So organisierst du ein Schulkonzert ohne Last-Minute-Stress

Bei einem Schulkonzert müssen Programm, Schüler, Lehrkräfte, Saal und Technik gleichzeitig zusammenpassen. Starte deshalb mit Termin und Raum, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Danach legst du Auftritte, Betreuungszeiten und den technischen Ablauf fest. Plane außerdem früh genug Tonanlage, Instrumente, Catering und Helfer ein – gerade Kabel, Notenständer und klare Zuständigkeiten werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzerttermin festlegen
2 Personen
2
Saal reservieren
3
Proberaum reservieren
4
Programm zusammenstellen
3 Personen
5
Tretende Schüler registrieren
2 Personen
6
Betreuung durch Lehrkräfte festhalten
2 Personen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Musikstücke zusammenstellen
2 Personen
11
Auftritte und Zeiten einteilen
3 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Programm finalisieren
3 Personen
15
Programme ausdrucken
2 Personen
16
Namensschilder erstellen
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Catering bestellen
19
Tonanlage reservieren
20
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
21
Verkehrs- und Parkinformationen versenden
22
Notfallkontakte sammeln
23
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
24
Technisches Ablaufprotokoll drucken
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Catering vorbereiten
3 Personen
28
Materialien bereitstellen
3 Personen
29
Hallboden freiräumen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
5 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
33
Tonanlage aufbauen
3 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Instrumente aufstellen
4 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
41
Programme bereitlegen
2 Personen
42
Technik testen
3 Personen
43
Instrumente stimmen
3 Personen
44
Auftritte durchgehen
5 Personen

Event

45
Türen öffnen
3 Personen
46
Besucher registrieren
4 Personen
47
Garderobe besetzen
2 Personen
48
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
49
Eröffnungsrede halten
50
Konzertprogramm durchführen
15 Personen
51
Auftritte ankündigen
52
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
53
Lautstärke regeln
2 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Pause ankündigen
59
Schlusswort halten
60
Besucher verabschieden
3 Personen
61
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

62
Instrumente sicher wegstellen
4 Personen
63
Tonanlage abbauen
3 Personen
64
Beleuchtung entfernen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Stühle abbauen
4 Personen
67
Tische abbauen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Toiletten kontrollieren
2 Personen
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Rückgabematerial verpacken
2 Personen
77
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 10
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
NotenständerAnz. 20
Klavierhocker
GitarrenverstärkerAnz. 2
KeyboardständerAnz. 2
Ersatzmikrofon
Musikwiedergabegerät
Ersatz-Laptop-Ladegerät
Maßband
KabeltrommelnAnz. 3
Gaffer TapeAnz. 6
Werkzeugkoffer
Ersatzsicherungen
DruckpapierAnz. 2
Etikettendrucker
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6
Verlängerbare ArbeitsleuchtenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
PapiergirlandenAnz. 8
Hintergrundtuch
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PflanzkübelAnz. 4
Fotowand
Dekorative StoffeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
ServiettenhalterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80
TortenheberAnz. 3
BrotkörbeAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
SchneidemesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
MessbecherAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
KühlboxetikettenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 20
BuffettellerAnz. 8
GetränkekistenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
Bodenabzieher
Reinigungswagen
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 3

Tipps

Lege Konzerttermin und Saal zuerst fest und reserviere zusätzlich einen Proberaum. Öffne Anmeldungen erst, wenn Raumgröße, Betreuungszeiten und die ungefähre Dauer geklärt sind.
Plane die Auftritte mit festen Uhrzeiten und Puffer: Nach jedem Beitrag solltest du etwa 3 bis 5 Minuten für Wechsel, Stimmen und Mikrofonanpassungen einrechnen.
Prüfe die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Signalwegen. Für Mikrofone, Instrumente und Laptop brauchst du passende XLR- und Jackkabel, DI-Boxen, Stromverlängerungen und Kabelkanäle.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne die benötigten Portionen anschließend mit einer Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent.
Drucke Programm, Namensschilder und das technische Ablaufprotokoll spätestens am Vortag. Sammle Notfallkontakte und verschicke Verkehrs- und Parkinformationen mindestens 3 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Schulkonzert organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Proberaum. Programm, Schüleranmeldungen und technische Planung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wie viel Zeit braucht ein Auftritt beim Schulkonzert?: Plane pro Musikbeitrag die tatsächliche Spieldauer plus 3 bis 5 Minuten für Umbau und Ansagen ein. Bei Instrumentenwechseln oder mehreren Mikrofonen sind eher 5 bis 8 Minuten Übergangszeit realistisch.
Wann sollte man die Technik für ein Schulkonzert testen?: Führe den vollständigen Soundcheck am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Mischpult, aktive Lautsprecher, Monitore, Funkmikrofone, DI-Boxen und alle Kabel mit den echten Instrumenten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Schulkonzert?: Für ein kleines Schulkonzert solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei für Einlass und Namensschilder, eine Person für die Bühne, eine für Technik und mindestens eine für Catering beziehungsweise Betreuung.

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