Zo organiseer je een releaseconcert zonder last-minute chaos

Begin een releaseconcert niet met posters, maar met de combinatie van datum, locatie, artiestenprogramma en begroting. Daarna leg je techniek, vergunningen, catering en kaartverkoop vast, zodat je weet wat haalbaar is en hoeveel publiek je verwacht. Verzamel vroeg de technische wensen van artiesten en werk die uit in één draaiboek. In de laatste weken verschuift de aandacht naar crew, bezoekersinformatie, dieetwensen en een controle van podium, geluid, licht en publieksruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
3
Begroting vaststellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Locatie reserveren
6
Geluidstechniek reserveren
7
Lichttechniek reserveren
8
Catering reserveren
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online kaartverkoop openen
12
Promotieteksten publiceren
13
Posters ophangen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Artiesteninformatie verzamelen
17
Technische wensen verzamelen
2 personen
18
Draaiboek uitwerken
2 personen
19
Crewplanning maken
2 personen
20
Beveiliging regelen
21
EHBO-middelen controleren
22
Parkeerinformatie publiceren
23
Bezoekerslijst bijwerken
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Programma printen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Crewbriefing voorbereiden

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Podium opbouwen
4 personen
34
Geluidssysteem opbouwen
3 personen
35
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
36
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
38
Entreebalie inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Bar inrichten
2 personen
41
Versiering ophangen
2 personen
42
Routebordjes plaatsen
2 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Lichttest uitvoeren
2 personen
47
Crewbriefing houden
8 personen
48
Entree openen
3 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Programma uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Bar bedienen
3 personen
55
Publieksruimte controleren
2 personen
56
Openingswoord verzorgen
57
Voorprogramma begeleiden
2 personen
58
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
59
Hoofdact aankondigen
60
Releaseconcert begeleiden
4 personen
61
Merchandise verkopen
2 personen
62
Fotomoment begeleiden
2 personen
63
Publieksvragen begeleiden
64
Toegift aankondigen
65
Eindoptreden begeleiden
4 personen
66
Laatste bestelling aankondigen
67
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

68
Kassa afsluiten
2 personen
69
Apparatuur afbouwen
4 personen
70
Podium afbouwen
4 personen
71
Dranken opruimen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Decoratie verwijderen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
78
Huurapparatuur retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Bedankbericht versturen
82
Foto's en video verzamelen
83
Facturen verzamelen
84
Artiesten uitbetalen
85
Online release promoten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerrekaantal 2

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Monitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Koptelefoonaantal 2
Talkbackmicrofoon
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-podiaanslichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Artiestenbord
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegeraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Nooduitgangbordjesaantal 4
Hesjes voor crewaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische productie vast zodra het programma rond is. Vraag per artiest een inputlijst op en controleer of PA-speakers, monitoren, microfoons, DI-boxen, mengtafel en kabels bij de locatie en de optredens passen.
Plan kaartverkoop en promotie pas nadat capaciteit, entree en programma zijn bevestigd. Zet parkeerinformatie en praktische bezoekersinformatie uiterlijk één week voor het concert online, zodat vragen niet op de dag zelf binnenkomen.
Maak het draaiboek op minuten, inclusief soundcheck, deuren open, optredens, ombouw en afsluiting. Plan daarnaast per onderdeel een verantwoordelijke; alleen een algemene crewlijst maakt het tijdens een releaseconcert onduidelijk wie moet ingrijpen.
Regel catering op basis van bevestigde aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je definitief bestelt. Tel servies en glaswerk per eetmoment en reserveer extra tijd voor het klaarzetten van tafels, statafels, garderoberekken en kleedkamerbenodigdheden.
Doe 24 tot 48 uur vooraf een technische en veiligheidsronde. Test stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, lichtstatieven en gaffer tape, controleer EHBO-middelen en leg programma’s, naamkaartjes en bezoekerslijst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een releaseconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, artiestenprogramma en begroting. Reserveer geluid, licht, catering en beveiliging zodra de datum vaststaat; kaartverkoop en promotie kunnen daarna openen.
Wanneer moet ik de techniek voor een releaseconcert regelen?: Regel geluid en licht minimaal 8 tot 10 weken vooraf. Vraag technische wensen van alle artiesten uiterlijk 6 weken voor het concert op, zodat je PA, monitoren, microfoons, DI-boxen en stroomvoorziening nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een releaseconcert?: Reken voor podium, licht en geluid minimaal 4 tot 6 uur opbouw, afhankelijk van de locatie en het programma. Plan daarna een soundcheck en houd minstens 60 minuten buffer vóór de deuren openen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen en open je de kaartverkoop?: Open de kaartverkoop zodra locatie, datum, programma en capaciteit definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen en publiceer promotieteksten direct daarna en werk de bezoekerslijst wekelijks bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.