Cómo organizar una cena de ensayo sin contratiempos
Una cena de ensayo necesita más coordinación que una cena normal: hay invitados que confirmar, preferencias dietéticas que recopilar y un menú que debe llegar a tiempo. Empieza por cerrar la lista de asistentes y la reserva; después organiza comida, bebidas, mesas y el programa de discursos. El día anterior conviene dejar preparado todo lo que aguanta bien, desde las bebidas frías hasta las tarjetas con nombres. Así el montaje no depende de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Comunicar necesidades dietéticas
- 6
Definir el menú
2 personas
- 7
Confirmar la reserva
- 8
Planificar las entregas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Recoger productos frescos
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Ordenar el stock seco
- 14
Comprobar la vajilla
- 15
Comprobar los vasos
- 16
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
- 17
Hacer tarjetas con nombres
- 18
Hacer menús
- 19
Elaborar la lista de canciones
- 20
Recopilar discursos
- 21
Revisar las presentaciones
- 22
Probar la iluminación
2 personas
- 23
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 24
Preparar las sillas
3 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar el mantel
2 personas
- 27
Preparar la vajilla
2 personas
- 28
Colocar los cubiertos
2 personas
- 29
Preparar los vasos
2 personas
- 30
Colocar las tarjetas con nombres
- 31
Colocar las cartas del menú
- 32
Colocar la decoración
2 personas
- 33
Repartir las flores
2 personas
- 34
Montar el buffet
3 personas
- 35
Montar la barra
2 personas
- 36
Montar el punto de café
- 37
Conectar la técnica
2 personas
- 38
Probar la música
- 39
Reponer artículos de aseo
- 40
Colocar cubos de basura
- 41
Preparar la cocina
2 personas
- 42
Lavar las verduras
2 personas
- 43
Preparar ensaladas
2 personas
- 44
Porcionar el postre
2 personas
- 45
Preparar aperitivos
2 personas
- 46
Preparar platos calientes
3 personas
- 47
Etiquetar las comidas especiales
- 48
Dejar libre el guardarropa
- 49
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 50
Recibir a los invitados
2 personas
- 51
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 52
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
- 53
Servir aperitivos
2 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Abrir el buffet
- 56
Servir el entrante
3 personas
- 57
Servir el plato principal
3 personas
- 58
Servir comidas especiales
2 personas
- 59
Retirar los platos
3 personas
- 60
Servir café y té
2 personas
- 61
Servir el postre
2 personas
- 62
Coordinar los discursos
- 63
Controlar la música
- 64
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 65
Empacar lo sobrante
2 personas
- 66
Recoger la vajilla
3 personas
- 67
Recoger los vasos
2 personas
- 68
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 69
Clasificar residuos
2 personas
- 70
Limpiar la cocina
3 personas
- 71
Lavar la vajilla
3 personas
- 72
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 73
Retirar la decoración
2 personas
- 74
Limpiar el lugar
3 personas
- 75
Comprobar el inventario
- 76
Devolver el material alquilado
2 personas
- 77
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 78
Desconectar el equipo
2 personas
- 79
Recoger objetos perdidos
- 80
Llevar los residuos a la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Bar
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos hondoscant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 45
- Copas de vinocant. 45
- Copas de champáncant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Cuchillos de cenacant. 40
- Tenedores de cenacant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Sartenes para asarcant. 3
- Fuentes para hornocant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neverascant. 2
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Servilletascant. 45
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Cartas del menúcant. 40
- Arreglos floralescant. 6
- Jarronescant. 6
- Velascant. 24
- Portavelascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y pide en el mismo formulario las alergias, intolerancias y preferencias dietéticas. Comunica esa información al servicio de comida antes de confirmar el menú.
- Confirma la reserva y el horario de entrega entre 5 y 7 días antes. Define quién recibe la comida y dónde se colocan las mesas de buffet para no bloquear el paso durante la cena.
- Calcula la vajilla y la cristalería para todas las personas invitadas más un margen del 10 %; comprueba por separado platos hondos, de postre, vasos de agua, copas de vino y copas de champán.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva neveras portátiles o cubiteras para mantenerlas frías durante el servicio. No dejes la compra de productos frescos para el día anterior si la entrega o recogida tiene un horario limitado.
- Prepara nombres, menús, canciones, discursos y presentaciones antes del montaje. Haz una prueba de iluminación y revisa el lugar al menos 2 horas antes de recibir a los invitados; después coloca sillas y mesas según la distribución prevista.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una cena de ensayo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la cena. Pide que confirmen su asistencia 7 días antes, para poder cerrar el menú, comunicar las necesidades dietéticas y confirmar las cantidades.
- ¿Cuánta bebida necesito para una cena de ensayo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua para toda la comida y enfría las bebidas al menos 4 horas antes.
- ¿Cuándo debo preparar las mesas y las tarjetas con nombres?
- Deja listas las tarjetas, los menús y el plano de mesas el día anterior. El montaje de mesas y sillas debería terminar entre 1,5 y 2 horas antes de la llegada de los invitados.
- ¿Con cuánto tiempo se confirma el menú de una cena de ensayo?
- Confirma el menú y las necesidades dietéticas entre 7 y 10 días antes. Revisa la lista de la compra 3 días antes y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo el día anterior, según su conservación.
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