Zo organiseer je een seizoensafsluiting

Begin met de datum, locatie en eindtijd en werk daarna terug naar het programma. Een seizoensafsluiting combineert optredens, muziek, eten en drinken, waardoor vooral afstemming en techniek snel te laat komen. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig reserveringen voordat je boodschappen doet. Plan op de dag zelf eerst de opbouw van tafels, stoelen, buffet en podiumruimte; test daarna microfoons, kabels en muziek voordat gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijden bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen bevestigen
8
Muziekprogramma verspreiden
9
Optredens afstemmen
2 personen
10
Inkooplijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Instrumenten controleren
3 personen
16
Muziekbestanden klaarzetten

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Partytenten opzetten
4 personen
20
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
21
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
22
Instrumenten klaarzetten
3 personen
23
Microfoons en kabels testen
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Buffet en bar inrichten
3 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
28
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
29
Programma zichtbaar ophangen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Middagoptredens begeleiden
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet uitserveren
4 personen
37
Allergenen zichtbaar aangeven
38
Avondoptredens begeleiden
2 personen
39
Servies en glazen verzamelen
3 personen
40
Laatste ronde verzorgen
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Instrumenten inpakken
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Overgebleven voorraad koelen
2 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Speakerstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Programmapostersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma met vaste tijden voor optredens, pauzes en het buffet. Deel het muziekprogramma vooraf, zodat deelnemers weten wanneer ze klaar moeten staan.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en noteer dieetwensen meteen. Controleer dit overzicht uiterlijk enkele dagen voor de afsluiting, zodat je hapjes en servies niet op schatting inkoopt.
Plan de technische opbouw vóór de versiering. Zet speakers, mengpaneel, microfoons, statieven en kabels klaar en test elk kanaal voordat de eerste artiest begint.
Reserveer op de opbouwdag extra tijd voor buitenmateriaal. Partytenten, led-lichtslingers en bouwlampen worden vaak pas gemist wanneer het donker wordt of het weer omslaat.
Richt bar en buffet pas in nadat tafels en looproutes staan. Zet herbruikbare glazen, borden, kommen, bestek en opscheplepels op vaste plekken en koel de dranken ruim vóór de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een seizoensafsluiting?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor het evenement, zodat je dieetwensen en inkopen kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een seizoensafsluiting?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, buffet en versiering. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor geluidsapparatuur, instrumenten, microfoons en een volledige soundcheck.
Wanneer test je de microfoons en muziekapparatuur?: Test microfoons, instrumentkabels, DI-boxen, speakers en muziekbestanden op de dag zelf nadat alles is opgesteld. Doe dat minstens 60 minuten vóór de eerste gasten of het eerste optreden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een seizoensafsluiting?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met de verwachte opkomst en de duur van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.