Ein Sampling-Event Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Sampling-Event entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Verkostung entspannt läuft oder an Kleinigkeiten scheitert. Lege zuerst Zielgruppe und Produkte fest, bevor du Ort, Einladung und Mengen planst. Danach folgen Anmeldungen, Allergene, Bestellung und Haltbarkeit der Proben. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau mit Kühlung, Portionen, Beschilderung und eingewiesenem Team. Die folgende Reihenfolge hilft dir, Engpässe und vergessene Details rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Zielgruppe und Produkt festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Aufbau festlegen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbebeiträge veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
- 9
Probierprodukte bestellen
- 10
Werbematerial prüfen
2 Personen
- 11
Tischdekoration vorbereiten
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Probierprodukte entgegennehmen
2 Personen
- 14
Bestände und Haltbarkeit überprüfen
2 Personen
- 15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 16
Routen- und Parkinformationen teilen
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Kühlung und Strom anschließen
2 Personen
- 20
Tische dekorieren
3 Personen
- 21
Werbematerial auslegen
2 Personen
- 22
Probierprodukte portionieren
4 Personen
- 23
Allergenen-Tafel aufstellen
- 24
Team einweisen
2 Personen
- 25
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 26
Proben verteilen
4 Personen
- 27
Produktinformationen geben
2 Personen
- 28
Feedback sammeln
2 Personen
- 29
Getränke servieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Abfall und gebrauchte Becher entfernen
2 Personen
- 32
Produktvorrat auffüllen
2 Personen
- 33
Letzte Samples verteilen
3 Personen
- 34
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Probierprodukte gekühlt lagern
2 Personen
- 36
Materialien abbauen
3 Personen
- 37
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 38
Geschirr und Werkzeug abwaschen
2 Personen
- 39
Location reinigen
3 Personen
- 40
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 41
Vorräte zurücksenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 4
- StühleAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TablettsAnz. 8
- Wiederverwendbare GläserAnz. 30
- Wiederverwendbare KannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- KüchenzangenAnz. 6
- VorratsboxenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- TischkühlschränkeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
- TabletsAnz. 2
- TischlampenAnz. 4
- TischwaagenAnz. 2
- KassenladeAnz. 2
- InfotafelnAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- ProduktbannerAnz. 2
- MenükartenständerAnz. 6
- WegweiserAnz. 4
- NamenskartenständerAnz. 30
Reinigung
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Produktmenge erst nach Zielgruppe und Anmeldungen. Rechne pro angemeldeter Person mit einer Portion je Produkt und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und Ausschuss abgedeckt sind.
- Prüfe Allergeninformationen spätestens 3 Tage vor dem Event und stelle eine gut sichtbare Allergentafel am Verkostungsbereich auf. Verlasse dich nicht darauf, dass das Team die Zutaten aller Produkte auswendig kennt.
- Organisiere Kühlung und Strom vor dem Aufbau. Teste Tischkühlschränke und Kühlboxen mindestens 60 Minuten vor Einlass und lege Verlängerungskabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
- Portioniere die Probierprodukte erst nach der Bestands- und Haltbarkeitskontrolle. Stelle pro Produkt eigene Tabletts, Zangen oder Servierlöffel bereit, damit sich Aromen und Allergene möglichst nicht vermischen.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Zuerst kommen Tische, Stühle und Strom, danach Kühlung und Portionen; Wegweiser, Produktbanner und Anmeldetresen sollten spätestens 15 Minuten vor Beginn bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sampling-Event planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Zielgruppe, Produkten und Ort. Verschicke Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigte Mengen mindestens 7 Tage vor dem Termin abschätzen kannst.
- Wie viele Probierprodukte braucht man pro Person?
- Plane pro Person mindestens eine Portion je vorgesehenem Produkt und zusätzlich rund 10 Prozent Reserve. Bei verderblichen Produkten solltest du die Haltbarkeit prüfen, sobald die Lieferung eintrifft, nicht erst am Veranstaltungstag.
- Wann sollte man die Produkte für ein Sampling-Event bestellen?
- Bestelle haltbare Produkte etwa 7 bis 10 Tage vor dem Event. Frische oder gekühlte Ware sollte so eintreffen, dass zwischen Lieferung und Verkostung höchstens 1 bis 2 Tage liegen und ausreichend Kühlkapazität vorhanden ist.
- Wie lange dauert der Aufbau eines Sampling-Events?
- Für Tische, Stühle, Strom, Kühlung, Dekoration, Beschilderung und Portionierung solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Wenn die Location oder das Team den Aufbau noch nicht kennt, sind 2 Stunden realistischer.
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