Zo organiseer je een restaurant open dag

Een restaurant open dag vraagt om meer dan een aantrekkelijk menu. Je moet bezoekersstromen, reserveringen, dieetwensen en de keukenproductie op elkaar afstemmen. Begin met een duidelijk programma en werk daarna van registratie naar ontvangst, proeven en afronding. Plan de laatste controle niet pas vlak voor opening: verse producten, koude dranken, allergenenlabels en de geluidsinstallatie veroorzaken vaak vertraging als je ze te laat controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Reserveringen maken
6
Bezoekerslijst afdrukken
7
Allergenenlijst opstellen
2 personen
8
Menukaarten afdrukken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Verse producten controleren
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Servies controleren
2 personen
13
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
14
Buffettafels opstellen
2 personen
15
Entree inrichten
2 personen
16
Versiering ophangen
2 personen
17
Routebordjes plaatsen
18
Menukaarten neerleggen
2 personen
19
Koffiepunt inrichten
2 personen
20
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Buffetgerechten afwerken
3 personen
23
Allergenenlabels plaatsen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
26
Team kort instrueren
3 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Bezoekerslijst bijhouden
29
Restaurant rondleiden
2 personen
30
Gerechten toelichten
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet bijvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Afvalbakken legen
39
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

40
Buffet afbouwen
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Keuken schoonmaken
3 personen
44
Zaal schoonmaken
2 personen
45
Toiletten schoonmaken
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Materialen controleren
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Restanten veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 20
Allergenenkaartjesaantal 20
Routebordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de bezoekersregistratie eerst vast. Gebruik de aanmeldingen om uiterlijk enkele dagen vooraf dieetwensen, allergieën en het verwachte aantal bezoekers te controleren.
Werk met één bezoekerslijst bij de entree en druk die vóór de opening af. Zet naamkaartjes, routebordjes en menukaarten klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Maak allergenen zichtbaar per gerecht, niet alleen op een algemene lijst. Plaats labels bij het buffet en controleer of de menukaarten dezelfde informatie geven.
Richt buffet, koffiepunt en bar als afzonderlijke werkstations in. Zet servies, bestek, serveertangen en glazen per punt klaar, zodat bezoekers niet terug hoeven lopen.
Plan een eindcontrole ongeveer 60 minuten voor opening. Test de geluidsinstallatie, zet dranken koud, controleer warmhoudschalen en loop entree, tafels, stoelen en bewegwijzering na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een restaurant open dag organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 7 dagen voor de open dag, zodat je inkopen en tafelindeling kunt aanpassen.
Wanneer moet je de boodschappen voor een restaurant open dag doen?: Houd houdbare producten en dranken uiterlijk 2 dagen vooraf in huis. Koop verse producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag ervoor, en controleer ze nogmaals op de ochtend van de open dag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een restaurant open dag klaar te zetten?: Reken op minstens 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, entree, koffiepunt, bar en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 60 minuten voor de laatste controle en het afwerken van buffetgerechten.
Hoe voorkom je problemen met allergieën tijdens een restaurant open dag?: Vraag allergieën en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit en leg ze vast bij de bezoekersregistratie. Zet per gerecht een duidelijk allergenenlabel en wijs tijdens de briefing minstens één verantwoordelijke aan voor vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.