Organiser un dîner de répétition, étape par étape
Un dîner de répétition demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par confirmer les invités et leurs contraintes alimentaires, puis verrouillez le menu, la réservation et les livraisons. La dernière semaine sert à régler les détails qui prennent du temps : plan de table, badges, discours, présentations et matériel. Le jour même, gardez une marge pour les produits frais, le refroidissement des boissons et l’installation de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des invités
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Transmettre les besoins alimentaires
- 6
Finaliser le menu
2 personnes
- 7
Confirmer la réservation
- 8
Planifier les livraisons
- 9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Récupérer les produits frais
- 12
Refroidir les boissons
2 personnes
- 13
Trier les stocks secs
- 14
Vérifier la vaisselle
- 15
Vérifier les verres
- 16
Élaborer le plan de table
2 personnes
- 17
Créer des badges nominatifs
- 18
Créer les menus
- 19
Composer la playlist
- 20
Rassembler les discours
- 21
Vérifier les présentations
- 22
Tester l’éclairage
2 personnes
- 23
Inspecter le lieu
2 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Installer les tables
3 personnes
- 26
Installer le linge de table
2 personnes
- 27
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 28
Préparer les couverts
2 personnes
- 29
Préparer les verres
2 personnes
- 30
Placer les badges nominatifs
- 31
Mettre en place les cartes du menu
- 32
Installer la décoration
2 personnes
- 33
Répartir les fleurs
2 personnes
- 34
Monter le buffet
3 personnes
- 35
Aménager le bar
2 personnes
- 36
Mettre en place le point café
- 37
Brancher la technique
2 personnes
- 38
Tester la musique
- 39
Réapprovisionner les articles de toilette
- 40
Installer les poubelles
- 41
Préparer la cuisine
2 personnes
- 42
Laver les légumes
2 personnes
- 43
Préparer les salades
2 personnes
- 44
Portionner le dessert
2 personnes
- 45
Préparer les en-cas
2 personnes
- 46
Préparer les plats chauds
3 personnes
- 47
Étiqueter les repas spéciaux
- 48
Libérer le vestiaire
- 49
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
- 50
Accueillir les invités
2 personnes
- 51
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
- 52
Accompagner les invités à table
2 personnes
- 53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 55
Ouvrir le buffet
- 56
Servir l’entrée
3 personnes
- 57
Servir le plat principal
3 personnes
- 58
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 59
Débarrasser les assiettes
3 personnes
- 60
Servir le café et le thé
2 personnes
- 61
Servir le dessert
2 personnes
- 62
Encadrer les discours
- 63
Gérer la musique
- 64
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 65
Emballer les restes
2 personnes
- 66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 67
Rassembler les verres
2 personnes
- 68
Dégager les tables
3 personnes
- 69
Trier les déchets
2 personnes
- 70
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 71
Faire la vaisselle
3 personnes
- 72
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 73
Retirer la décoration
2 personnes
- 74
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 75
Vérifier les stocks
- 76
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 77
Vider les glacières
2 personnes
- 78
Débrancher l’équipement
2 personnes
- 79
Rassembler les objets trouvés
- 80
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Bar
- Portant à vêtementsqté 2
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 40
- Assiettes creusesqté 40
- Assiettes à dessertqté 40
- Tasses à caféqté 40
- Verres à eauqté 45
- Verres à vinqté 45
- Verres à champagneqté 40
- Cuillères à caféqté 40
- Couteaux à dînerqté 40
- Fourchettes de tableqté 40
- Cuillères à caféqté 40
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Saladiersqté 6
- Sauteusesqté 3
- Plats à gratinqté 4
- Verres doseursqté 2
- Pinces de cuisineqté 4
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 4
Équipement
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Réfrigérateursqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Nappesqté 6
- Serviettesqté 45
- Badges nominatifsqté 40
- Cartes de menuqté 40
- Compositions floralesqté 6
- Vasesqté 6
- Bougiesqté 24
- Bougeoirsqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant le dîner. Transmettez ensuite les informations au traiteur ou à l’équipe qui prépare le menu.
- Ne considérez pas la réservation comme acquise : reconfirmez le lieu, l’horaire, le nombre de couverts et les conditions de livraison 5 à 7 jours avant. Vérifiez aussi l’accès pour déposer les tables de buffet, le bar ou les glacières.
- Préparez le plan de table, les badges nominatifs et les menus au moins 3 jours à l’avance. Cela laisse le temps de corriger un changement d’invité sans improviser à l’arrivée.
- Comptez les assiettes, couverts et verres par rapport au nombre réel de convives, puis ajoutez une marge d’environ 10 %. N’oubliez pas de distinguer les verres à eau, à vin et à champagne, souvent insuffisants au dernier moment.
- Testez l’éclairage, les présentations et la machine à café la veille. Le jour du dîner, installez les tables et les chaises avant les produits frais, afin de ne pas encombrer les zones de circulation pendant la mise en place.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un dîner de répétition ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le dîner. Demandez une réponse complète au plus tard 10 à 14 jours avant, notamment pour les allergies et régimes alimentaires.
- Quand confirmer la réservation du dîner de répétition ?
- Faites une première réservation dès que la date et le lieu sont décidés, puis reconfirmez tous les détails 5 à 7 jours avant. Vérifiez le nombre de personnes, le menu, l’horaire et les livraisons.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et la vaisselle. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester l’éclairage, les présentations et la musique.
- Quand préparer le plan de table et les discours ?
- Préparez le plan de table 3 jours avant, une fois les réponses stabilisées. Rassemblez les discours et testez les présentations la veille, avec une copie de secours disponible le jour même.
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