Cómo organizar una representación de Shakespeare sin perder detalles

Una representación de Shakespeare necesita más que un reparto y un escenario: hay que coordinar sala, programa, tecnología, atrezzo y recepción del público. Empieza fijando la fecha y reservando el espacio; después cierra el programa, confirma el equipo y abre las inscripciones. Las decisiones que suelen llegar tarde son la distribución de la sala, los micrófonos, la iluminación y las preferencias dietéticas. Este plan ordena el trabajo hasta el montaje y la apertura de la ubicación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la función
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
2 personas
3
Definir el programa de la función
3 personas
4
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Calcular las cantidades de catering
2 personas
9
Reservar tecnología y materiales
2 personas
10
Diseñar los programas
11
Imprimir folletos del programa
12
Comprobar la decoración y el atrezo
2 personas
13
Hacer el programa y la distribución de la sala
2 personas
14
Enviar información al público
15
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Almacenar bebidas y alimentos
2 personas
18
Empaquetar los accesorios
3 personas
19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Inspeccionar la sala y la entrada
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
6 personas
22
Montar la pista de baile
5 personas
23
Colgar el telón de fondo y las cortinas
3 personas
24
Colocar los elementos decorativos
4 personas
25
Montar la iluminación
3 personas
26
Conectar el equipo de sonido
3 personas
27
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
28
Montar la caja y la mesa de recepción
2 personas
29
Preparar los programas y las tarjetas de nombre
2 personas
30
Preparar café y té
3 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Preparar aperitivos
4 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Preparar los vestuarios
2 personas
35
Recibir al reparto y cambiarse
3 personas
36
Probar micrófonos y luces
4 personas
37
Realizar un ensayo breve
8 personas

Evento

38
Abrir las puertas y la recepción al público
5 personas
39
Registrar a los visitantes
3 personas
40
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
41
Jugar la primera parte
10 personas
42
Abrir el buffet del descanso
4 personas
43
Servir aperitivos y bebidas
5 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Guiar al público de vuelta a la sala
3 personas
46
Jugar la segunda parte
10 personas
47
Guiar al elenco y al público
4 personas
48
Servir un cóctel informal
5 personas
49
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
50
Recoger la vajilla
3 personas
51
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

52
Recoger el catering
4 personas
53
Lavar la vajilla
3 personas
54
Desmontar el mobiliario de la sala
5 personas
55
Desmontar la decoración y los elementos de atrezzo
4 personas
56
Desconectar la luz y el sonido
3 personas
57
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
58
Limpiar los baños
2 personas
59
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
60
Recoger objetos perdidos
2 personas
61
Cerrar el recinto
2 personas
62
Devolver los materiales
2 personas
63
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas apilablescant. 110
Mesascant. 12
Mesa de recepción
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 20

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Set de luces
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Decoración

Telón de fondo
Cortinas de teatrocant. 2
Cajas de atrezzocant. 4
Candelabros decorativoscant. 6
Cartel de entradacant. 2
Carteles del programacant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 2
Abrebotellascant. 3
Pinzas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Programascant. 120
Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la sala y el programa. Sin esas tres decisiones no puedes confirmar el reparto, enviar invitaciones ni calcular cuántas sillas, programas y raciones necesitas.
Haz una prueba técnica antes del día de la función. Comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil, iluminación, cables alargadores y regletas; cubre los cables que atraviesen zonas de paso.
No dejes el programa de mano para la última semana. Diseña e imprime los folletos después de confirmar el reparto y el orden de la función, y prepara también los carteles de entrada y del programa.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Usa el número definitivo para calcular comida, bebidas, vasos, tazas, platos y cubiertos, en lugar de comprar según una estimación inicial.
Prepara el montaje por zonas y llega con tiempo para abrir la ubicación. Revisa entrada y sala, coloca mesas y sillas, monta el escenario, telón, cortinas, decoración y luces, y deja el atrezzo empaquetado por escena.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una representación de Shakespeare?: Empieza al menos con 8 semanas de antelación para asegurar la fecha, la sala, el reparto y la tecnología. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, imprimir programas y confirmar el montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del público?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la función. Así puedes procesar el número definitivo, recoger preferencias dietéticas y calcular el catering, las sillas y los programas.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la iluminación?: Haz una prueba completa el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, luz y conexión del portátil con el equipo que se usará en la función.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Reserva al menos 3 horas para abrir la ubicación, inspeccionar la entrada, colocar mesas y sillas, montar el escenario, colgar el telón y ajustar la iluminación. Añade 30 minutos para corregir imprevistos antes de recibir al público.

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