Organiser une course scratch sans rien laisser au hasard

Une course scratch se prépare d’abord comme une opération de terrain : date, lieu, parcours et règles doivent être verrouillés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les groupes de départ, les postes de bénévoles et le matériel de sécurité, puis contrôlez les participants et les vélos à l’approche du jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, le balisage, les batteries et le plan de repli en cas de mauvaise météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer le parcours et la répartition des couloirs
3 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Vérifier la couverture d'assurance
5
Confirmer la réservation du lieu
6
Définir le format de compétition et les distances
2 personnes
7
Élaborer le règlement et les consignes de sécurité
2 personnes
8
Créer les groupes de départ et le planning
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Solliciter les sponsors et les prix
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les rôles et les postes
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Créer les dossards et les bracelets
2 personnes
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier le matériel et les vélos
3 personnes
20
Envoyer la communication de la compétition
21
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
22
Faire les courses
3 personnes
23
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
24
Refroidir les glacières et les boissons
2 personnes
25
Recharger les piles et les batteries
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer l’inspection de sécurité
3 personnes
28
Balisage de la piste
6 personnes
29
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager le point de restauration
3 personnes
33
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
34
Tester le haut-parleur et le micro
2 personnes
35
Installer le point de premiers secours et de réparation
3 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Préparer l’enregistrement des résultats
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
4 personnes
39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Gérer l’inscription et le paiement
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Vérifier les vélos et l’équipement
3 personnes
43
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
44
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
45
Lancer la première course
4 personnes
46
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
47
Gérer les postes de piste
6 personnes
48
Encadrer les coureurs entre les manches
3 personnes
49
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner le matériel au point de réparation
2 personnes
54
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
55
Annoncer la finale
2 personnes
56
Encadrer la finale
6 personnes
57
Vérifier le classement final
3 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Saluer les participants et les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Retirer le matériel libre du parcours
5 personnes
61
Retirer le marquage de piste et les barrières
5 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Archiver les résultats et la liste des participants
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Retourner le matériel
3 personnes
69
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
70
Envoyer le compte rendu et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Balisage de la piste de compétitionqté 80
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis de départ et d’arrivéeqté 2
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Kits d’outils pour véloqté 3
Supports à vélosqté 12
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’éclairage pour véloqté 10
Panneaux de tourqté 10
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 100
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 20
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Tapis de réparationqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans fil
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de sponsorqté 10
Nappesqté 8
Panneau de podium pour les gagnants

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les couloirs : mesurez les distances, repérez les zones dangereuses et prévoyez un poste de contrôle à chaque point où les concurrents peuvent se tromper.
Réglez les formalités avant les invitations. Vérifiez les autorisations, les déclarations et l’assurance au moins 4 à 6 semaines avant la course, car une réservation de lieu ne les remplace pas.
Construisez le planning à partir des groupes de départ. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux vagues pour vérifier les dossards, les vélos et la ligne de départ.
Ne comptez pas sur quelques bénévoles polyvalents le jour même : affectez une personne par poste et distribuez les consignes écrites 3 à 7 jours avant l’épreuve.
Faites un contrôle final la veille : météo et plan de repli, batteries rechargées, glacières refroidies, ravitaillement longue conservation, trousses de secours, balisage et outils pour crevaisons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course scratch ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les bénévoles et les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course scratch ?: Ouvrez-les lorsque le format, les distances, le règlement et les horaires de départ sont fixés, généralement 3 à 4 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant pour établir les groupes et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste identifié, puis ajoutez 2 à 3 personnes de réserve. Pour une course avec départs groupés, prévoyez notamment des responsables au départ, à l’arrivée, sur le parcours, à l’inscription et au ravitaillement.
Que faut-il préparer la veille d’une course scratch ?: La veille, contrôlez le balisage, les barrières, les tapis de départ et d’arrivée, les numéros, les chronomètres, les outils vélo et les trousses de premiers secours. Rechargez toutes les batteries et vérifiez le plan météo au plus tard 12 heures avant le départ.

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