Organiser une journée portes ouvertes à la Schaapskooi

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez le parcours et les horaires au moins une semaine avant l’ouverture. Prévoyez un point de départ clairement identifiable, puis des flèches jusqu’aux visites guidées, à la démonstration de moutons, aux toilettes et à la sortie.
• Traitez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement et notez séparément les besoins alimentaires. Cette vérification évite de découvrir le matin même qu’il manque des en-cas ou des sandwichs adaptés.
• Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : accueil, parking, boissons et café, visites, animaux et nettoyage. Gardez au moins une personne disponible pendant toute la durée pour remplacer un bénévole absent ou répondre aux imprévus.
• Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, les zones d’ombre, les tables et les chaises doivent être installées avant l’arrivée du public, tandis que les produits réfrigérés restent au frais jusqu’au dernier moment.
• Faites un test complet la veille : sonorisation, rallonges, multiprises, machines à café, stations de lavage des mains et clôtures. Contrôlez aussi l’état des animaux, leur nourriture, la bergerie, les toilettes et le terrain avant de fermer le site.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes à la ferme ?

Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse avec le nombre de participants et clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin d’ajuster les bénévoles, le parking et les quantités de nourriture.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?

Prévoyez 3 à 4 heures le matin pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le point boissons et placer les panneaux. Faites le contrôle du matériel la veille pour ne pas perdre ce temps à chercher des rallonges ou de la vaisselle.

Quand préparer les visites guidées et la démonstration de moutons ?

Fixez le programme et les horaires au moins une semaine à l’avance. Préparez les supports, le parcours et les rôles des animateurs la veille, puis faites un briefing de 15 minutes avant l’ouverture.

Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes à la Schaapskooi ?

Contrôlez les prévisions météo, les livraisons, les animaux et leur nourriture, le terrain, la bergerie et les toilettes. Rassemblez aussi tout le matériel et mettez les produits réfrigérés au frais ; le matin, il ne devrait rester que l’installation et les dernières préparations.

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