Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del aprisco
Una jornada de puertas abiertas del aprisco necesita más que una visita guiada: hay que coordinar visitantes, animales, recorridos, aparcamiento y comida. Empieza por fijar el programa y el aforo, y después organiza las inscripciones, los voluntarios y las entregas. La preparación del recinto debe hacerse al final, cuando ya conozcas el tiempo y el número de asistentes. Así evitarás improvisar con las ovejas, las zonas de sombra o el servicio de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Reservar plazas de aparcamiento
- 5
Confirmar entregas
- 6
Asignar voluntarios
- 7
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
- 8
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 9
Preparar las visitas guiadas
2 personas
- 10
Preparar la demostración de ovejas
2 personas
- 11
Hacer carteles informativos
2 personas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Reunir los materiales
3 personas
- 15
Comprobar animales y pienso
2 personas
- 16
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
- 17
Cortar y revisar el terreno
2 personas
- 18
Limpiar el aprisco
3 personas
- 19
Limpiar los baños
2 personas
- 20
Montar las carpas y las zonas de sombra
4 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar la estación de bebidas y café
2 personas
- 23
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Colocar carteles y flechas de ruta
2 personas
- 26
Delimitar la zona de descanso de los animales
2 personas
- 27
Preparar los puntos de pienso y lavado
2 personas
- 28
Montar la caja registradora y la mesa de inscripción
2 personas
- 29
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Evento
- 30
Recibir a los visitantes
3 personas
- 31
Guiar visitas
3 personas
- 32
Dar una demostración de ovejas
2 personas
- 33
Acompañar la actividad infantil
3 personas
- 34
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Separar a los animales y a los visitantes
2 personas
- 38
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
- 39
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Cuidar a los animales
2 personas
- 41
Recoger comida y bebida
3 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 44
Desmontar las tiendas
4 personas
- 45
Limpiar el recinto
4 personas
- 46
Revisar el aprisco
2 personas
- 47
Clasificar los materiales
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas de puestocant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Tijerascant. 3
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Equipo de sonido móvil
Suministros para animales
- Cuencos para comidacant. 6
- Cuencos de aguacant. 6
- Redes para henocant. 3
- Puestos de lavado de manoscant. 3
- Paneles de valladocant. 12
- Conectores de vallascant. 24
Decoración
- Paneles informativoscant. 8
- Flechas de rutacant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Pizarrascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Guantes de trabajocant. 8
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Toallascant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar la comida. Recoge también las preferencias dietéticas para calcular aperitivos, bocadillos, platos, vasos y cubiertos sin comprar a ciegas.
- Define una ruta única para los visitantes y señalízala con flechas, paneles informativos y pizarras. Comprueba que el recorrido no se cruza con las zonas de trabajo, los animales ni los cables alargadores.
- Asigna voluntarios a puestos concretos, no solo a tareas generales: recepción, aparcamiento, visitas guiadas, demostración de ovejas, bebidas y control del recorrido. Confirma sus turnos al menos 48 horas antes.
- Revisa el aprisco, el terreno y los baños el día anterior, y vuelve a comprobarlos antes de abrir. Deja preparados los paneles de vallado, conectores, cuencos de agua y redes para heno antes de recibir al primer grupo.
- Comprueba el pronóstico y monta carpas, zonas de sombra, mesas y sillas según la previsión. Pon los productos refrigerados en neveras portátiles y conecta las máquinas de café solo cuando hayas verificado cables, regletas y puntos de corriente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del aprisco?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar plazas de aparcamiento. La semana anterior confirma entregas, voluntarios, programa y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo se prepara el aprisco para una jornada de puertas abiertas?
- Haz la limpieza del aprisco, los baños y el terreno el día anterior. El mismo día realiza una revisión final de seguridad, agua, pienso, vallado y señalización antes de que lleguen los visitantes.
- ¿Cómo se organiza una visita guiada al aprisco?
- Divide a los visitantes en grupos y asigna un horario concreto a cada uno. Prepara la ruta, las explicaciones y la demostración de ovejas con al menos 2 voluntarios por turno cuando haya varias zonas que controlar.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Separa las necesidades dietéticas antes de hacer la compra y conserva los productos refrigerados hasta el momento de servirlos.
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