Zo organiseer je een scratchrace zonder chaos

Een scratchrace organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij het parcours, de veiligheidsregels en het wedstrijdformat. Leg eerst datum en locatie vast en controleer daarna vergunningen, verzekering en de baanindeling. Vervolgens plan je startgroepen, werf je vrijwilligers en verwerk je de aanmeldingen. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke registratie, goed zichtbare afzetting, technisch hulpmateriaal en een tijdschema met ruimte voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Parcours en baanindeling bepalen
3 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
4
Verzekeringsdekking controleren
5
Reservering van locatie bevestigen
6
Wedstrijdformat en afstanden vaststellen
2 personen
7
Reglement en veiligheidsregels opstellen
2 personen
8
Startgroepen en tijdschema maken
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Sponsoren en prijzen benaderen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Rollen en posten verdelen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Materiaal en fietsen controleren
3 personen
20
Wedstrijdcommunicatie versturen
21
Weersverwachting en alternatief controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
24
Koelboxen en drank koelen
2 personen
25
Batterijen en accu's opladen
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidsinspectie uitvoeren
3 personen
28
Baan afzetten
6 personen
29
Start- en finishzone markeren
3 personen
30
Registratietafel opstellen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Cateringpunt inrichten
3 personen
33
Verlichting en stroom testen
2 personen
34
Speaker en microfoon testen
2 personen
35
EHBO- en reparatiepunt inrichten
3 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Uitslagenregistratie voorbereiden
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
4 personen
39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Inschrijving en betaling afhandelen
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Fietsen en uitrusting controleren
3 personen
43
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
44
Openingsbriefing geven
2 personen
45
Eerste race starten
4 personen
46
Tussenstanden registreren
2 personen
47
Baanposten bemannen
6 personen
48
Renners tussen heats begeleiden
3 personen
49
Water en fruit uitdelen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Materiaal bij reparatiepunt aanvullen
2 personen
54
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
55
Finale aankondigen
2 personen
56
Finale begeleiden
6 personen
57
Einduitslag controleren
3 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Deelnemers en bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Los materiaal van de baan halen
5 personen
61
Baanmarkering en afzetting verwijderen
5 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Uitslagen en deelnemerslijst archiveren
67
Geleend materiaal controleren
2 personen
68
Materiaal retourneren
3 personen
69
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
70
Verslag en fotomateriaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdpiste-afzettingaantal 80
Verkeerskegelsaantal 30
Schrikhekkenaantal 20
Lint voor baanmarkeringaantal 4
Start- en finishmattenaantal 2
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 12
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Rondeschildenaantal 10
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 20
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Reparatiemataantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Luidsprekeraantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 12
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Lichtslangenaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Sponsorbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Podiumbord voor winnaars

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal vóór het openen van de inschrijving de afstanden, startgroepen en maximale deelnemers per groep. Zo kun je het tijdschema, de startnummers en het aantal vrijwilligers direct op elkaar afstemmen.
Loop het parcours minstens één keer volledig na met de wedstrijdpiste-afzetting, verkeerskegels, schrikhekken en lint voor baanmarkering. Controleer daarbij vooral kruisingen, krappe bochten en plekken waar toeschouwers kunnen oversteken.
Plan vrijwilligers per post en geef elke ploeg een concrete taak, zoals registratie, rondes tellen, verkeersbegeleiding of eerste hulp. Zorg dat zij uiterlijk 30 minuten voor hun post aanwezig zijn, zodat je nog kunt bijsturen.
Zet de registratietafel minstens 60 minuten voor de eerste start klaar. Leg deelnemerslijst, startnummers, startnummerhouders, polsbandjes, klemborden en stiften in vaste volgorde neer; dat voorkomt zoeken tijdens de toestroom.
Regel techniek en veiligheid uiterlijk de avond ervoor: laad stopwatches, fietsverlichtingssets en andere accu’s op en leg reservebinnenbanden, fietspompen, bandenlichters en gereedschapssets bij de reparatiemat. Koel drank en zet houdbare catering apart klaar, zodat de organisatie op de racedag niet hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scratchrace?: Reken minimaal op één coördinator, twee mensen bij registratie, één tijdwaarnemer en één vrijwilliger per risicovolle kruising of baanpost. Voor een parcours met zes controle- of verkeerspunten heb je dus al snel 10 tot 12 mensen nodig, exclusief EHBO.
Hoe lang van tevoren moet je een scratchrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer het format, de afstanden en de veiligheidsregels vaststaan; plan de definitieve deelnemerslijst ongeveer één week voor de race.
Hoeveel drank heb je nodig voor een scratchrace?: Voor deelnemers en vrijwilligers kun je rekenen met ongeveer 0,5 tot 1 liter drinken per persoon voor een evenement van enkele uren, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Koel de drank uiterlijk de avond ervoor en houd extra water apart voor warm weer.
Wat moet je doen als het weer omslaat tijdens een scratchrace?: Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf wie de weersverwachting beoordeelt en welke omstandigheden tot uitstel of aanpassing leiden. Controleer op de wedstrijddag opnieuw het parcours en zorg dat partytenten, zaklampen, veiligheidshesjes en EHBO-koffers direct bereikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.