Cómo organizar un concierto de lanzamiento paso a paso

Organizar un concierto de lanzamiento requiere coordinar artistas, recinto, técnica, entradas y comunicación en un orden concreto. Empieza fijando la fecha, el lugar y el presupuesto antes de contratar servicios o anunciar el evento. Después confirma el programa artístico, tramita los permisos y reserva sonido, iluminación y catering. En las semanas previas, centraliza la información técnica, las preferencias alimentarias y la planificación del equipo para evitar cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar el programa de artistas
2 personas
3
Establecer el presupuesto
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Reservar el lugar
6
Reservar equipo de sonido
7
Reservar técnica de iluminación
8
Reservar el catering
9
Diseñar invitaciones
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir la venta de entradas online
12
Publicar textos promocionales
13
Colgar pósters
2 personas
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Recopilar información de los artistas
17
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
18
Desarrollar el programa
2 personas
19
Elaborar la planificación del equipo
2 personas
20
Organizar la seguridad
21
Comprobar los suministros de primeros auxilios
22
Publicar información de estacionamiento
23
Actualizar la lista de visitantes
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Imprimir el programa
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Preparar la reunión del equipo

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Montar el escenario
4 personas
34
Montar el sistema de sonido
3 personas
35
Montar la instalación de iluminación
2 personas
36
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
37
Colocar mesas y sillas
3 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Montar el buffet de catering
3 personas
40
Montar la barra
2 personas
41
Colgar la decoración
2 personas
42
Colocar señales de ruta
2 personas
43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Montar el camerino de los artistas
2 personas
45
Hacer la prueba de sonido
4 personas
46
Realizar la prueba de luces
2 personas
47
Realizar briefing al personal
8 personas
48
Abrir la entrada
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Repartir el programa
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Atender la barra
3 personas
55
Inspeccionar el área de público
2 personas
56
Dar el discurso de apertura
57
Coordinar el programa previo
2 personas
58
Reponer el bufé del descanso
2 personas
59
Anunciar el acto principal
60
Supervisar el concierto de lanzamiento
4 personas
61
Vender merchandising
2 personas
62
Coordinar el momento de fotos
2 personas
63
Gestionar las preguntas del público
64
Anunciar el bis
65
Acompañar la actuación final
4 personas
66
Anunciar el último pedido
67
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

68
Cerrar la caja
2 personas
69
Desmontar el equipo
4 personas
70
Desmontar el escenario
4 personas
71
Recoger las bebidas
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los artículos prestados
2 personas
78
Devolver el equipo alquilado
2 personas
79
Guardar el stock restante
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
81
Enviar mensaje de agradecimiento
82
Recopilar fotos y vídeos
83
Recopilar facturas
84
Pagar a los artistas
85
Promocionar el lanzamiento online

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Mesas altascant. 8
Mesascant. 6
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Burra de camerinocant. 2

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitorescant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Auricularescant. 2
Micrófono de retorno
Portátil
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Iluminación LED del escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 10
Photowall
Panel de artistas
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Escoba de manocant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorcant. 2
Señales de salida de emergenciacant. 4
Chalecos para el equipocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el presupuesto antes de abrir la venta de entradas. Reserva el equipo de sonido y la iluminación en cuanto el programa artístico esté confirmado, porque la disponibilidad suele limitarse con varias semanas de antelación.
Pide a cada artista su información técnica por escrito al menos 3 semanas antes. Así puedes comprobar con tiempo los micrófonos, monitores, cajas DI, cables y necesidades específicas del escenario.
No dejes los permisos para la última semana. Comprueba los requisitos del recinto y de la actividad con al menos 30 días de margen, especialmente si habrá venta de entradas, catering o equipos instalados para el público.
Planifica la llegada del equipo y las pruebas de sonido por franjas horarias. Reserva como mínimo 2 horas para el montaje técnico y 60 minutos adicionales para probar el sistema antes de abrir las puertas.
Envía la información práctica junto con las invitaciones y actualízala hasta el día anterior. Incluye entradas, aparcamiento, horarios, preferencias dietéticas y cualquier instrucción para artistas, personal y visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de lanzamiento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto y la técnica, confirmar artistas, tramitar permisos y mantener la venta de entradas activa durante varias semanas.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y la iluminación?: Resérvalos en cuanto estén confirmados la fecha, el recinto y el programa, idealmente 6 a 8 semanas antes. La lista técnica definitiva debe enviarse al proveedor al menos 3 semanas antes del concierto.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar y probar el escenario?: Calcula al menos 2 horas para colocar escenario, PA, monitores y cableado, más 60 minutos para la prueba de sonido y la iluminación. Añade tiempo si participan varios artistas o hay cambios de formación.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Hazlo entre 4 y 6 semanas antes del concierto, cuando ya estén confirmados el lugar, el programa y la información básica. Revisa la lista de visitantes y las inscripciones hasta 48 horas antes para ajustar acreditaciones, tarjetas de nombre y catering.

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