Organiser une représentation de Shakespeare sans rien laisser au hasard

Une représentation de Shakespeare se prépare d’abord comme un spectacle, puis comme un accueil du public. Commencez par fixer la date, réserver la salle et confirmer la distribution avant de lancer les invitations. Le programme, les besoins techniques et le catering se calculent ensuite à partir du nombre d’inscrits. Les dernières heures servent surtout à installer la scène, tester le son et la lumière, préparer les accessoires et rendre l’entrée fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du spectacle
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Définir le programme du spectacle
3 personnes
4
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
10
Concevoir les livrets du programme
11
Faire imprimer les livrets du programme
12
Vérifier la décoration et les accessoires
2 personnes
13
Préparer le déroulé et l’agencement de la salle
2 personnes
14
Envoyer les informations au public
15
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Ranger les boissons et les aliments
2 personnes
18
Emballer les accessoires
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
6 personnes
22
Monter l’aire de jeu
5 personnes
23
Installer le fond de scène et les rideaux
3 personnes
24
Installer les éléments de décor
4 personnes
25
Installer l’éclairage
3 personnes
26
Raccorder le matériel audio
3 personnes
27
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
28
Installer la caisse et le bureau d’accueil
2 personnes
29
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Aménager les vestiaires
2 personnes
35
Accueillir et habiller la troupe
3 personnes
36
Tester les micros et les lumières
4 personnes
37
Effectuer une répétition courte
8 personnes

Événement

38
Ouvrir les portes et l’accueil du public
5 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
41
Jouer la première partie
10 personnes
42
Ouvrir le buffet de pause
4 personnes
43
Servir les snacks et les boissons
5 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Raccompagner le public dans la salle
3 personnes
46
Jouer la deuxième partie
10 personnes
47
Encadrer les artistes et le public
4 personnes
48
Servir l’apéritif informel
5 personnes
49
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

52
Ranger le service traiteur
4 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Démonter le mobilier de salle
5 personnes
55
Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
56
Débrancher l’éclairage et le son
3 personnes
57
Collecter et trier les déchets
3 personnes
58
Nettoyer les toilettes
2 personnes
59
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes
62
Retourner les matériels
2 personnes
63
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises empilablesqté 110
Tablesqté 12
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 3
Chaises des vestiairesqté 20

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Jeu d’éclairage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Décoration

Fond de scène
Rideaux de théâtreqté 2
Caisses de accessoiresqté 4
Chandeliers décoratifsqté 6
Panneau d’entréeqté 2
Panneaux du programmeqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Brochures du programmeqté 120
Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant de confirmer le casting : prévoyez aussi un créneau d’installation le jour même, idéalement au moins 3 heures avant l’ouverture des portes.
Définissez le programme avant d’imprimer les livrets. Gardez une marge d’au moins 10 % pour les changements de distribution, les exemplaires abîmés et les personnes qui s’inscrivent tard.
Traitez les inscriptions en deux temps : un premier point pour estimer les quantités, puis une clôture définitive 3 à 5 jours avant la représentation. C’est à ce moment que vous confirmez les besoins alimentaires.
Réservez le matériel technique dès que la salle est choisie : sonorisation, microphones, éclairage, rallonges et passe-câbles doivent être testés ensemble, pas séparément le jour du spectacle.
Préparez les caisses d’accessoires, le fond de scène et les rideaux par zone d’utilisation. À l’ouverture du lieu, inspectez d’abord l’entrée et la salle, puis installez les tables, les chaises et l’aire de jeu dans cet ordre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une représentation de Shakespeare ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer la date, réserver la salle, confirmer le cast et organiser la technique. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour les inscriptions définitives, les achats et les informations au public.
Quand faut-il réserver la salle et le matériel technique ?: Réservez la salle dès que la date est fixée, idéalement 6 semaines à l’avance. Le système de sonorisation, les microphones et le jeu d’éclairage doivent être confirmés au plus tard 3 à 4 semaines avant la représentation.
Combien de temps prévoir pour installer la scène ?: Comptez environ 3 heures pour installer les éléments de podium, le fond de scène, les rideaux, les accessoires et l’éclairage dans une salle déjà accessible. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester le son, les microphones et les branchements.
Quand clôturer les inscriptions pour calculer le catering ?: Clôturez les inscriptions définitives 3 à 5 jours avant le spectacle. Utilisez le nombre final pour calculer les boissons, les portions et la vaisselle, puis rangez les aliments et les boissons le jour précédent si possible.

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