Cómo organizar un concierto escolar sin improvisar

Un concierto escolar se organiza primero sobre el papel y después en el escenario. Empieza confirmando la fecha y la sala, define el programa y asigna a cada grupo un horario de ensayo. A continuación, cierra el plan técnico, las invitaciones, el acceso y los voluntarios. Durante el montaje, comprueba instrumentos, micrófonos, atriles, cables y circulación del público antes de que lleguen los artistas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la sala
2 personas
2
Elaborar el programa del concierto
3 personas
3
Organizar los grupos actuantes
3 personas
4
Fijar los horarios de ensayo
3 personas
5
Diseñar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Establecer la política de acceso
2 personas
11
Hacer reservas
2 personas
12
Elaborar el plan técnico
3 personas
13
Hacer el plano
2 personas
14
Definir la disposición del escenario
3 personas
15
Reservar micrófonos
2 personas
16
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
17
Maquetar el programa
2 personas
18
Imprimir los folletos del programa
2 personas
19
Preparar los carteles con nombres
2 personas
20
Planificar la asistencia a artistas
2 personas
21
Realizar el pedido de catering
2 personas
22
Preparar la decoración
3 personas
23
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
24
Realizar ensayo
6 personas
25
Hacer la lista final de participantes
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Llevar los materiales al salón
4 personas

Evento

28
Comprobar el suelo del salón
2 personas
29
Montar el escenario
4 personas
30
Colocar las sillas
5 personas
31
Montar la taquilla de entrada
2 personas
32
Montar la mesa de catering
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar la instalación de iluminación
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
3 personas
36
Conectar los micrófonos
2 personas
37
Preparar los instrumentos
4 personas
38
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
39
Realizar la prueba de luces
2 personas
40
Recibir a los artistas
3 personas
41
Montar la zona de artistas
2 personas
42
Repasar el programa con el presentador
2 personas
43
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
44
Atender la entrada
3 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Repartir los programas
2 personas
47
Guiar el último calentamiento
3 personas
48
Abrir el concierto
49
Coordinar las actuaciones
4 personas
50
Realizar cambios de escenario
5 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
53
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
54
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
55
Responder preguntas del público
2 personas
56
Coordinar el momento de fotos
2 personas
57
Coordinar la actuación final
5 personas
58
Guiar al público hacia la salida
3 personas
59
Despedir a los artistas
2 personas
60
Apagar el equipo de forma segura
3 personas

Seguimiento

61
Desmontar el escenario
4 personas
62
Recoger sillas
5 personas
63
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
64
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar la sala
4 personas
69
Comprobar los baños
2 personas
70
Devolver los materiales
4 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 120
Postes separadorescant. 8
Alfombras de escenariocant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Atriles de músicacant. 12
Soportes para tecladocant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Telón de fondo
Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldas de papelcant. 12
Mantelescant. 12
Plantascant. 8
Panel del programa
Carteles de flechascant. 8
Pancartas con nombrescant. 80

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y la disposición del escenario antes de enviar invitaciones. Necesitas saber dónde estarán las sillas, las escaleras, los atriles y los accesos para calcular el aforo y explicar la entrada.
Elabora el programa antes de fijar los ensayos. Reserva bloques concretos para cada grupo y deja tiempo para cambios de instrumentos, pruebas de micrófono y desplazamientos entre bastidores.
Haz el plan técnico al menos 7 días antes del concierto. Comprueba la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, las cajas DI, los soportes y todos los cables; lleva también un portátil, una memoria USB y linternas para las incidencias.
Cierra la lista de participantes y las necesidades de voluntariado 3 días antes. En ese momento confirma quién recibe a las familias, quién controla el acceso, quién acompaña a los artistas y quién atiende el guardarropa.
Pide el catering y recoge las preferencias dietéticas antes de imprimir el programa definitivo. Prepara los carteles con nombres, los folletos y las instrucciones para voluntarios como mínimo 48 horas antes, para evitar cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha y la sala deben quedar confirmadas al principio; reserva las últimas 2 semanas para cerrar ensayos, participantes, invitaciones y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que preparar el sonido de un concierto escolar?: Prepara el plan técnico al menos 7 días antes y haz una prueba completa el mismo día. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, monitores, altavoces, cables y alimentación antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se envían las invitaciones para un concierto escolar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados la fecha, la sala, el programa provisional y la política de acceso. Envía cualquier cambio importante como máximo 7 días antes.
¿Cuándo se cierra la lista de participantes?: Cierra la lista final 3 días antes del concierto. Así puedes preparar los carteles, los horarios de ensayo, la asistencia a artistas y las instrucciones de los voluntarios sin depender de confirmaciones de última hora.

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