Organiser un concert de l’école, étape par étape

Un concert de l’école se prépare d’abord comme un projet de scène, puis comme un événement accueillant pour les familles. Commencez par fixer la date, réserver la salle et bloquer une salle de répétition avant de construire le programme. Les inscriptions des élèves, l’encadrement des enseignants et les besoins techniques doivent être réunis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Gardez ensuite une semaine dédiée aux vérifications, à l’impression et aux informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Réserver la salle de répétition
4
Établir le programme
3 personnes
5
Enregistrer les élèves qui se produisent
2 personnes
6
Consigner l’encadrement des enseignants
2 personnes
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Rassembler les morceaux de musique
2 personnes
11
Répartir les spectacles et les horaires
3 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Finaliser le programme
3 personnes
15
Imprimer les programmes
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Commander le catering
19
Réserver le matériel de sonorisation
20
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
21
Envoyer les informations sur la circulation et le stationnement
22
Recueillir les contacts d'urgence
23
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
24
Imprimer le planning technique
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer le matériel
3 personnes
29
Libérer le sol de la salle
4 personnes
30
Installer les chaises
5 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les éléments de scène
4 personnes
33
Installer le matériel sonore
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer les instruments
4 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Préparer les programmes
2 personnes
42
Tester la technique
3 personnes
43
Accorder les instruments
3 personnes
44
Passer les prestations en revue
5 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
47
Tenir le vestiaire
2 personnes
48
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Exécuter le programme du concert
15 personnes
51
Annoncer les spectacles
52
Coordonner les changements de scène
3 personnes
53
Gérer le niveau sonore
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Annoncer la pause
59
Prononcer le discours de clôture
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes
61
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

62
Ranger les instruments en lieu sûr
4 personnes
63
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
64
Retirer l'éclairage
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les chaises
4 personnes
67
Démonter les tables
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Emballer les restes
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Vérifier les toilettes
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Emballer le matériel de retour
2 personnes
77
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 8
Boîtes de rangementqté 10
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Pieds de microqté 20
Tabouret de piano
Amplis de guitareqté 2
Supports de clavierqté 2
Micro de secours
Lecteur de musique
Chargeur d’ordinateur portable de secours
Mètre ruban
Rallonges à enrouleurqté 3
Ruban gafferqté 6
Caisse à outils
Fusibles de réserve
Papier d’impressionqté 2
Imprimante d'étiquettes
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6
Lampes de travail extensiblesqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 8
Bâche de fond
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 12
Bacs à plantesqté 4
Mur photo
Tissus décoratifsqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Porte-serviettesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Cuillères à caféqté 80
Pelles à gâteauqté 3
Corbeilles à painqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Couteaux de découpeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Étiquettes pour glacièreqté 12
Cartes des allergènesqté 20
Assiettes de buffetqté 8
Casiers de boissonsqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Raclette de sol
Chariot de nettoyage
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 3

Conseils

Réservez la salle et la salle de répétition avant d’annoncer le concert. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les horaires, les accès, le stationnement et les contraintes techniques.
Fixez une date limite d’inscription des élèves environ 6 semaines avant le concert. Demandez en même temps le morceau joué, l’instrument, la durée estimée et le contact d’urgence.
Construisez le programme en deux temps : une première répartition des spectacles 4 semaines avant, puis la version finale 10 à 14 jours avant. Cela laisse le temps de vérifier les doublons, les transitions et l’encadrement des enseignants.
Faites valider la configuration de scène et la liste de sonorisation au moins 2 semaines avant. Pour chaque prestation, notez les microphones, boîtiers DI, retours, pieds et câbles nécessaires afin d’éviter une installation improvisée.
Ne gardez pas l’accueil pour le jour même. Répartissez les bénévoles 7 jours avant, imprimez les programmes et badges 2 à 3 jours avant, puis envoyez les informations de circulation et de stationnement au plus tard 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de l’école ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les réservations de salle, les inscriptions des élèves et la réservation du matériel de sonorisation doivent être lancées dès que la date est fixée.
Quand arrêter les inscriptions des élèves au concert ?: Fixez la clôture environ 6 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de répartir les prestations, d’organiser les répétitions et de recueillir les besoins alimentaires ou les contacts d’urgence.
Quand finaliser le programme d’un concert scolaire ?: Finalisez-le 10 à 14 jours avant l’événement. Imprimez les programmes seulement après avoir confirmé l’ordre des morceaux, les horaires, les enseignants présents et les éventuelles modifications techniques.
Quand préparer la sonorisation et la scène ?: Validez la configuration de scène et le planning technique au moins 2 semaines avant. Faites ensuite une dernière vérification le jour de la répétition générale, notamment pour les microphones, amplis, câbles, multiprises et retours de scène.

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