Organiser une journée portes ouvertes au restaurant

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : programme, inscriptions, accueil, puis installation et service. Commence par fixer les horaires et le nombre de visiteurs attendu, car cela détermine les réservations, les quantités et le matériel. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, l’étiquetage des allergènes et le parcours à l’entrée. Prévois aussi un responsable pour l’accueil et un autre pour le buffet afin d’éviter les files d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Enregistrer les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Faire les réservations
6
Imprimer la liste des visiteurs
7
Établir la liste des allergènes
2 personnes
8
Imprimer les menus
9
Faire les courses
2 personnes
10
Contrôler les produits frais
2 personnes
11
Mettre les boissons au frais
2 personnes
12
Vérifier la vaisselle
2 personnes
13
Installer les tables et les chaises
3 personnes
14
Installer les tables de buffet
2 personnes
15
Aménager l’entrée
2 personnes
16
Suspendre la décoration
2 personnes
17
Installer les panneaux d'itinéraire
18
Disposer les menus
2 personnes
19
Mettre en place le point café
2 personnes
20
Préparer le stock du bar
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Finaliser les plats du buffet
3 personnes
23
Poser les étiquettes d’allergènes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
25
Tester le système de sonorisation
26
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Tenir à jour la liste des visiteurs
29
Faire visiter le restaurant
2 personnes
30
Présenter les plats
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Servir les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Vider les poubelles
39
Remercier les visiteurs
2 personnes

Suivi

40
Démonter le buffet
3 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer la cuisine
3 personnes
44
Nettoyer la salle
2 personnes
45
Nettoyer les toilettes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Vérifier le matériel
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Badges nominatifsqté 80
Cartes de menuqté 20
Cartes des allergènesqté 20
Panneaux d’orientationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Brosses à vaisselleqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois des créneaux d’arrivée, puis utilise les inscriptions pour estimer le nombre de menus, de places assises et de badges nominatifs.
Demande les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis reporte ces informations sur une liste d’allergènes et sur les étiquettes du buffet. Ne remets pas cette vérification au jour même.
Installe l’entrée avant les tables du buffet : panneaux d’itinéraire, liste des visiteurs et badges doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’ouverture. Cela évite de bloquer les premiers arrivants pendant la mise en place.
Prépare les boissons et le point café séparément du buffet. Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et vérifie que les machines à café, tasses, verres et couverts sont disponibles en quantité.
Teste la sonorisation avant l’arrivée du public, avec le micro sans fil et les haut-parleurs branchés sur les rallonges prévues. Garde les plats chauds couverts jusqu’au lancement du service et contrôle les produits frais juste avant de les présenter.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes au restaurant ?: Commence au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, d’enregistrer les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de réserver le matériel manquant.
Quand faut-il demander les allergies des visiteurs ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite au moins 7 jours avant l’événement. Tu peux ainsi finaliser la liste des allergènes, adapter les préparations et imprimer les étiquettes avant le jour J.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Pour le premier créneau d’une heure, prévois environ 2 à 3 verres par personne, puis ajuste selon la durée totale et la présence d’un point café. Garde une réserve séparée pour le réassort afin de ne pas vider le stock installé à l’accueil.
Quand installer la salle et le buffet ?: Installe les tables, les chaises, l’entrée et les panneaux la veille si la salle est disponible. Le jour même, termine le buffet, le point café et les plats chauds au moins 30 minutes avant l’ouverture, puis effectue un dernier contrôle des produits frais et des allergènes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.