Cómo organizar una scratch race sin perder el control

Una scratch race necesita más que un recorrido y varias bicicletas. Primero se fijan la fecha, el lugar, las distancias y el formato; después se cierran permisos, seguro, reglamento e inscripciones. La parte que suele complicarse llega al final: coordinar salidas, voluntarios, material de reparación, dorsales, bebidas y una alternativa si cambia el tiempo. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a llegar a la carrera con cada puesto cubierto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el recorrido y la distribución de las pistas
3 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
4
Comprobar la cobertura del seguro
5
Confirmar la reserva del lugar
6
Definir el formato y las distancias de la competición
2 personas
7
Redactar el reglamento y las normas de seguridad
2 personas
8
Hacer los grupos de salida y el horario
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir inscripciones
11
Contactar con patrocinadores y premios
2 personas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Distribuir funciones y puestos
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Comprobar la lista de participantes
2 personas
17
Hacer dorsales y pulseras
2 personas
18
Encargar premios y medallas
19
Comprobar el material y las bicicletas
3 personas
20
Enviar la comunicación de la competición
21
Comprobar la previsión meteorológica y la alternativa
22
Hacer la compra
3 personas
23
Preparar catering no perecedero
2 personas
24
Enfriar las neveras y las bebidas
2 personas
25
Cargar baterías y acumuladores
2 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Realizar la inspección de seguridad
3 personas
28
Delimitar la cancha
6 personas
29
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
30
Preparar la mesa de registro
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el punto de catering
3 personas
33
Probar la iluminación y la energía
2 personas
34
Probar el altavoz y el micrófono
2 personas
35
Montar el punto de primeros auxilios y reparaciones
3 personas
36
Preparar los dorsales
2 personas
37
Preparar el registro de resultados
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
4 personas
39
Recepción de participantes
3 personas
40
Gestionar la inscripción y el pago
3 personas
41
Repartir dorsales
2 personas
42
Comprobar bicicletas y equipo
3 personas
43
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
44
Dar la reunión inicial
2 personas
45
Dar salida a la primera carrera
4 personas
46
Registrar avances
2 personas
47
Cubrir los puestos del circuito
6 personas
48
Guiar a los corredores entre mangas
3 personas
49
Repartir agua y fruta
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Reponer material en el punto de reparación
2 personas
54
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
55
Anunciar la final
2 personas
56
Coordinar la final
6 personas
57
Comprobar el resultado final
3 personas
58
Gestionar la entrega de premios
3 personas
59
Despedir a participantes y visitantes
3 personas

Seguimiento

60
Retirar el material suelto del recorrido
5 personas
61
Retirar la marcación y el vallado del circuito
5 personas
62
Recoger el catering
3 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Recoger y retirar la basura
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Archivar los resultados y la lista de participantes
67
Comprobar el material prestado
2 personas
68
Devolver el material
3 personas
69
Guardar la comida sobrante
2 personas
70
Enviar informe y material fotográfico

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesa de registro
Papeleracant. 6

Material deportivo

Vallado de la pista de competicióncant. 80
Conos de tráficocant. 30
Vallas de seguridadcant. 20
Cinta para señalizar el recorridocant. 4
Alfombrillas de salida y metacant. 2
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Soportes para bicicletascant. 12
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Kits de luces para bicicletacant. 10
Escudos de vueltacant. 10
Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 100
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 20
Medallascant. 12
Vasoscant. 6
Tapete de reparacióncant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Extintorescant. 2
Mantas de emergenciacant. 6

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófono inalámbrico
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables de lucescant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Linternas a pilascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Jarras de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharones de servircant. 8
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Bannerscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de patrocinadorescant. 10
Mantelescant. 8
Panel del podio para los ganadores

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido antes de abrir las inscripciones. Marca salidas, meta, zonas de paso y puntos conflictivos con cinta, conos y vallas; así puedes calcular los puestos de voluntarios y el material necesario.
Cierra permisos, seguro y reserva del lugar con varias semanas de margen. No des por confirmado el evento hasta tener por escrito la autorización y la cobertura para la actividad ciclista.
Prepara el reglamento y el horario antes de agrupar a los participantes. Incluye distancias, normas de seguridad, orden de salida y procedimiento para vueltas o incidencias; envíalo junto con la comunicación de la competición.
Asigna a cada voluntario un puesto concreto, no solo una tarea general. Registro, control del recorrido, meta, reparaciones y primeros auxilios deben tener responsables identificados y un horario de relevo.
Haz una comprobación técnica el día anterior y vuelve a revisar las bicicletas y las baterías el mismo día. Las bombas, cámaras de aire, desmontadores, herramientas, luces y botiquines suelen olvidarse hasta que aparece la primera avería.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una scratch race?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, tramitar permisos, contratar el seguro, abrir inscripciones, reclutar voluntarios y encargar dorsales, medallas o premios.
¿Cuándo debo definir el recorrido de una scratch race?: Define el recorrido antes de abrir las inscripciones, idealmente 6 semanas antes. Necesitas conocer distancias, cruces, zonas de seguridad y puntos de control para redactar las normas y calcular el personal.
¿Qué material de reparación hace falta para una carrera de bicicletas?: Prepara como mínimo una bomba de repuesto, desmontadores, cámaras de aire y un kit de herramientas por cada puesto de asistencia. Añade luces si existe posibilidad de poca visibilidad y revisa todo 24 horas antes.
¿Cuándo se prepara el plan alternativo por mal tiempo?: Decide la alternativa al menos 72 horas antes y revisa la previsión meteorológica entonces. Comunica la decisión a participantes y voluntarios con una hora límite clara, especialmente si el recorrido deja de ser seguro.

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