Cómo organizar un cierre de temporada sin olvidar lo esencial
Un cierre de temporada combina comida, bebidas y actuaciones, así que conviene organizarlo por fases. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después cierra el número de asistentes antes de comprar o montar nada. El programa musical condiciona el escenario, los micrófonos, los instrumentos y los horarios de apertura. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los retrasos habituales del último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Determinar el programa y los horarios
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar las reservas
- 8
Distribuir el programa musical
- 9
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 10
Revisar la lista de compras
2 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Reunir los materiales
2 personas
- 15
Comprobar instrumentos
3 personas
- 16
Preparar los archivos de música
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar carpas
4 personas
- 20
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 21
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 22
Preparar los instrumentos
3 personas
- 23
Probar micrófonos y cables
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
- 28
Montar la mesa de inscripción
2 personas
- 29
Colgar el programa a la vista
- 30
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 31
Recibir a los invitados
3 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Acompañar las actuaciones de la tarde
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir el buffet
4 personas
- 37
Indicar claramente los alérgenos
- 38
Coordinar las actuaciones de la noche
2 personas
- 39
Recoger vajilla y vasos
3 personas
- 40
Atender la última ronda
2 personas
- 41
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Empacar instrumentos
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Desmontar las carpas
4 personas
- 46
Recoger la basura
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Limpiar el lugar
4 personas
- 49
Refrigerar el material sobrante
2 personas
- 50
Inventariar materiales
2 personas
- 51
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 90
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 90
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atrilescant. 12
- Cajas DIcant. 2
- Cables de instrumentoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 10
- Pósteres del programacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Bandejas térmicascant. 3
- Termoscant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Paños de cocinacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese número puedes confirmar reservas, calcular la comida y preparar platos, cuencos, vasos y cubiertos sin improvisar.
- Define el programa musical y reparte los horarios entre las actuaciones 5 días antes. Pide también los archivos de música y comprueba los instrumentos con antelación, no cuando el público ya esté entrando.
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas con tiempo suficiente. Las neveras portátiles, las máquinas de café y las teteras suelen olvidarse hasta que se empieza a montar la barra.
- Reserva al menos 3 horas para el montaje del espacio. Coloca primero carpas, mesas, sillas y percheros; después monta el bufé, la barra, la decoración y deja despejada la zona del escenario.
- Haz una prueba completa de sonido 60 minutos antes de abrir. Comprueba micrófonos, cables, regletas, cajas DI, altavoces y mesa de mezclas con cada actuación prevista, no solo con un micrófono.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cierre de temporada?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, invitaciones y programa. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación?
- Envíala unas 3 semanas antes del evento y fija una fecha límite de respuesta entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar reservas y ajustar la compra.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el cierre de temporada?
- Calcula unas 3 horas para carpas, mesas, sillas, bufé, barra, decoración y escenario. Añade una prueba de sonido de 60 minutos antes de abrir el lugar.
- ¿Cuándo hay que preparar la música y los instrumentos?
- Reúne los archivos de música y revisa los instrumentos entre 3 y 5 días antes. El día del evento, prueba cables, micrófonos y altavoces al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados.
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