Cómo organizar un evento de sampling paso a paso
Un evento de sampling funciona cuando el recorrido del visitante está pensado antes de abrir las puertas: registro, degustación, información del producto y salida. Empieza por definir el público y el producto, después confirma el lugar, las reservas y las inscripciones. La preparación de alimentos, los alérgenos y la refrigeración requieren más control del que suele calcularse. El día del evento, el montaje y las instrucciones al equipo deben estar listos antes de recibir al primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el público objetivo y el producto
2 personas
- 2
Fijar ubicación y montaje
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar mensajes promocionales
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
- 9
Pedir productos de degustación
- 10
Comprobar el material promocional
2 personas
- 11
Preparar la decoración de las mesas
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Recibir productos de prueba
2 personas
- 14
Comprobar inventario y caducidad
2 personas
- 15
Reunir los materiales
2 personas
- 16
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Conectar la refrigeración y la alimentación eléctrica
2 personas
- 20
Decorar las mesas
3 personas
- 21
Colocar el material promocional
2 personas
- 22
Porcionar los productos de prueba
4 personas
- 23
Colocar el cartel de alérgenos
- 24
Instruir al equipo
2 personas
- 25
Atender la mesa de registro
2 personas
- 26
Repartir muestras
4 personas
- 27
Dar información sobre el producto
2 personas
- 28
Recoger comentarios
2 personas
- 29
Servir las bebidas
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Retirar la basura y los vasos usados
2 personas
- 32
Reponer existencias de productos
2 personas
- 33
Repartir las últimas muestras
3 personas
- 34
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 35
Guardar los productos de prueba en frío
2 personas
- 36
Desmontar materiales
3 personas
- 37
Separar y desechar los residuos
2 personas
- 38
Lavar la vajilla y los utensilios
2 personas
- 39
Limpiar el lugar
3 personas
- 40
Devolver los materiales
2 personas
- 41
Devolver el inventario
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Mesas altascant. 4
- Sillascant. 12
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Bandejas reutilizablescant. 8
- Vasos reutilizablescant. 30
- Jarras reutilizablescant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Neveras de mesacant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
- Tabletscant. 2
- Lámparas de mesacant. 4
- Básculas de mesacant. 2
- Bandejas de cajacant. 2
- Paneles informativoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Banners de productocant. 2
- Atriles para menúcant. 6
- Carteles direccionalescant. 4
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escobas de manocant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Así puedes revisar los alérgenos y preparar las porciones sin improvisar durante el montaje.
- Pide los productos de degustación con margen suficiente para recibirlos y comprobar inventario y caducidad al menos 24 horas antes del evento. No esperes a la mañana del montaje para detectar faltantes.
- Planifica el montaje en este orden: mesas y sillas, refrigeración y alimentación eléctrica, decoración, material promocional y porciones. Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura para completarlo.
- Coloca el cartel de alérgenos junto a la zona de degustación, no en una mesa aparte. Prepara también bandejas, vasos, jarras, utensilios de servicio y recipientes de almacenamiento antes de porcionar.
- Da al equipo una instrucción breve de 10 minutos antes de abrir: quién atiende el registro, quién repone, quién responde sobre alérgenos y quién controla la limpieza. Comparte antes la ruta y la información de aparcamiento con los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de sampling?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el público, reservar el lugar y promocionar el evento. Deja los últimos 3 días para cerrar inscripciones, revisar dietas y confirmar los productos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un evento de sampling?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la apertura para colocar mesas, sillas, refrigeración, decoración y material promocional. Añade 15 minutos para la reunión del equipo y la comprobación final.
- ¿Cuántas muestras debo preparar por asistente?
- Prepara una porción por producto y por persona inscrita, más un 10 % adicional para reposiciones o asistentes que lleguen sin registro. Ajusta la cantidad final después de comprobar las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que comprobar los alérgenos de las muestras?
- Comprueba la información al recibir los productos y vuelve a revisarla como máximo 24 horas antes de abrir. Coloca el cartel de alérgenos visible junto a las muestras y comunica cualquier cambio al equipo.
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