Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en tu restaurante
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de preparar el local. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las reservas. En los días previos, cierra las listas de visitantes, los menús y la información de alérgenos. El montaje final debe seguir el orden de llegada: entrada, recorrido, buffet, bebidas y punto de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Registrar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Hacer reservas
- 6
Imprimir la lista de visitantes
- 7
Elaborar la lista de alérgenos
2 personas
- 8
Imprimir menús
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 11
Enfriar las bebidas
2 personas
- 12
Comprobar la vajilla
2 personas
- 13
Montar mesas y sillas
3 personas
- 14
Montar mesas de buffet
2 personas
- 15
Montar la entrada
2 personas
- 16
Colgar la decoración
2 personas
- 17
Colocar señales de ruta
- 18
Colocar los menús
2 personas
- 19
Montar el punto de café
2 personas
- 20
Preparar las provisiones del bar
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Terminar los platos del bufé
3 personas
- 23
Colocar etiquetas de alérgenos
- 24
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 25
Probar el sistema de sonido
- 26
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Evento
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Llevar el registro de visitantes
- 29
Guiar por el restaurante
2 personas
- 30
Aclarar los platos
2 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Servir las bebidas
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer el bufé
2 personas
- 35
Recoger la vajilla
2 personas
- 36
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Vaciar los contenedores de basura
- 39
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Desmontar el buffet
3 personas
- 41
Retirar la decoración
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar la cocina
3 personas
- 44
Limpiar la sala
2 personas
- 45
Limpiar los baños
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Comprobar los materiales
2 personas
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
- 49
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchero
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 50
- Bomba de globos
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cartas del menúcant. 20
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Carteles de rutacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Cepillos para fregarcant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes ajustar las reservas, imprimir la lista de visitantes y preparar etiquetas de alérgenos sin improvisar el mismo día.
- Define el recorrido antes de mover el mobiliario: entrada, señales, mesas, buffet y salida. Coloca las señales de ruta y las tarjetas de nombre antes de que lleguen los primeros visitantes.
- Calcula la vajilla por servicio y añade un margen de al menos un 10 %. Comprueba platos de cena y postre, vasos, tazas, cubiertos, bandejas y pinzas antes de montar las mesas.
- Revisa los productos frescos el día anterior y termina los platos del buffet cerca de la apertura. Mantén las bebidas frías en neveras portátiles y utiliza bandejas térmicas para lo que deba conservar temperatura.
- Prueba el micrófono inalámbrico, los altavoces y los cables alargadores antes de abrir. El sistema de sonido debe quedar listo después de montar mesas, buffet y decoración, no durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un restaurante?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el programa y las invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para cerrar inscripciones, compras, menús y alérgenos.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas de los visitantes?
- Pídelas al registrar la inscripción y fija una fecha límite al menos 5 días antes del evento. Necesitas ese margen para revisar el menú, preparar alternativas y colocar las etiquetas de alérgenos.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para una jornada de puertas abiertas?
- Prepara una unidad por visitante y añade un 10 % de reserva; para 50 personas, serían al menos 55 unidades de cada pieza principal. Si habrá varios turnos o reposición lenta, calcula la vajilla por turno y no solo por aforo total.
- ¿Cuándo se debe montar el buffet y enfriar las bebidas?
- Monta las mesas del buffet y coloca la vajilla antes de la apertura, pero termina los platos lo más cerca posible del servicio. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y comprueba de nuevo las neveras justo antes de recibir a los visitantes.
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