Zo organiseer je een schoolconcert zonder last-minute chaos

Begin met de concertdatum, de zaal en een aparte repetitieruimte. Daarna bouw je het programma op rond de optredende leerlingen, beschikbare docenten en de technische mogelijkheden van het podium. Werk vervolgens naar één definitieve planning toe: uitnodigingen, aanmeldingen, catering, vrijwilligers en verkeersinformatie. In de laatste week draait alles om controleren en printen, zodat muziek, instrumenten, microfoons en publieksstromen op de dag zelf niet meer hoeven te worden uitgezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2 personen
2
Zaal reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Optredende leerlingen registreren
2 personen
6
Docentenbegeleiding vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Muziekstukken verzamelen
2 personen
11
Optredens en tijden indelen
3 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Programma definitief maken
3 personen
15
Programma's afdrukken
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Geluidsapparatuur reserveren
20
Instrumentenlijst controleren
2 personen
21
Verkeers- en parkeerinformatie sturen
22
Noodcontacten verzamelen
23
Podiumindeling uitwerken
2 personen
24
Technische draaiboek printen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Materialen klaarzetten
3 personen
29
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
30
Stoelen opstellen
5 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Podiumdelen plaatsen
4 personen
33
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Instrumenten plaatsen
4 personen
36
Verlichting ophangen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Programma's klaarleggen
2 personen
42
Techniek testen
3 personen
43
Instrumenten stemmen
3 personen
44
Optredens doorlopen
5 personen

Event

45
Deuren openen
3 personen
46
Bezoekers registreren
4 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Bezoekers naar plaatsen wijzen
3 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Concertprogramma uitvoeren
15 personen
51
Optredens aankondigen
52
Podiumwissels begeleiden
3 personen
53
Geluidsniveau bedienen
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Pauze aankondigen
59
Slotwoord verzorgen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
61
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

62
Instrumenten veilig wegzetten
4 personen
63
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
64
Verlichting verwijderen
2 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Stoelen afbreken
4 personen
67
Tafels afbreken
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Overgebleven eten verpakken
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten controleren
2 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Retourmateriaal verpakken
2 personen
77
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Opbergboxenaantal 10
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardsaantal 20
Pianokruk
Gitaarversterkersaantal 2
Keyboardstandaardsaantal 2
Reserve microfoon
Muziekafspeelapparaat
Reserve laptoplader
Rolmaat
Kabelhaspelsaantal 3
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskoffer
Reserve zekeringen
Printpapieraantal 2
Labelprinter
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Verlengbare werklampenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Achtergronddoek
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Plantenbakkenaantal 4
Fotowand
Decoratieve doekenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Servettenhoudersaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Koffielepelsaantal 80
Taartscheppenaantal 3
Broodmandenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Snijmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Koelboxlabelsaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Buffetbordenaantal 8
Drankkrattenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekker
Schoonmaakkar
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Tips

Leg de zaal en repetitieruimte eerst vast en controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en podiumdelen passen. Reserveer geluidsapparatuur pas nadat duidelijk is hoeveel optredens, microfoons en instrumenten tegelijk nodig zijn.
Maak het programma op basis van geregistreerde leerlingen en docentenbegeleiding. Plan per optreden een wisselmoment en houd bij de definitieve indeling extra tijd vrij voor piano, keyboard, gitaarversterkers en andere opbouw.
Open de aanmeldingen pas wanneer datum, locatie en globale tijden vaststaan. Verwerk dieetwensen uiterlijk een week voor het concert, zodat de catering niet op de dag zelf aangepast hoeft te worden.
Wijs vrijwilligers toe aan herkenbare taken: ontvangst, garderobe, podiumwissels, techniek en catering. Verzamel noodcontacten en stuur verkeers- en parkeerinformatie samen met de uitnodiging, niet pas op de concertdag.
Print in de laatste week het technische draaiboek, de programma's en naamkaartjes. Loop met de instrumentenlijst alle kabels, stekkerdozen, kabelgoten, microfoonstatieven en reservebatterijen na; juist kleine aansluitmaterialen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, zaal en repetitieruimte. Reserveer geluidsapparatuur en leg docentenbegeleiding in dezelfde eerste weken vast; wacht daar niet mee tot het programma klaar is.
Hoeveel tijd plan je per optreden op een schoolconcert?: Reken naast de speeltijd meestal 5 tot 10 minuten per optreden voor aankondiging, wisselen en aansluiten. Plan na elke drie of vier optredens een extra buffer van ongeveer 10 minuten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schoolconcert?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf, zodra datum, locatie en aanmeldwijze bekend zijn. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert, zodat je aantallen, dieetwensen en programma's kunt verwerken.
Wat moet je een week voor een schoolconcert controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de definitieve optredens en tijden, catering, vrijwilligers, parkeerinformatie en noodcontacten. Test of alle benodigde geluids- en stroommaterialen aanwezig zijn en print daarna het technische draaiboek en de programma's.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.