Tag der offenen Tür im Schafstall planen
Bei einem Tag der offenen Tür im Schafstall müssen Besucher, Tiere und Helfer gut zusammenspielen. Beginne mit dem Ablauf und der Besucherroute, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Plane Führungen und die Schafvorführung mit festen Zeiten, halte Wege und Gehege getrennt und bereite Verpflegung sowie Schattenplätze vor. Die häufigsten Probleme entstehen am Veranstaltungstag durch fehlende Parkplätze, unklare Wegweiser, verspätete Lieferungen oder zu wenige Helfer an den Stationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Parkplätze reservieren
- 5
Lieferungen bestätigen
- 6
Freiwillige einteilen
- 7
Route für Besucher festlegen
2 Personen
- 8
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 9
Führungen vorbereiten
2 Personen
- 10
Schafvorführung vorbereiten
2 Personen
- 11
Informationsschilder erstellen
2 Personen
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 15
Tiere und Futter kontrollieren
2 Personen
- 16
Kühlprodukte kalt stellen
2 Personen
- 17
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
- 18
Schafstall reinigen
3 Personen
- 19
Toiletten reinigen
2 Personen
- 20
Zelte und Schattenplätze aufbauen
4 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Getränke- und Kaffeestation einrichten
2 Personen
- 23
Snacks und belegte Brötchen vorbereiten
4 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 26
Tier-Ruhezone absperren
2 Personen
- 27
Futter- und Waschplätze bereitstellen
2 Personen
- 28
Kasse und Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 29
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Event
- 30
Besucher empfangen
3 Personen
- 31
Führungen begleiten
3 Personen
- 32
Schafvorführung geben
2 Personen
- 33
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
- 34
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 37
Tiere und Besucher trennen
2 Personen
- 38
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
- 39
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Tiere versorgen
2 Personen
- 41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 44
Zelte abbauen
4 Personen
- 45
Gelände reinigen
4 Personen
- 46
Schafstall kontrollieren
2 Personen
- 47
Materialien sortieren
2 Personen
- 48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 49
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- MessetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 3
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobiles Soundsystem
Tierbedarf
- FutternäpfeAnz. 6
- TränkenAnz. 6
- HeunetzeAnz. 3
- HandwaschstationenAnz. 3
- ZaunpaneeleAnz. 12
- ZaunverbindungenAnz. 24
Dekoration
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 8
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandtücherAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Besucherrouten mindestens 3 Wochen vorher fest. Plane Führungen in festen Zeitfenstern und bestimme, wo Besucher warten, damit sich keine Gruppen vor dem Stall stauen.
- Teile die Freiwilligen spätestens 7 Tage vorher konkreten Aufgaben zu. Für Anmeldung, Führungen, Verpflegung, Parkplatz und Tierbereiche sollte jeweils eine verantwortliche Person erreichbar sein.
- Prüfe 3 bis 5 Tage vorher Wetter, Gelände und Zelte. Bei Regen werden saubere Wege, überdachte Warteplätze und trockene Sitzmöglichkeiten schnell zum Engpass.
- Kläre Lieferungen und Kühlprodukte spätestens am Vortag. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten vor dem Aufbau an der richtigen Station stehen, nicht erst während des Besucherbetriebs gesucht werden.
- Kontrolliere Stall, Toiletten und Tierbereiche am Morgen und 60 Minuten vor Beginn. Stelle Wegweiser, Infotafeln, Handwaschstationen und Abfallbehälter so auf, dass Besucher sie ohne Nachfrage finden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Schafstall planen?
- Starte etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm, Parkplätzen und Einladungen. Die Helfereinteilung, Lieferbestätigungen und Wetterplanung gehören spätestens in die letzte Woche.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür im Schafstall?
- Plane mindestens eine Person für Anmeldung und Fragen, eine für die Verpflegung, eine für die Tierbereiche und je Führung eine verantwortliche Begleitung ein. Bei mehreren gleichzeitigen Gruppen brauchst du entsprechend mehr Führungshelfer.
- Wann sollte man Führungen und eine Schafvorführung festlegen?
- Lege die Zeiten mindestens 3 Wochen vor dem Termin fest und drucke sie auf Einladungen und Infotafeln. Zwischen zwei Führungen sollten etwa 10 bis 15 Minuten für den Gruppenwechsel bleiben.
- Was muss man bei schlechtem Wetter vorbereiten?
- Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide, welche Bereiche überdacht werden. Zelte, Schatten- oder Warteplätze, trockene Sitzgelegenheiten und rutschfreie Wege sollten spätestens am Vortag kontrolliert sein.
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