Ein Schulkonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Schulkonzert wird überschaubar, wenn du zuerst Raum, Datum und Programm festlegst und danach Gruppen, Proben und Technik darauf ausrichtest. Plane die Bühne nicht erst am Veranstaltungstag: Mischpult, Monitore, Mikrofone, Notenpulte und Kabel müssen zum Raum und zur Besetzung passen. Auch Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und freiwillige Helfer brauchen feste Fristen. Am Ende entscheidet eine vollständige Probe, ob Umbauten, Wege und Ansagen wirklich funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2 Personen
2
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
3
Auftrittsgruppen einteilen
3 Personen
4
Probenzeiten festlegen
3 Personen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Zugangsregeln festlegen
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
12
Technikplan erstellen
3 Personen
13
Lageplan erstellen
2 Personen
14
Bühnenaufbau festlegen
3 Personen
15
Mikrofone reservieren
2 Personen
16
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
17
Programmheft gestalten
2 Personen
18
Programmhefte drucken
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Künstlerbetreuung planen
2 Personen
21
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
22
Dekoration vorbereiten
3 Personen
23
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
24
Probe durchführen
6 Personen
25
Finale Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Materialien in den Saal bringen
4 Personen

Event

28
Saalboden kontrollieren
2 Personen
29
Bühne aufbauen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
5 Personen
31
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
32
Cateringtisch aufstellen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
3 Personen
36
Mikrofone anschließen
2 Personen
37
Instrumente bereitstellen
4 Personen
38
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
39
Lichttest durchführen
2 Personen
40
Künstler empfangen
3 Personen
41
Künstlerraum einrichten
2 Personen
42
Ablauf mit dem Moderator durchgehen
2 Personen
43
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
44
Eingangstheke besetzen
3 Personen
45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Programmhefte verteilen
2 Personen
47
Letztes Aufwärmen begleiten
3 Personen
48
Konzert eröffnen
49
Auftritte betreuen
4 Personen
50
Bühnenwechsel durchführen
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Pausensnacks servieren
4 Personen
53
Pausenraum sauber halten
2 Personen
54
Zweiten Konzertteil betreuen
4 Personen
55
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
56
Fotomoment begleiten
2 Personen
57
Abschlussauftritt begleiten
5 Personen
58
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
59
Künstler verabschieden
2 Personen
60
Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen

Nachbereitung

61
Bühne abbauen
4 Personen
62
Stühle aufräumen
5 Personen
63
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
64
Lichtausrüstung einpacken
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
4 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GarderobenbügelAnz. 120
AbsperrpfostenAnz. 8
BühnenteppicheAnz. 4

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
NotenpulteAnz. 12
KeyboardständerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 12

Dekoration

Hintergrundvorhang
BallonsAnz. 120
BallonbandAnz. 4
PapiergirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 8
Programmtafel
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischsetAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Auftrittsgruppen fest, bevor du Probenzeiten einteilst. Plane pro Gruppe einen festen Termin und zusätzlich mindestens 30 Minuten für einen gemeinsamen Ablauf- oder Technikcheck ein.
Miss die verfügbare Bühnenfläche und zeichne einen Lageplan, bevor du Bühnenelemente, Treppen, Stühle und Notenpulte stellst. Markiere außerdem Kabelwege mit Kabelkanälen und halte Fluchtwege frei.
Erstelle den Technikplan nach Instrumenten und nicht nur nach der Anzahl der Auftritte. Prüfe für jede Gruppe, ob Funk- oder Kabelmikrofone, DI-Boxen, Monitore, Ständer und passende Kabel benötigt werden.
Verschicke Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Konzert und setze eine Anmeldefrist von sieben Tagen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Cateringbestellung nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
Verteile Helferaufgaben schriftlich und plane die finale Probe mit vollständiger Teilnehmerliste. Teste dabei Zugang, Garderobe, Bühnenumbauten, Beleuchtung und den USB-Stick oder Laptop für das Programm.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Raum und Programm. Technik, Helfer, Einladungen und Catering lassen sich dann mit festen Fristen koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen für ein Schulkonzert verschicken?: Verschicke sie etwa drei Wochen vor dem Konzert. Setze die Rückmeldefrist auf sieben Tage, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch rechtzeitig in die Cateringbestellung einfließen.
Wie viel Zeit braucht eine Probe für ein Schulkonzert?: Plane pro Auftrittsgruppe mindestens 30 bis 60 Minuten, abhängig von Umbauten und Technik. Für die Generalprobe solltest du zusätzlich zwei bis drei Stunden für das gesamte Programm reservieren.
Wann muss die Tontechnik für ein Schulkonzert feststehen?: Der Technikplan sollte spätestens zwei Wochen vor dem Konzert fertig sein. Eine vollständige Probe mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren, Mikrofonen und Kabeln sollte innerhalb der letzten sieben Tage stattfinden.

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