Cómo organizar un concierto escolar sin perder el control

Un concierto escolar se organiza mejor si primero cierras la fecha y la sala, y después construyes el programa alrededor de los alumnos, las piezas musicales y los ensayos. La parte que suele complicarse no es solo el escenario: también hay que coordinar supervisión del profesorado, inscripciones, sonido, accesos, catering y emergencias. Sigue el plan en orden y deja por escrito horarios, responsables y necesidades técnicas. Así evitarás cambios de última hora y sabrás qué debe estar listo cada semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
2
Reservar la sala
3
Reservar la sala de ensayo
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Registrar a los alumnos que actúan
2 personas
6
Registrar la supervisión del profesorado
2 personas
7
Diseñar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Reunir piezas musicales
2 personas
11
Organizar las actuaciones y los horarios
3 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Definir el programa final
3 personas
15
Imprimir programas
2 personas
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Pedir el catering
19
Reservar equipo de sonido
20
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
21
Enviar información sobre tráfico y aparcamiento
22
Recopilar contactos de emergencia
23
Definir la distribución del escenario
2 personas
24
Imprimir el plan técnico
25
Hacer la compra
3 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Preparar los materiales
3 personas
29
Despejar el suelo del salón
4 personas
30
Colocar las sillas
5 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las piezas del escenario
4 personas
33
Montar el equipo de sonido
3 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Colocar los instrumentos
4 personas
36
Colgar la iluminación
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Montar el bufé de catering
3 personas
40
Montar la mesa de registro
2 personas
41
Preparar los programas
2 personas
42
Probar la técnica
3 personas
43
Afinar los instrumentos
3 personas
44
Repasar las actuaciones
5 personas

Evento

45
Abrir las puertas
3 personas
46
Registrar a los visitantes
4 personas
47
Atender el guardarropa
2 personas
48
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Ejecutar el programa del concierto
15 personas
51
Anunciar las actuaciones
52
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
53
Controlar el nivel de sonido
2 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Anunciar el descanso
59
Preparar el discurso de clausura
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
61
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

62
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
64
Retirar la iluminación
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar las sillas
4 personas
67
Desmontar las mesas
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar la sala
4 personas
72
Comprobar los baños
2 personas
73
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Empaquetar el material de devolución
2 personas
77
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 3
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 8
Cajas de almacenajecant. 10
Percheroscant. 3

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Atrilescant. 20
Taburete de piano
Amplificadores de guitarracant. 2
Soportes para tecladocant. 2
Micrófono de reserva
Reproductor de música
Cargador de portátil de repuesto
Cinta métrica
Enrollacablescant. 3
Cinta gaffercant. 6
Caja de herramientas
Fusibles de repuesto
Papel de impresióncant. 2
Impresora de etiquetas
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6
Lámparas de trabajo extensiblescant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas de papelcant. 8
Lona de fondo
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 12
Jardinerascant. 4
Photowall
Paños decorativoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Porta-servilletascant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharas para tartascant. 3
Cestas de pancant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas para servircant. 8
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cuchillos de cortecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Etiquetas para neveras portátilescant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Platos de buffetcant. 8
Cajas de bebidascant. 8
Cucharones de servircant. 8
Bandejas de comidacant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Limpiacristales
Carro de limpieza
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 3

Consejos

Cierra la fecha, la sala principal y la sala de ensayo antes de abrir inscripciones. Reserva también un margen para la prueba de sonido y para que los alumnos entren y salgan del escenario.
Recoge desde el principio qué alumnos actúan, qué piezas interpretan y quién los supervisa. Con esos datos podrás ordenar las actuaciones y detectar pronto solapamientos o cambios de duración.
Define el programa provisional antes de diseñar las invitaciones y espera a tener el programa final antes de imprimirlo. Deja al menos 7 días para revisar nombres, horarios y orden de las piezas.
Prepara un plan técnico por escrito con la distribución del escenario, la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, atriles, amplificadores y cableado. Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de que empiece el concierto.
Asigna voluntarios para recepción, backstage, accesos y catering, y entrega a cada uno una tarea concreta. Envía la información de tráfico y aparcamiento al menos 3 días antes, junto con un contacto de emergencia y las indicaciones para las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, la sala, los ensayos y el equipo de sonido deben quedar cerrados durante las dos primeras semanas; deja la última semana para confirmar horarios, asistentes y materiales.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del concierto escolar?: Envíalas cuando tengas fecha, sala y un programa provisional, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para calcular sillas, catering y personal de recepción.
¿Cuánto tiempo se necesita para la prueba de sonido?: Reserva al menos 2 horas antes del inicio, y más tiempo si participan muchos instrumentos o varios grupos. Comprueba micrófonos, monitores, cajas DI, cables, amplificadores y niveles con los alumnos que actuarán.
¿Qué información deben recibir las familias antes del concierto?: Envía entre 3 y 5 días antes la hora de llegada, el programa, las indicaciones de tráfico y aparcamiento, y los datos de contacto para emergencias. Si habrá catering, incluye también la hora de recogida y las opciones según las preferencias dietéticas.

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