Ein Release-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Release-Konzert müssen Künstlerprogramm, Technik, Ticketverkauf und Ablauf früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Budget, bevor du Werbung oder Einladungen veröffentlichst. Danach folgen Genehmigungen, Bühne, Ton, Licht, Catering und die Einsatzplanung für den Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für technische Anforderungen der Künstler, Ernährungswünsche und eine aktualisierte Besucherliste ein – diese Details werden häufig erst kurz vor dem Konzert zum Problem.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstlerprogramm bestätigen
2 Personen
3
Budget festlegen
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
5
Location reservieren
6
Tontechnik reservieren
7
Lichttechnik reservieren
8
Catering reservieren
9
Einladungen gestalten
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Online-Ticketverkauf eröffnen
12
Werbetexte veröffentlichen
13
Poster aufhängen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Künstlerinformationen sammeln
17
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
18
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
19
Crewplanung erstellen
2 Personen
20
Sicherheitsdienst organisieren
21
Erste-Hilfe-Material prüfen
22
Parkinformationen veröffentlichen
23
Besucherliste aktualisieren
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Programm drucken
26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Crew-Briefing vorbereiten

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
33
Bühne aufbauen
4 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Stromversorgung anschließen
2 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
38
Eingangstresen einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
40
Bar einrichten
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen
46
Lichttest durchführen
2 Personen
47
Crew-Briefing abhalten
8 Personen
48
Eingang öffnen
3 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Bar bedienen
3 Personen
55
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
56
Eröffnungsrede halten
57
Vorprogramm betreuen
2 Personen
58
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
59
Hauptact ankündigen
60
Releasekonzert begleiten
4 Personen
61
Merchandise verkaufen
2 Personen
62
Fotomoment begleiten
2 Personen
63
Publikumsfragen betreuen
64
Zugabe ankündigen
65
Abschlussauftritt betreuen
4 Personen
66
Letzte Bestellung ankündigen
67
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Kasse abschließen
2 Personen
69
Ausrüstung abbauen
4 Personen
70
Bühne abbauen
4 Personen
71
Getränke wegräumen
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
78
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
79
Restbestand einlagern
2 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Dankesnachricht versenden
82
Fotos und Videos sammeln
83
Rechnungen sammeln
84
Künstler auszahlen
85
Online-Veröffentlichung bewerben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
StehtischeAnz. 8
TischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
Umkleideraum-GarderobeAnz. 2

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BetreuerAnz. 3
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 8
KopfhörerAnz. 2
Talkback-Mikrofon
Laptop
Drucker
KartenterminalAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BühnenbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
Fotowand
Künstlerbrett
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
NotausgangsschilderAnz. 4
Warnwesten für das TeamAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Budget zuerst fest und reserviere die Location erst, wenn die benötigte Bühnenfläche, ein Umkleideraum und die Einlasssituation geklärt sind. Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsauflagen spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler, bevor du PA, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Lichttechnik buchst. Eine vollständige Liste mit Anschlüssen und Bühnenaufbau verhindert, dass am Veranstaltungstag Kabel, Stative oder ein Talkback-Mikrofon fehlen.
Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Programm, Beginn, Ort und Einlassregeln feststehen. Veröffentliche Werbetexte und Poster früh genug, aktualisiere die Besucherliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert.
Erstelle einen Ablaufplan mit Aufbau, Soundcheck, Türenöffnung, Auftritt, Umbaupausen und Abbau. Gib Crew und Sicherheitsdienst feste Uhrzeiten sowie Zuständigkeiten; für einen Soundcheck solltest du mindestens 90 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Plane Catering und Getränke anhand der bestätigten Gästezahl und stelle wiederverwendbare Gläser, Weingläser, Tassen, Teller und Besteck bereit. Drucke Programm und Namensschilder erst nach dem letzten Abgleich der Künstlernamen und Besucherliste, idealerweise 2 bis 3 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Release-Konzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Künstlerprogramm und Budget. Technik, Genehmigungen und Sicherheitsdienst sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Release-Konzert starten?: Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Ort, Datum, Einlasszeit, Programm und Ticketbedingungen bestätigt sind. In der Praxis liegt das häufig 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert, damit Werbung und Einladungen auf konkrete Informationen verweisen.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Release-Konzert?: Plane mindestens 90 Minuten für den Soundcheck ein, bei mehreren Künstlern eher 2 bis 3 Stunden. Rechne zusätzlich Zeit für Bühnenumbauten und die Prüfung von Mikrofonen, Instrumentenkabeln, XLR-Kabeln und Licht ein.
Wann muss man die technischen Anforderungen der Künstler abfragen?: Frage die technischen Anforderungen direkt nach der Programmzusage ab, spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende PA-Komponenten, Subwoofer, DI-Boxen, Kopfhörer oder zusätzliche Mikrofonständer zu reservieren.

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