Zo organiseer je een samplingevent zonder last-minute gedoe

Een samplingevent organiseren begint niet bij de proefproducten, maar bij doelgroep, product en de route door de ruimte. Leg daarna de locatie, opstelling en reserveringen vast, zodat je weet hoeveel tafels, koeling, glazen en medewerkers nodig zijn. Verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je bestelt. Op de dag zelf draait alles om ontvangst, houdbaarheid, koeling, duidelijke allergeneninformatie en een team dat bezoekers snel kan registreren en begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en product bepalen
2 personen
2
Locatie en opstelling vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotieberichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Allergeneninformatie controleren
2 personen
9
Proefproducten bestellen
10
Promotiemateriaal controleren
2 personen
11
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Proefproducten ontvangen
2 personen
14
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Route en parkeerinformatie delen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
19
Koeling en stroom aansluiten
2 personen
20
Tafels decoreren
3 personen
21
Promotiemateriaal plaatsen
2 personen
22
Proefproducten portioneren
4 personen
23
Allergenenbord plaatsen
24
Team instrueren
2 personen
25
Registratiebalie bemannen
2 personen
26
Samples uitdelen
4 personen
27
Productinformatie geven
2 personen
28
Feedback verzamelen
2 personen
29
Dranken serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Afval en gebruikte bekers verwijderen
2 personen
32
Productvoorraad aanvullen
2 personen
33
Laatste samples uitdelen
3 personen
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Proefproducten gekoeld opbergen
2 personen
36
Materialen demonteren
3 personen
37
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
38
Servies en gereedschap afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Materialen terugbrengen
2 personen
41
Voorraad retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Stoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare dienbladenaantal 8
Herbruikbare glazenaantal 30
Herbruikbare kannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Keukentangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Tafelkoelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Tabletsaantal 2
Tafellampenaantal 4
Tafelweegschalenaantal 2
Kassaladesaantal 2
Informatiebordenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Productbannersaantal 2
Menustandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 4
Naamkaartstandaardsaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst hoeveel bezoekers je verwacht en hoeveel proefmomenten je aanbiedt. Gebruik dat aantal om proefproducten, glazen, dienbladen en voorraadbakken te plannen; bestel niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd.
Controleer uiterlijk een week vooraf de locatie op stroompunten, koeling, looproute en parkeerinformatie. Plan verlengkabels, stekkerdozen en koelboxen mee, want een tafelopstelling zonder bereikbare stroom vertraagt de start.
Verzamel dieetwensen en allergieën bij de aanmelding en controleer de informatie op elk product vóór ontvangst. Zet op de dag zelf een allergenenbord zichtbaar bij de proeftafel, niet alleen in een map achter de registratiebalie.
Plan de levering zo dat iemand de proefproducten direct kan aannemen en controleren. Noteer aantallen, houdbaarheid en verpakking; producten die te warm aankomen of beschadigd zijn, kun je niet veilig tot het laatste proefmoment bewaren.
Open de locatie ruim vóór de eerste bezoeker en werk in deze volgorde: tafels en stoelen plaatsen, koeling en stroom aansluiten, aankleding neerzetten, producten portioneren en daarna het team instrueren. Houd registratie, route en afvalbakken vrij, zodat bezoekers niet opstropen bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een samplingevent organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met doelgroep, product, locatie en reserveringen. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de bestelling van proefproducten af zodra je een betrouwbare prognose van de aanmeldingen hebt.
Hoeveel proefproducten heb je nodig voor een samplingevent?: Reken per aangemelde bezoeker op één portie per gepland proefmoment en voeg ongeveer 10% reserve toe. Bij 100 aanmeldingen en 3 proefmomenten plan je dus circa 330 porties, afhankelijk van de portiegrootte.
Wanneer moet je allergeneninformatie verzamelen voor een samplingevent?: Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit en controleer de productinformatie uiterlijk vóór het bestellen. Leg de definitieve allergeneninformatie minstens 1 dag vooraf klaar voor het bord en het team.
Hoeveel tijd heb je nodig om een samplingevent op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de inloop voor een compacte opstelling. Bij meerdere tafels, koeling, portionering en registratie is 3 uur veiliger, zodat je nog kunt bijsturen vóór bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.