Saisonabschluss organisieren: der richtige Ablauf

Ein Saisonabschluss verbindet Programm, Auftritte, gemeinsames Essen und oft mehrere Musikgruppen. Damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Anmeldungen, Technikprobe und Buffet verloren geht, legst du zuerst Datum, Ort und Zeiten fest. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Reservierungen, bevor du Einkauf und Material planst. Am Tag selbst beginnt der Aufbau mit Zelten, Tischen und Bühne; Tonanlage, Instrumente und Buffet werden anschließend getrennt geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Reservierungen bestätigen
8
Musikprogramm verteilen
9
Auftritte abstimmen
2 Personen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Snacks vorbereiten
3 Personen
14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
15
Instrumente prüfen
3 Personen
16
Musikdateien bereitlegen

Event

17
Location öffnen
2 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
20
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
21
Tonanlage aufstellen
3 Personen
22
Instrumente bereitstellen
3 Personen
23
Mikrofone und Kabel testen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
27
Snacks und Häppchen bereitstellen
3 Personen
28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
29
Programm sichtbar aufhängen
30
Freiwillige einweisen
2 Personen
31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
33
Nachmittagsauftritte begleiten
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Buffet ausgeben
4 Personen
37
Allergene deutlich kennzeichnen
38
Abendauftritte betreuen
2 Personen
39
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
40
Letzte Runde übernehmen
2 Personen
41
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

42
Geräte ausschalten
2 Personen
43
Instrumente einpacken
3 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
45
Partyzelte abbauen
4 Personen
46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Übrig gebliebene Vorräte kühlen
2 Personen
50
Materialien inventarisieren
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 90
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 90
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
TablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherständerAnz. 2
NotenständerAnz. 12
DI-BoxenAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeiten mindestens 3 Wochen vorher fest. Plane zwischen den Auftritten 10 bis 15 Minuten für Wechsel, kurze Ansagen und das Nachjustieren der Mikrofone ein.
Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Saisonabschluss und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Buffet nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Bestätige Reservierungen und teile das Musikprogramm mindestens 7 Tage vorher an alle Beteiligten aus. Frage bei jedem Auftritt nach benötigten Instrumentenkabeln, DI-Boxen, Mikrofonen und Notenständern.
Kühle Getränke früh genug: In Kühlboxen brauchen Flaschen und Dosen meist 3 bis 4 Stunden, bis sie servierbereit sind. Stelle Buffet, Bar, Mehrweg-Geschirr und Servierbesteck getrennt auf, damit sich keine Warteschlange vor einem einzigen Tisch bildet.
Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel mit dem tatsächlichen Programm und räume den Bühnenbereich vollständig frei, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saisonabschluss planen?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen noch bearbeitet werden können.
Wann muss die Rückmeldung zum Saisonabschluss erfolgen?: Setze eine Frist 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Mengen für Getränke, Snacks, Geschirr und Sitzplätze rechtzeitig prüfen und die Bestuhlung an die tatsächliche Teilnehmerzahl anpassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Saisonabschluss?: Plane mindestens 3 Stunden für Zelte, Klapptische, Stühle, Buffet, Dekoration und Bühnenbereich ein. Für Tonanlage und Instrumente sollte zusätzlich eine vollständige Probe von 30 bis 45 Minuten eingeplant werden.
Wann sollte man die Technik beim Saisonabschluss testen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Instrumente spätestens 60 Minuten vor dem Einlass mit den vorgesehenen Auftritten. Lege Musikdateien und Ersatzkabel bereits vorher am Technikplatz bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.