Probenessen organisieren: der praktische Ablauf

Ein Probenessen steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Gäste, Ernährungswünsche und Menü, bevor du Reservierung, Lieferungen und Einkauf festmachst. Danach folgen Raum, Tischordnung, Geschirr und Getränke; Technik und Beiträge prüfst du spätestens am Vortag. Plane außerdem feste Zeitfenster für frische Produkte, Kühlung und den Aufbau ein, damit am Veranstaltungstag nicht alles gleichzeitig erledigt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Diätwünsche weitergeben
6
Menü finalisieren
2 Personen
7
Reservierung bestätigen
8
Lieferungen planen
9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Frische Produkte abholen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Trockenwaren sortieren
14
Geschirr prüfen
15
Gläser überprüfen
16
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
17
Namensschilder erstellen
18
Menükarten erstellen
19
Musikliste zusammenstellen
20
Reden sammeln
21
Präsentationen prüfen
22
Beleuchtung testen
2 Personen
23
Location inspizieren
2 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Tischwäsche anbringen
2 Personen
27
Geschirr bereitstellen
2 Personen
28
Besteck auslegen
2 Personen
29
Gläser bereitstellen
2 Personen
30
Namensschilder platzieren
31
Menükarten aufstellen
32
Dekoration anbringen
2 Personen
33
Blumen verteilen
2 Personen
34
Buffet aufbauen
3 Personen
35
Bar einrichten
2 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
37
Technik anschließen
2 Personen
38
Musik testen
39
Toilettenartikel auffüllen
40
Mülleimer aufstellen
41
Küche vorbereiten
2 Personen
42
Gemüse waschen
2 Personen
43
Salate vorbereiten
2 Personen
44
Dessert portionieren
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
2 Personen
46
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
47
Diätmahlzeiten kennzeichnen
48
Garderobe räumen
49
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

50
Gäste empfangen
2 Personen
51
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
52
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet eröffnen
56
Vorspeise servieren
3 Personen
57
Hauptgericht servieren
3 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Teller abräumen
3 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Dessert servieren
2 Personen
62
Reden begleiten
63
Musik bedienen
64
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Restbestände verpacken
2 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Gläser einsammeln
2 Personen
68
Tische abräumen
3 Personen
69
Abfall trennen
2 Personen
70
Küche reinigen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Location reinigen
3 Personen
75
Bestand prüfen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Geräte trennen
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
80
Restmüll wegbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 36
BuffetischeAnz. 2
Bar
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 40
Tiefe TellerAnz. 40
DesserttellerAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 45
WeingläserAnz. 45
ChampagnergläserAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
DinnermesserAnz. 40
EsstischgabelnAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
BratpfannenAnz. 3
AuflaufformenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
ServiettenAnz. 45
NamensschilderAnz. 40
SpeisekartenAnz. 40
BlumenarrangementsAnz. 6
VasenAnz. 6
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste nicht erst beim Einkauf ab: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und gib Diätwünsche direkt an Küche oder Catering weiter.
Finalisiere das Menü, bevor du bestellst oder einkaufst. Plane frische Produkte für den Abholtag und kontrolliere Lieferungen sowie Trockenwaren getrennt, damit fehlende Zutaten sofort auffallen.
Prüfe Geschirr und Gläser mindestens 2 Tage vorher. Zähle Teller, Weingläser, Wassergläser und Kaffeetassen jeweils nach Personenzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
Lege Tischordnung, Namensschilder und Menükarten am Vortag fest. Stelle Tische, Stühle, Buffet und Garderobe zuerst nach Raumplan auf, statt während des Empfangs umzuräumen.
Teste Beleuchtung, Präsentationen und Musik spätestens 3 Stunden vor Beginn. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kühlboxen oder Eiswürfelbehälter bereit, falls der Kühlschrank nicht ausreicht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Probenessen organisieren?: Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin vorliegen, damit das Menü noch angepasst werden kann.
Wann muss das Menü für ein Probenessen feststehen?: Finalisiere das Menü mindestens 7 Tage vorher. So bleiben genug Zeit für Bestellungen, Lieferplanung und den Einkauf frischer Produkte.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Probenessen?: Rechne pro angemeldeter Person mit dem benötigten Gedeck und etwa 10 Prozent Reserve. Für 30 Gäste sind beispielsweise rund 33 Teller und Gläser je benötigter Sorte sinnvoll.
Wann soll man den Raum für ein Probenessen aufbauen?: Prüfe die Location am Vortag und beginne den eigentlichen Aufbau mindestens 3 Stunden vor Beginn. Technik, Beleuchtung und Präsentationen testest du vor dem Eintreffen der Gäste.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.