Imprimer la liste de contacts
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 18
Commander les courses
- 19
Vérifier l'équipement
2 personnes
- 20
Tester les casques
3 personnes
- 21
Recharger les casques
2 personnes
- 22
Préparer les fichiers musicaux
3 personnes
- 23
Contrôler les consommations
2 personnes
- 24
Recharger le terminal de paiement
- 25
Récupérer les clés du lieu
- 26
Réceptionner la livraison
2 personnes
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Inspecter la salle
2 personnes
- 29
Dégager le sol
4 personnes
- 30
Installer les tables
3 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Aménager le bar
3 personnes
- 33
Installer les tables DJ
2 personnes
- 34
Brancher le transmetteur
2 personnes
- 35
Raccorder l'équipement DJ
3 personnes
- 36
Tester les canaux musicaux
3 personnes
- 37
Installer l'éclairage
3 personnes
- 38
Installer la décoration
3 personnes
- 39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
3 personnes
- 41
Aménager le point de distribution
2 personnes
- 42
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 43
Trier les casques
4 personnes
- 44
Briefing des employés
4 personnes
- 45
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Événement
- 46
Ouvrir l’entrée
3 personnes
- 47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 48
Distribuer les casques
4 personnes
- 49
Expliquer l'utilisation des canaux
2 personnes
- 50
Lancer la musique
3 personnes
- 51
Tenir le bar
3 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Vider les poubelles
2 personnes
- 55
Changer les casques
2 personnes
- 56
Gérer les changements de canal
2 personnes
- 57
Exécuter le programme musical
3 personnes
- 58
Vérifier le niveau sonore
- 59
Surveiller la piste de danse
2 personnes
- 60
Enregistrer les objets trouvés
- 61
Annoncer la dernière musique
- 62
Récupérer les casques
4 personnes
- 63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 64
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 65
Démonter l’équipement
4 personnes
- 66
Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
- 67
Rassembler les déchets
3 personnes
- 68
Faire la vaisselle
3 personnes
- 69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 70
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 71
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 72
Vérifier les dégâts sur le site
2 personnes
- 73
Ranger les affaires en toute sécurité
2 personnes
- 74
Nettoyer les casques
3 personnes
- 75
Recharger les casques
2 personnes
- 76
Inventorier l’équipement
2 personnes
- 77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 78
Gérer les objets trouvés
- 79
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de DJqté 3
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Casques de silent discoqté 180
- Casques de rechangeqté 15
- Émetteursqté 3
- Contrôleurs DJqté 3
- Ordinateurs portables des DJqté 3
- Stations de recharge pour casquesqté 6
- Câbles de chargeqté 30
- Adaptateurs audioqté 6
- Câbles audioqté 12
- Clés USBqté 4
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
- Serre-câblesqté 100
Éclairage
- Barres lumineuses LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à batterieqté 10
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Cartes de couleurs des canauxqté 200
- Panneau d’accueil
- Flèches de directionqté 12
- Nappesqté 14
- Braceletsqté 200
- Drapeaux décoratifsqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Petits bolsqté 20
- Verres doseursqté 2
- Plateaux de serviceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balais à mainqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer le lieu, les horaires, les autorisations et les droits musicaux avant de réserver les DJ ou le matériel. Ces vérifications peuvent modifier la jauge, les horaires de diffusion ou le choix des fournisseurs.
- Prévoyez au minimum quelques casques de rechange en plus du nombre attendu et testez chaque canal audio avant l’ouverture. Rechargez tous les casques la veille, puis gardez les stations de recharge et les câbles accessibles pendant la soirée.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste finale des participants. Faites une relance 7 jours avant l’événement afin d’estimer les consommations et le nombre de casques à préparer.
- Construisez un déroulé avec les horaires d’accueil, de changement de styles musicaux, des pauses et de la fermeture. Imprimez-en plusieurs exemplaires, ainsi qu’une liste de contacts, au lieu de compter uniquement sur les téléphones.
- Installez les câbles audio, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public, puis sécurisez-les avec des goulottes et des serre-câbles. Testez aussi les contrôleurs DJ, les ordinateurs, les émetteurs et le terminal de paiement le jour même.
Questions fréquentes
- Combien de casques prévoir pour une silent disco ?
- Prévoyez un casque par participant inscrit, plus une réserve de 5 à 10 % pour les pannes, pertes ou inscriptions de dernière minute. Pour 100 personnes, préparez donc environ 105 à 110 casques et vérifiez-les tous avant l’ouverture.
- Quand envoyer les invitations pour une silent disco ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, surtout si les participants doivent s’inscrire. Faites une relance 7 jours avant, puis établissez la liste définitive 2 à 3 jours avant pour ajuster les casques et les consommations.
- Combien de temps faut-il pour installer une silent disco ?
- Réservez au moins 3 heures sur place pour installer les tables, l’équipement DJ, les émetteurs, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester les casques, les canaux, les câbles et le paiement avant l’arrivée du public.
- Que vérifier la veille d’une silent disco ?
- Rechargez les casques, préparez les fichiers musicaux et contrôlez le matériel de secours la veille. Vérifiez aussi les prévisions météo, les clés du lieu, la liste des participants et les contacts de l’équipe au plus tard le matin suivant.
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