Zo organiseer je een repetitiediner zonder last-minute stress

Begin een repetitiediner niet met boodschappen doen, maar met de gastenlijst en de planning van het programma. Zodra de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn, kun je het menu definitief maken en de reservering bevestigen. Plan daarna leveringen, boodschappen en de opbouw van tafels, stoelen en buffet. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, servies en toespraken pas op de laatste dag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Dieetwensen doorgeven
6
Menu definitief maken
2 personen
7
Reservering bevestigen
8
Leveringen plannen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Verse producten ophalen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Droge voorraad sorteren
14
Servies controleren
15
Glazen controleren
16
Tafelschikking uitwerken
2 personen
17
Naamkaartjes maken
18
Menukaarten maken
19
Muzieklijst samenstellen
20
Toespraken verzamelen
21
Presentaties controleren
22
Verlichting testen
2 personen
23
Locatie inspecteren
2 personen
24
Stoelen klaarzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Bestek klaarleggen
2 personen
29
Glazen klaarzetten
2 personen
30
Naamkaartjes plaatsen
31
Menukaarten plaatsen
32
Decoratie plaatsen
2 personen
33
Bloemen verdelen
2 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Bar inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
37
Techniek aansluiten
2 personen
38
Muziek testen
39
Toiletartikelen aanvullen
40
Afvalbakken plaatsen
41
Keuken voorbereiden
2 personen
42
Groenten wassen
2 personen
43
Salades voorbereiden
2 personen
44
Dessert portioneren
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
2 personen
46
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
47
Dieetmaaltijden labelen
48
Garderobe vrijmaken
49
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

50
Gasten ontvangen
2 personen
51
Welkomstdrank serveren
2 personen
52
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet openen
56
Voorgerecht serveren
3 personen
57
Hoofdgerecht serveren
3 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Borden afruimen
3 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Dessert serveren
2 personen
62
Toespraken begeleiden
63
Muziek bedienen
64
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Restanten verpakken
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Glazen verzamelen
2 personen
68
Tafels afruimen
3 personen
69
Afval sorteren
2 personen
70
Keuken schoonmaken
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Locatie schoonmaken
3 personen
75
Voorraad controleren
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Koelboxen legen
2 personen
78
Apparatuur loskoppelen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Bar
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Diepe bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 45
Wijnglazenaantal 45
Champagneglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinermessenaantal 40
Dinervorkenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Braadpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeaker
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 45
Naamkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 40
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en geef ze uiterlijk 7 dagen voor het diner door aan de keuken of cateraar. Zo kun je het menu aanpassen voordat de reservering definitief is.
Bevestig de reservering en het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen vooraf. Houd daarna een aparte lijst bij voor afmeldingen en late wijzigingen, zodat je niet opnieuw het hele menu hoeft te berekenen.
Controleer servies en glazen minstens 3 dagen vooraf per gedekte plaats: dinerbord, eventueel diep bord, bestek, waterglas en wijnglas. Tel voor de zekerheid 10 procent extra, vooral bij een diner met meerdere gangen.
Plan de opbouw in twee blokken: tafels en stoelen eerst, daarna menukaarten, naamkaartjes en verlichting. Zet het meubilair minimaal 2 uur voor aankomst klaar, zodat er nog ruimte is om de tafelschikking te wijzigen.
Test toespraken, presentaties en muziek uiterlijk de middag ervoor. Zet dranken tijdig koud en bewaar verse producten apart van de droge voorraad; dat voorkomt zoeken en een overvolle koelkast tijdens de voorbereiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een repetitiediner?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Rond 1 week voor het diner het aantal gasten, dieetwensen, menu en reservering af; de laatste 2 dagen gebruik je voor inkopen en opbouw.
Wanneer moet je dieetwensen voor een repetitiediner verzamelen?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en verwerk ze zodra iemand zich aanmeldt. Geef de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen voor het diner door, zodat er nog tijd is voor aangepaste gerechten en boodschappen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een repetitiediner klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, servies, naamkaartjes en verlichting. Voeg 30 minuten toe voor een laatste controle van het menu, de presentaties en de muziek voordat de gasten arriveren.
Wanneer doe je boodschappen voor een repetitiediner?: Haal houdbare producten en dranken 2 tot 3 dagen vooraf in huis. Koop verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder en plan leveringen zo dat alles vóór de opbouw aanwezig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.