Organiser un concert d’école, étape par étape

Un concert d’école se prépare d’abord comme un projet de coordination : la salle et la date conditionnent le programme, les répétitions et l’accueil du public. Commencez par répartir les groupes, fixer les horaires et établir la liste des participants avant de commander le traiteur ou d’imprimer les livrets. La technique mérite un plan séparé pour la scène, les microphones, les instruments, les câbles et l’éclairage. Gardez enfin une répétition complète pour vérifier les enchaînements et les consignes des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la salle
2 personnes
2
Établir le programme du concert
3 personnes
3
Répartir les groupes en représentation
3 personnes
4
Fixer les horaires de répétition
3 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Définir la politique d’accès
2 personnes
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Élaborer le plan technique
3 personnes
13
Créer le plan
2 personnes
14
Définir l’agencement de la scène
3 personnes
15
Réserver des microphones
2 personnes
16
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
17
Mettre en page le programme
2 personnes
18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Planifier l’accompagnement des artistes
2 personnes
21
Passer la commande traiteur
2 personnes
22
Préparer la décoration
3 personnes
23
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
24
Effectuer la répétition
6 personnes
25
Établir la liste finale des participants
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Apporter le matériel à la salle
4 personnes

Événement

28
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
29
Monter la scène
4 personnes
30
Installer les chaises
5 personnes
31
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer la table de restauration
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
3 personnes
36
Brancher les microphones
2 personnes
37
Installer les instruments
4 personnes
38
Effectuer la balance technique
4 personnes
39
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
40
Accueillir les artistes
3 personnes
41
Aménager la loge des artistes
2 personnes
42
Passer en revue le programme avec l’animateur
2 personnes
43
Préparer les boissons de pause
3 personnes
44
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
47
Encadrer le dernier échauffement
3 personnes
48
Ouvrir le concert
49
Accompagner les spectacles
4 personnes
50
Effectuer les changements de scène
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
4 personnes
53
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
54
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Encadrer la prestation de clôture
5 personnes
58
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
59
Laisser les artistes faire leurs adieux
2 personnes
60
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes

Suivi

61
Démonter la scène
4 personnes
62
Ranger les chaises
5 personnes
63
Ranger le matériel audio
3 personnes
64
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Vérifier les toilettes
2 personnes
70
Rapporter le matériel
4 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 120
Poteaux de balisageqté 8
Tapis de scèneqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Supports de clavierqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Fond de scène
Ballonsqté 120
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandes en papierqté 12
Nappesqté 12
Plantesqté 8
Panneau du programme
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant de construire le programme : prévoyez ensuite au moins deux créneaux de répétition par groupe et un filage complet avant le concert.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations. Fixez une date limite située 10 à 14 jours avant le concert pour arrêter les quantités et la liste finale des participants.
Dessinez l’agencement de la scène à l’échelle : indiquez les pupitres, supports de clavier, escaliers, microphones, retours et passages de câbles. Faites un test technique complet avant l’arrivée du public.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, puis envoyez leurs consignes au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez notamment l’accueil, les badges, le vestiaire, l’accompagnement des artistes et la circulation dans la salle.
N’attendez pas le dernier jour pour les livrets et les badges : relisez le programme après la répétition finale, puis imprimez une marge de sécurité d’environ 10 % par rapport au nombre d’inscrits.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’école ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour coordonner la salle, le programme, les inscriptions, la technique et les bénévoles. Gardez les 10 derniers jours pour confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
Quand fixer les répétitions d’un concert d’école ?: Fixez les créneaux dès que les groupes sont répartis, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Programmez un filage complet dans les 3 à 5 jours précédant la représentation.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’école ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les badges nominatifs.
Que faut-il vérifier pendant la répétition générale ?: Consacrez au moins 2 heures au filage si le programme comporte plusieurs groupes. Vérifiez les changements de scène, les microphones, les instruments, les câbles, l’éclairage, les horaires et l’accompagnement des artistes.

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