Silent Disco organisieren: So gelingt die Planung

Bei einer Silent Disco entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf. Du brauchst eine passende Location, ausreichend getestete Kopfhörer und einen klaren Zeitplan für Aufbau, Einlass und Rückgabe. Beginne mit Datum, Uhrzeiten und Raum, kläre anschließend Genehmigungen sowie Musikrechte und reserviere Technik, DJs und weitere Lieferanten. In den letzten Tagen zählen vor allem Akkus, Ersatzgeräte, Kabel und eine aktuelle Gästeliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Musikrechte prüfen
5
Lieferanten reservieren
6
DJs festlegen
7
Programm erstellen
2 Personen
8
Musikstile festlegen
3 Personen
9
Einladungen erstellen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Kontaktliste ausdrucken
16
Wettervorhersage prüfen
17
Besucherliste prüfen
2 Personen
18
Einkäufe bestellen
19
Ausrüstung prüfen
2 Personen
20
Kopfhörer testen
3 Personen
21
Kopfhörer aufladen
2 Personen
22
Musikdateien bereitlegen
3 Personen
23
Verzehr kontrollieren
2 Personen
24
Kartenzahlungsgerät aufladen
25
Standortschlüssel abholen
26
Lieferung entgegennehmen
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Raum inspizieren
2 Personen
29
Fläche freiräumen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Bar einrichten
3 Personen
33
DJ-Tische aufstellen
2 Personen
34
Transmitter anschließen
2 Personen
35
DJ-Ausrüstung anschließen
3 Personen
36
Musikkanäle testen
3 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
3 Personen
41
Ausgabestelle einrichten
2 Personen
42
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
43
Kopfhörer sortieren
4 Personen
44
Mitarbeiter-Briefing
4 Personen
45
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen

Event

46
Eingang öffnen
3 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Kopfhörer ausgeben
4 Personen
49
Kanonutzung erklären
2 Personen
50
Musik starten
3 Personen
51
Bar bedienen
3 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Kopfhörer wechseln
2 Personen
56
Kanalwechsel begleiten
2 Personen
57
Musikprogramm durchführen
3 Personen
58
Lautstärke kontrollieren
59
Tanzfläche beaufsichtigen
2 Personen
60
Verlorene Gegenstände registrieren
61
Letzte Musik ankündigen
62
Kopfhörer einsammeln
4 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Geräte ausschalten
3 Personen
65
Geräte abbauen
4 Personen
66
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Toiletten kontrollieren
2 Personen
72
Geländeschäden kontrollieren
2 Personen
73
Material sicher lagern
2 Personen
74
Kopfhörer reinigen
3 Personen
75
Kopfhörer aufladen
2 Personen
76
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Fundstücke bearbeiten
79
Reste einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
DJ-TischeAnz. 3
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Silentdisco-KopfhörerAnz. 180
ErsatzkopfhörerAnz. 15
SenderAnz. 3
DJ-ControllerAnz. 3
DJ-LaptopsAnz. 3
Kopfhörer-LadestationenAnz. 6
LadekabelAnz. 30
Audio-AdaptersteckerAnz. 6
AudiokabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

KanalfarbkartenAnz. 200
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
ArmbänderAnz. 200
Dekorative FlaggenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Location zuerst: Prüfe mindestens mehrere Wochen vor dem Termin Stromanschlüsse, Lautstärkevorgaben, Zugang, Toiletten und einen trockenen Platz für Technik und Kopfhörer.
Teste alle Silent-Disco-Kopfhörer und Sender spätestens am Vortag. Lade die Geräte vollständig auf und halte Ersatzkopfhörer, Ladekabel und passende Audio-Adapter bereit.
Lege die Musikkanäle und Musikstile vorab fest und gib sie auf Kanalfarbkarten aus. So verstehen Gäste beim Einlass sofort, wie sie zwischen den Kanälen wechseln.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: DJ-Tische, Sender, Controller, Laptops und Kabel sollten vor dem Soundcheck stehen. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelbindern und Kabelkanälen.
Drucke am Veranstaltungstag Drehbuch, Kontaktliste und Besucherliste aus. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Einkäufe, Kartenzahlungsgerät und Standortschlüssel, bevor die ersten Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie viele Kopfhörer brauche ich für eine Silent Disco?: Plane mindestens einen Kopfhörer pro angemeldeter Person ein. Zusätzlich sind etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzgeräte sinnvoll, damit ein leerer oder defekter Kopfhörer nicht den Einlass unterbricht.
Wie lange vorher muss man eine Silent Disco organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum, Technik und DJs. Musikrechte, Genehmigungen und Lieferanten solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin prüfen und reservieren.
Wann sollte man die Kopfhörer einer Silent Disco testen und laden?: Teste Kopfhörer, Sender und Audiokabel am Vortag vollständig. Lade die Kopfhörer direkt danach auf und führe am Veranstaltungstag noch einen kurzen Funktionstest mit jedem Musikkanal durch.
Was brauche ich für den Aufbau einer Silent Disco?: Für den technischen Aufbau brauchst du unter anderem Kopfhörer, Sender, DJ-Controller, DJ-Laptops, Ladestationen, Kabel und Audio-Adapter. Rechne zusätzlich mindestens 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Soundcheck und die Ausgabe der Geräte ein.

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