Een Shakespearevoorstelling organiseren: zo pak je het aan
Begin niet met decor of programmaboekjes, maar met de speeldatum, zaal en voorstelling zelf. Leg daarna de cast en crew vast, zodat je weet hoeveel repetitie- en productietijd beschikbaar is. Zodra het programma staat, kun je uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek op elkaar afstemmen. Plan de laatste week vooral voor controles en communicatie: ontbrekende rekwisieten, dieetwensen en technische aansluitingen komen anders pas op de speeldag boven water.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
- 3
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
- 4
Cast en crew bevestigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 9
Techniek en materialen reserveren
2 personen
- 10
Programmaboekjes ontwerpen
- 11
Programmaboekjes laten drukken
- 12
Decor en rekwisieten controleren
2 personen
- 13
Draaiboek en zaalindeling maken
2 personen
- 14
Publieksinformatie versturen
- 15
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
- 16
Boodschappen doen
3 personen
- 17
Dranken en etenswaren opslaan
2 personen
- 18
Rekwisieten inpakken
3 personen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Zaal en entree inspecteren
2 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
- 22
Speelvloer opbouwen
5 personen
- 23
Achterdoek en gordijnen ophangen
3 personen
- 24
Decorstukken plaatsen
4 personen
- 25
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
- 26
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 27
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 28
Kassa en ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 29
Programma's en naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 30
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 31
Dranken koud zetten
2 personen
- 32
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 34
Kleedkamers inrichten
2 personen
- 35
Cast ontvangen en omkleden
3 personen
- 36
Microfoons en licht testen
4 personen
- 37
Korte doorloop uitvoeren
8 personen
Event
- 38
Deuren en publieksontvangst openen
5 personen
- 39
Bezoekers inchecken
3 personen
- 40
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
- 41
Eerste deel spelen
10 personen
- 42
Pauzebuffet openen
4 personen
- 43
Hapjes en dranken serveren
5 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Publiek terug naar de zaal begeleiden
3 personen
- 46
Tweede deel spelen
10 personen
- 47
Cast en publiek begeleiden
4 personen
- 48
Informele borrel serveren
5 personen
- 49
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
- 50
Servies verzamelen
3 personen
- 51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 52
Catering opruimen
4 personen
- 53
Servies afwassen
3 personen
- 54
Zaalmeubilair afbouwen
5 personen
- 55
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
- 56
Licht en geluid afkoppelen
3 personen
- 57
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
- 58
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 59
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
- 60
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 61
Locatie afsluiten
2 personen
- 62
Materialen retourneren
2 personen
- 63
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stapelstoelenaantal 110
- Tafelsaantal 12
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 20
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Lichtset
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Laptop
Decoratie
- Achterdoek
- Theatergordijnenaantal 2
- Rekwisietenkistenaantal 4
- Decoratieve kandelaarsaantal 6
- Entreebordaantal 2
- Programmabordenaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkanaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
- Servertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Programmaboekjesaantal 120
- Boodschappen
Tips
- Leg de voorstellingsdatum en zaal minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel stoelen, speelruimte, kleedkamers en stroompunten beschikbaar zijn; dat bepaalt je zaalindeling en technische opstelling.
- Bevestig cast en crew voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd voor een Shakespearevoorstelling een definitieve versie van het programma uiterlijk 4 weken voor de première aan, zodat tekst, rollen en programmaboekjes niet door elkaar lopen.
- Sluit aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de voorstelling. Verzamel dan tegelijk dieetwensen en het definitieve aantal bezoekers; bestel catering op basis van dat aantal plus ongeveer 5 procent reserve.
- Plan een technische repetitie van minimaal 2 uur vóór de publieksontvangst. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, licht, verlengkabels en kabelmatten met de speelvloer en decorstukken op hun echte positie.
- Maak het draaiboek met tijden voor openen, opbouwen, soundcheck, publieksontvangst en opruimen. Reserveer op de speeldag minstens 90 minuten voor zaal, entree, podium, achterdoek, gordijnen, rekwisieten en licht; zonder vaste controlepunten blijft er vaak iets ingepakt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Shakespearevoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de speeldatum. In die periode leg je de zaal vast, bevestig je cast en crew, bepaal je het programma en regel je techniek, decor en publiekscommunicatie.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Shakespearevoorstelling versturen?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de voorstelling, zodat je catering, stoelen en publieksinformatie op definitieve aantallen kunt baseren.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?
- Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en controle, plus 2 uur voor een technische repetitie als dat nog niet eerder op deze locatie is gebeurd. Zet speelvloer, decor, licht en geluid eerst op en laat daarna de zaal en entree inspecteren.
- Wanneer moet ik de programmaboekjes laten drukken?
- Laat de programmaboekjes uiterlijk 2 tot 3 weken voor de voorstelling drukken, nadat programma, cast en crew definitief zijn. Bestel een kleine reserve boven het verwachte bezoekersaantal, zodat je niet op de avond zelf tekortkomt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!