Scratchrennen organisieren: So planst du den Ablauf

Bei einem Scratchrennen entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Tag. Du brauchst früh Klarheit über Genehmigungen, Haftung, Wettkampfform und Startgruppen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Prüfung von Fahrrädern und Sicherheitsmaterial. Plane außerdem eine Wetteralternative und einen festen Aufbauablauf ein. Besonders häufig fehlen am Renntag Ersatzschläuche, gut sichtbare Streckenmarkierungen oder jemand, der ausschließlich die Zeiten erfasst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Parcours und Bahnaufteilung festlegen
3 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
4
Versicherungsschutz prüfen
5
Reservierung der Location bestätigen
6
Wettkampfformat und Distanzen festlegen
2 Personen
7
Regeln und Sicherheitsvorschriften ausarbeiten
2 Personen
8
Startgruppen und Zeitplan erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen öffnen
11
Sponsoren und Preise kontaktieren
2 Personen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Rollen und Einsätze verteilen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
17
Startnummern und Armbänder erstellen
2 Personen
18
Preise und Medaillen bestellen
19
Material und Fahrräder prüfen
3 Personen
20
Wettkampfkommunikation versenden
21
Wettervorhersage und Alternative prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
24
Kühlboxen und Getränke kühlen
2 Personen
25
Batterien und Akkus aufladen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Sicherheitsinspektion durchführen
3 Personen
28
Strecke absperren
6 Personen
29
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
30
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Cateringbereich einrichten
3 Personen
33
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
34
Lautsprecher und Mikrofon testen
2 Personen
35
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
3 Personen
36
Startnummern bereitlegen
2 Personen
37
Ergebnisregistrierung vorbereiten
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
4 Personen
39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
40
Anmeldung und Bezahlung abwickeln
3 Personen
41
Startnummern ausgeben
2 Personen
42
Fahrräder und Ausrüstung prüfen
3 Personen
43
Fahrer zum Startblock begleiten
3 Personen
44
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
45
Erstes Rennen starten
4 Personen
46
Zwischenstände erfassen
2 Personen
47
Streckenposten besetzen
6 Personen
48
Fahrer zwischen den Läufen begleiten
3 Personen
49
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Material am Reparaturpunkt auffüllen
2 Personen
54
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
55
Finale ankündigen
2 Personen
56
Finale betreuen
6 Personen
57
Endergebnis prüfen
3 Personen
58
Preisverleihung durchführen
3 Personen
59
Teilnehmer und Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Lose Materialien von der Strecke entfernen
5 Personen
61
Bahnmarkierung und Absperrung entfernen
5 Personen
62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
2 Personen
64
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Ergebnisse und Teilnehmerliste archivieren
67
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
68
Material zurückbringen
3 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
70
Bericht und Fotomaterial verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
Registrierungstisch
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

Absperrung der WettkampfstreckeAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20
Band zur BahnmarkierungAnz. 4
Start- und ZielmattenAnz. 2
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 3
FahrradständerAnz. 12
ErsatzschläucheAnz. 12
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 10
RundenschilderAnz. 10
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 100
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
MedaillenAnz. 12
BecherAnz. 6
ReparaturmatteAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkusAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
LichtschläucheAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 4

Dekoration

BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
SponsorenschilderAnz. 10
TischdeckenAnz. 8
Podiumsschild für Sieger

Reinigung

BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Bahnaufteilung und Distanzen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Fahrfläche, sondern auch Start, Ziel, Zuschauerbereiche und Zufahrten für Helfer.
Kläre Genehmigungen, Meldungen, Versicherungsschutz und die Reservierung des Veranstaltungsorts, bevor du Einladungen verschickst. Für Änderungen oder Nachforderungen solltest du mindestens 2 Wochen Puffer einplanen.
Erstelle Startgruppen und Zeitplan erst, wenn du die Anmeldungen geprüft hast. Eine Liste mit Startnummern, Armbändern und Ernährungswünschen verhindert, dass die Registrierung in der ersten halben Stunde stockt.
Verteile die Helferrollen spätestens 7 Tage vor dem Rennen schriftlich. Für Zeitnahme, Strecke, Registrierung, Erste Hilfe und Fahrradreparaturen braucht jeweils eine Person eine klare Zuständigkeit und eine Vertretung.
Baue Strecke und Sicherheitsbereich vor dem ersten Start vollständig auf: Absperrungen, Kegel, Rundenschilder sowie Start- und Zielmatten. Lade Akkus auf und lege Pumpen, Reifenheber, Reparatursets und Ersatzschläuche an einem festen Reparaturpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Scratchrennen organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. In der ersten Woche legst du Ort, Strecke und Format fest; Genehmigungen, Helfer und Material sollten spätestens 2 Wochen vor dem Rennen geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Scratchrennen?: Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 2 für Zeitnahme und Runden, 2 bis 4 für die Strecke sowie 1 verantwortliche Person für Erste Hilfe und Reparaturen ein. Bei mehreren Startgruppen kommen pro aktivem Streckenabschnitt weitere Helfer hinzu.
Wann sollte man die Startgruppen festlegen?: Schließe die Einteilung 3 bis 5 Tage vor dem Rennen ab, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Verschicke Startzeit, Startnummer und Wettkampfregeln spätestens 48 Stunden vorher an alle Teilnehmenden.
Was braucht man als Notfallplan bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens 7 Tage vorher fest, ob du verschiebst, die Strecke verkürzt oder in einen geschützten Bereich ausweichst. Kommuniziere die Entscheidung am Vortag und prüfe am Renntag zusätzlich Wind, Gewitter und die Befahrbarkeit der Strecke.

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