Organiser un événement de sampling, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par définir le public cible et le produit, puis choisissez un lieu dont l’agencement permet de séparer clairement l’inscription, la dégustation et la circulation. Faites les réservations avant d’envoyer les invitations.
• Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et vérifier les informations sur les allergènes. Préparez un panneau visible dès l’entrée, plutôt que de répondre aux mêmes questions au cas par cas.
• Recevez les produits d’essai au plus tard la veille et contrôlez les quantités, l’état des emballages et les dates de péremption. Gardez les produits sensibles dans des glacières ou des réfrigérateurs de table jusqu’au portionnage.
• Préparez le matériel la veille : plateaux, verres, planches, couteaux, pinces, bacs de stockage, rallonges et multiprises. Testez aussi les tablettes, les batteries externes et l’éclairage afin de ne pas chercher une solution au moment de l’ouverture.
• Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables et les chaises, brancher le froid et l’électricité, décorer les tables et placer le matériel promotionnel. Réservez ensuite un temps distinct pour le briefing de l’équipe et l’ouverture du bureau d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un événement de sampling ?

Prévoyez au moins 7 jours pour organiser un format simple, et davantage si le lieu ou les produits doivent être réservés. Les inscriptions et les besoins alimentaires devraient être arrêtés 3 jours avant, avec une vérification finale des stocks la veille.

Quand commander les produits de dégustation ?

Commandez-les dès que la date, le public et le nombre attendu de participants sont confirmés. Faites-les livrer au plus tard la veille afin de contrôler les quantités, les dates de péremption et les conditions de conservation avant le portionnage.

Comment gérer les allergènes pendant un sampling ?

Recueillez les besoins alimentaires lors de l’inscription et vérifiez les informations fournies pour chaque produit avant l’événement. Installez le panneau des allergènes avant l’arrivée du public et prévoyez une personne capable de répondre aux questions.

À quelle heure installer un événement de sampling ?

Commencez l’installation environ 2 heures avant l’ouverture au public. Ce délai couvre le mobilier, le froid, l’électricité, la décoration, le matériel promotionnel, le portionnage et le briefing de l’équipe.