Zo organiseer je een schoolconcert zonder verrassingen

Begin een schoolconcert niet met decoratie of kaartverkoop, maar met de datum, zaal en beschikbare techniek. Daarna bouw je het programma op rond de optredende groepen en leg je repetitietijden, begeleiding en publieksontvangst vast. Werk vervolgens de plattegrond, podiumindeling en microfoons uit, zodat techniek en zaal elkaar niet in de weg zitten. In de laatste week controleer je deelnemers, dieetwensen, programmaboekjes en vrijwilligersinstructies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal bevestigen
2 personen
2
Concertprogramma samenstellen
3 personen
3
Optredende groepen indelen
3 personen
4
Repetitietijden vastleggen
3 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Toegangsbeleid vastleggen
2 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Techniekplan maken
3 personen
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Podiumindeling bepalen
3 personen
15
Microfoons reserveren
2 personen
16
Instrumentenlijst controleren
2 personen
17
Programmaboekje opmaken
2 personen
18
Programmaboekjes printen
2 personen
19
Naambordjes voorbereiden
2 personen
20
Artiestenbegeleiding plannen
2 personen
21
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
22
Decoratie voorbereiden
3 personen
23
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
24
Repetitie uitvoeren
6 personen
25
Laatste deelnemerslijst maken
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Materialen naar zaal brengen
4 personen

Event

28
Zaalvloer controleren
2 personen
29
Podium opbouwen
4 personen
30
Stoelen opstellen
5 personen
31
Entreebalie opstellen
2 personen
32
Cateringtafel opstellen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
36
Microfoons aansluiten
2 personen
37
Instrumenten klaarzetten
4 personen
38
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Lichttest uitvoeren
2 personen
40
Artiesten ontvangen
3 personen
41
Artiestenruimte inrichten
2 personen
42
Programma met presentator doornemen
2 personen
43
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
44
Entreebalie bemannen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
47
Laatste warming-up begeleiden
3 personen
48
Concert openen
49
Optredens begeleiden
4 personen
50
Podiumwissels uitvoeren
5 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzehapjes serveren
4 personen
53
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
54
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
55
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Slotoptreden begeleiden
5 personen
58
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Artiesten afscheid laten nemen
2 personen
60
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen

Nazorg

61
Podium afbreken
4 personen
62
Stoelen opruimen
5 personen
63
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
64
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten controleren
2 personen
70
Materialen terugbrengen
4 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8
Podiummattenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 12
Keyboardstandaardsaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Keukendoekenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Ballonnenaantal 120
Ballonnenlintaantal 4
Papieren slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 8
Programmabord
Pijlbordjesaantal 8
Naambordjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetitie vóór je het definitieve programma en de podiumindeling afrondt. Test daarbij niet alleen de muziek, maar ook microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars, podiummonitoren en de wissels tussen groepen.
Maak één techniekplan met aansluitingen, kabelroutes en stroompunten. Leg verlengkabels en stekkerdozen buiten looppaden en gebruik kabelgoten; controleer dit minimaal één keer tijdens de repetitie.
Stuur uitnodigingen pas nadat het toegangsbeleid en de zaalcapaciteit zijn vastgelegd. Houd daarna een actuele deelnemerslijst bij, inclusief dieetwensen, zodat de cateringbestelling niet op schattingen gebaseerd is.
Geef vrijwilligers een korte schriftelijke instructie met hun plek, starttijd en taak. Wijs afzonderlijk iemand aan voor garderobe, artiestenbegeleiding, publieksontvangst en het klaarzetten van programmaboekjes en naambordjes.
Doe op de concertdag een eindcontrole met de plattegrond in de hand: staan stoelen, podiumtrappen, afzetpalen, kledingrekken en verlichting waar afgesproken? Leg een USB-stick met het programma en een laptop klaar als reserve voor presentaties of muziek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum en zaal. Reserveer techniek, maak het programma en verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer maak je het programma van een schoolconcert?: Maak een eerste programma ongeveer 6 weken vooraf, zodra de optredende groepen bekend zijn. Bevestig de definitieve volgorde na de repetitie en druk programmaboekjes pas daarna.
Hoeveel repetitietijd heeft een schoolconcert nodig?: Plan per groep minimaal één eigen repetitie en daarnaast 30 tot 60 minuten voor de gezamenlijke doorloop. Reserveer op de concertdag nog minstens 60 minuten voor techniek en podiumwissels.
Wanneer bestel je catering voor een schoolconcert?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en plaats de cateringbestelling daarna. Controleer de laatste deelnemerslijst nog 2 tot 3 dagen voor het concert en pas alleen dan de aantallen aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.