Eine Shakespeare-Aufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Shakespeare-Aufführung entscheidet nicht nur die Besetzung über den Ablauf. Du brauchst früh einen passenden Saal, ein klares Vorführungsprogramm und genügend Zeit für Technik, Requisiten und Umbau. Beginne mit Termin, Spielort und Cast und arbeite dich dann über Einladungen, Anmeldungen und Catering zum Aufführungstag vor. Plane die letzten Stunden nicht zu knapp: Bühne, Licht, Ton, Eingang und Umkleide müssen vor dem Einlass getestet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
- 3
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
- 4
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 9
Technik und Materialien reservieren
2 Personen
- 10
Programmhefte gestalten
- 11
Programmhefte drucken lassen
- 12
Dekor und Requisiten überprüfen
2 Personen
- 13
Ablaufplan und Raumaufteilung erstellen
2 Personen
- 14
Publikumsinformationen versenden
- 15
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Getränke und Lebensmittel lagern
2 Personen
- 18
Requisiten einpacken
3 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 22
Spielfläche aufbauen
5 Personen
- 23
Hintergrund und Vorhänge aufhängen
3 Personen
- 24
Dekorationselemente aufstellen
4 Personen
- 25
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
- 26
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 27
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 28
Kasse und Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 29
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 34
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 35
Cast empfangen und umziehen
3 Personen
- 36
Mikrofone und Licht testen
4 Personen
- 37
Kurzen Ablauf durchführen
8 Personen
Event
- 38
Türen und Publikumsempfang öffnen
5 Personen
- 39
Besucher einchecken
3 Personen
- 40
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
- 41
Ersten Teil spielen
10 Personen
- 42
Pausenbuffet eröffnen
4 Personen
- 43
Snacks und Getränke servieren
5 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 46
Zweiten Teil spielen
10 Personen
- 47
Cast und Publikum begleiten
4 Personen
- 48
Informellen Umtrunk servieren
5 Personen
- 49
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
- 50
Geschirr sammeln
3 Personen
- 51
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Catering aufräumen
4 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Saalmobiliar abbauen
5 Personen
- 55
Dekor und Requisiten abbauen
4 Personen
- 56
Licht und Ton abkoppeln
3 Personen
- 57
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
- 58
Toiletten reinigen
2 Personen
- 59
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 61
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 62
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StapelstühleAnz. 110
- TischeAnz. 12
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 3
- UmkleidestühleAnz. 20
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Lichtset
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- Laptop
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- TheatervorhängeAnz. 2
- RequisitenkistenAnz. 4
- Dekorative KerzenhalterAnz. 6
- EingangsschildAnz. 2
- ProgrammschilderAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
- KaraffeAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- ProgrammhefteAnz. 120
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Saal fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Aufbau, Soundcheck und Publikums-Einlass mehrere Stunden vor Vorstellungsbeginn ein.
- Bestätige Cast und Crew schriftlich und erstelle daraus den Ablaufplan. Neben dem Stück selbst brauchen Szenenwechsel, Pausen, Einlass und Schlussapplaus feste Zeitfenster.
- Prüfe Requisiten, Bühnen- und Vorhangteile spätestens eine Woche vorher. Packe die Requisitenkisten nach Szenen und kennzeichne sie, damit am Aufführungstag nichts gesucht werden muss.
- Bearbeite Anmeldungen nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und berechne Catering, Teller, Besteck, Gläser und Kaffeetassen nach der endgültigen Personenzahl.
- Führe vor dem Einlass einen vollständigen Techniktest durch: Licht, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und Kabel. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und halte Ersatzbatterien für Funkmikrofone bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Shakespeare-Aufführung organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Aufführungstermin. Saal, Cast, Technik und Catering lassen sich dann noch geordnet bestätigen, während Programmhefte und Publikumsinformationen rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Theateraufführung?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Saal, Spielfläche, Vorhänge, Dekoration, Licht und Ton ein. Für einen ersten Aufbau mit unbekannter Technik sind 5 Stunden realistischer, anschließend sollte ein vollständiger Sound- und Lichtcheck folgen.
- Wann sollte man Einladungen für eine Shakespeare-Aufführung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor der Aufführung. So bleibt genug Zeit, Cateringmengen, Sitzplätze und Programmhefte an die endgültige Zahl anzupassen.
- Wie viele Programmhefte sollte man drucken lassen?
- Drucke pro erwarteter Person ein Programmheft und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen wären das beispielsweise 84 bis 88 Hefte, damit auch Crew, Nachzügler und beschädigte Exemplare berücksichtigt sind.
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