Zo organiseer je een schaapskooi open dag

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met de bezoekersstroom en het programma. Leg eerst vast hoeveel mensen je verwacht, wanneer rondleidingen en de schaapdemonstratie plaatsvinden en waar bezoekers parkeren. Daarna deel je vrijwilligers in, bevestig je leveringen en richt je het terrein veilig en logisch in. Denk naast koffie en broodjes ook aan schaduw, handwasstations, routepijlen en een plan voor regen. De laatste controle draait om dieren, koeling, toiletten en duidelijke informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Parkeerplaatsen reserveren
5
Leveringen bevestigen
6
Vrijwilligers indelen
7
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
8
Programma en tijden vastleggen
2 personen
9
Rondleidingen voorbereiden
2 personen
10
Schaapdemonstratie voorbereiden
2 personen
11
Informatieborden maken
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Dieren en voer controleren
2 personen
16
Koelproducten koud zetten
2 personen
17
Terrein maaien en controleren
2 personen
18
Schaapskooi schoonmaken
3 personen
19
Toiletten schoonmaken
2 personen
20
Tenten en schaduwplekken opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Drank- en koffiestation inrichten
2 personen
23
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
26
Dierenrustzone afzetten
2 personen
27
Voer- en waspunten klaarzetten
2 personen
28
Kassa en inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Rondleidingen begeleiden
3 personen
32
Schaapdemonstratie geven
2 personen
33
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
34
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee schenken
2 personen
37
Dieren en bezoekers scheiden
2 personen
38
Afval en tafels bijhouden
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Dieren verzorgen
2 personen
41
Eten en drinken opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
44
Tenten afbreken
4 personen
45
Terrein schoonmaken
4 personen
46
Schaapskooi nalopen
2 personen
47
Materialen sorteren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Kraamtafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele geluidsset

Dierenbenodigdheden

Voerbakkenaantal 6
Drinkbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 3
Handwasstationsaantal 3
Afrasteringspanelenaantal 12
Hekverbindingenaantal 24

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in blokken van 30 tot 45 minuten en laat tussen twee groepen minstens 10 minuten vrij voor doorstromen en vragen. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij de schaapskooi.
Wijs per 25 tot 30 verwachte bezoekers minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst, routebegeleiding of vragen. Leg de taakverdeling uiterlijk één week vooraf vast en stuur iedereen een korte versie van het programma.
Controleer parkeerplaatsen, routepijlen en informatieborden minimaal 3 dagen vooraf op zichtbaarheid. Bezoekers vinden de ingang anders vaak pas nadat ze al op het terrein staan of verkeerd parkeren.
Zet koelproducten pas op de dag zelf koud en controleer de temperatuur minstens 2 uur voor opening. Richt koffie, water en hapjes op één vast punt in, met afvalbakken en voldoende herbruikbare bekers binnen handbereik.
Loop het terrein 2 uur voor opening samen met een dierenverantwoordelijke na. Controleer afrasteringen, hekverbindingen, voer- en drinkbakken, hooinetten, handwasstations, toiletten en de veiligheid van verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaapskooi open dag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, uitnodigingen en parkeerplaatsen. Plan de vrijwilligers, leveringen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de open dag; de terreincontrole doe je in de laatste 48 uur.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schaapskooi open dag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers, plus een vaste dierenverantwoordelijke en iemand voor koffie en ontvangst. Bij 100 bezoekers heb je dus ongeveer 5 tot 7 mensen nodig, afhankelijk van het aantal rondleidingen.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag bij een schaapskooi?: Werk met groepen van maximaal 15 tot 20 bezoekers en plan rondleidingen van 30 tot 45 minuten. Houd 10 minuten tussen de groepen vrij, zodat de vorige groep kan vertrekken en de route veilig opnieuw kan worden gecontroleerd.
Wanneer moet je het terrein klaarmaken voor een schaapskooi open dag?: Maai en controleer het terrein uiterlijk 1 à 2 dagen vooraf en bouw tenten, tafels en routeaanduidingen op de dag zelf of de avond ervoor op. Doe 2 uur voor opening een laatste ronde langs dieren, toiletten, catering, stroom en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.