Organiser une clôture de saison, étape par étape

Une clôture de saison réunit souvent repas, musique et prestations sur un même créneau : l’organisation doit donc avancer dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les réservations et la diffusion du programme musical demandent un suivi séparé. Sur place, prévoyez assez de temps pour installer les tables, la scène, les tentes et la sonorisation, puis testez chaque microphone et chaque câble avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et les horaires
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les réservations
8
Diffuser le programme musical
9
Coordonner les prestations
2 personnes
10
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Vérifier les instruments
3 personnes
16
Préparer les fichiers musicaux

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les tentes de fête
4 personnes
20
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
21
Installer l’équipement sonore
3 personnes
22
Installer les instruments
3 personnes
23
Tester les microphones et les câbles
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les amuse-bouches et les snacks
3 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Afficher le programme bien en vue
30
Briefer les bénévoles
2 personnes
31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Encadrer les spectacles de l’après-midi
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir le buffet
4 personnes
37
Afficher clairement les allergènes
38
Encadrer les spectacles du soir
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
40
Assurer le dernier tour
2 personnes
41
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Emballer les instruments
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Refroidir les stocks restants
2 personnes
50
Inventorier le matériel
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 90
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds d'enceinteqté 2
Pieds de microqté 12
Boîtiers DIqté 2
Câbles d'instrumentsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Affiches du programmeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Plats de maintien au chaudqté 3
Thermosqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement l’heure d’accueil, le début des prestations, le repas et la fin prévue afin d’éviter les arrivées décalées.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et clôturez-les quelques jours avant l’événement. Notez les besoins alimentaires séparément : ils sont souvent oubliés au moment de préparer les en-cas et le buffet.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance, surtout si elles doivent remplir plusieurs glacières. Préparez aussi les assiettes, bols, verres, couverts et louches avant l’ouverture du buffet.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures sur place. Les tentes, tables, chaises, éclairages LED et décorations prennent plus de temps à mettre en place que prévu.
Testez la sonorisation avant le premier passage musical : table de mixage, microphones, pieds, câbles d’instruments, boîtiers DI et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Gardez ensuite un câble et une multiprise de rechange accessibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une clôture de saison ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de confirmer les réservations et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer une clôture de saison ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet, la décoration et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, les câbles et les instruments.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons le jour même, plusieurs heures avant le début. Préparez les en-cas assez tard pour les garder frais, mais avant l’installation finale du buffet.
Que vérifier avant le début des prestations musicales ?: Contrôlez au minimum la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les boîtiers DI et les enceintes. Faites un test complet 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants, avec chaque intervenant actif.

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