Tag der offenen Tür im Restaurant organisieren: der Ablauf
Bei einem Tag der offenen Tür muss der Betrieb normal weiterlaufen, während viele Gäste gleichzeitig Orientierung und Bewirtung erwarten. Lege deshalb zuerst Datum, Programm und Besucherzahl fest und arbeite dann von den Anmeldungen rückwärts. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Allergenhinweise, kalte Getränke, Sitzplätze oder getestete Technik. Mit einer gedruckten Besucherliste, klaren Wegweisern und einem vorbereiteten Buffet bleibt der Ablauf auch bei wechselndem Andrang übersichtlich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen erfassen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Besucherliste ausdrucken
- 7
Allergenliste erstellen
2 Personen
- 8
Menükarten drucken
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Frische Produkte prüfen
2 Personen
- 11
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 12
Geschirr prüfen
2 Personen
- 13
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 14
Buffetische aufstellen
2 Personen
- 15
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 16
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 17
Wegweiser aufstellen
- 18
Speisekarten auslegen
2 Personen
- 19
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 20
Barvorrat bereitstellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Buffetgerichte fertigstellen
3 Personen
- 23
Allergenetiketten anbringen
- 24
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 25
Beschallungsanlage testen
- 26
Team kurz einweisen
3 Personen
Event
- 27
Besucher empfangen
3 Personen
- 28
Besucherliste führen
- 29
Restaurant führen
2 Personen
- 30
Gerichte erläutern
2 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 35
Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Mülleimer leeren
- 39
Besucher bedanken
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Buffet abbauen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Küche reinigen
3 Personen
- 44
Saal reinigen
2 Personen
- 45
Toiletten reinigen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Materialien prüfen
2 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Reste sicher lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- Kleiderständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KüchenzangenAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- BallonsAnz. 50
- Ballonpumpe
- NamensschilderAnz. 80
- SpeisekartenAnz. 20
- AllergiekärtchenAnz. 20
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitfenster mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Teile dabei auch mit, ob Gäste nur besichtigen oder Speisen und Getränke erhalten, damit du Mengen und Personal planen kannst.
- Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Termin und erfasse Ernährungswünsche separat. Drucke danach die Besucherliste und erstelle die Allergenliste, statt Angaben erst am Veranstaltungstag zusammenzusuchen.
- Plane Getränke und Geschirr nach der bestätigten Gästezahl und rechne bei einem zweistündigen Termin mit etwa 3 bis 4 Getränken pro Person. Stelle zusätzlich 10 Prozent Reserve bei Gläsern, Tellern und Besteck bereit.
- Baue Eingangsbereich, Wegweiser und Buffet mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn auf. Allergenetiketten, Speisekarten und Servierzangen gehören an ihren Platz, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Teste Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag und noch einmal vor dem Einlass. Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Kühlmöglichkeiten werden oft erst beim Aufbau geprüft, wenn eine Änderung kaum noch möglich ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Restaurant planen?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Die Anmeldung sollte 5 bis 7 Tage vor dem Termin geschlossen werden, damit Einkauf, Reservierungen und Sitzplätze auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt sind.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Für die ersten zwei Stunden kannst du mit etwa 3 bis 4 Getränken pro Person rechnen. Ergänze rund 10 Prozent Reserve und stelle kalte Getränke spätestens 60 Minuten vor Beginn bereit.
- Wann sollte das Buffet bei einem Restaurant-Event aufgebaut werden?
- Stelle Buffetische, Servierschalen und Geschirr 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass bereit. Warme Speisen werden erst kurz vor Beginn fertiggestellt, damit Qualität und Temperatur stimmen.
- Wie organisiert man Allergene bei einem Tag der offenen Tür?
- Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 5 bis 7 Tage vorher und übertrage die Angaben in eine vollständige Allergenliste. Bringe die Allergenetiketten vor dem Öffnen direkt an den jeweiligen Speisen an.
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