Organiser un concert de lancement sans rien laisser au hasard

Un concert de lancement se prépare dans cet ordre : date et lieu, artistes, budget, autorisations, puis technique et accueil du public. La scène, la sonorisation et l’éclairage doivent être réservés avant d’ouvrir la billetterie, car leurs contraintes déterminent le déroulé. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les informations techniques des artistes et un planning précis pour l’équipe. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les branchements, les badges, le stationnement et les horaires d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer le programme des artistes
2 personnes
3
Établir le budget
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Réserver le lieu
6
Réserver le matériel sonore
7
Réserver la technique lumière
8
Réserver le catering
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir la billetterie en ligne
12
Publier les textes promotionnels
13
Accrocher les affiches
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Rassembler les informations sur les artistes
17
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
18
Élaborer le déroulé
2 personnes
19
Établir le planning de l'équipe
2 personnes
20
Organiser la sécurité
21
Vérifier le matériel de premiers secours
22
Publier les informations de stationnement
23
Mettre à jour la liste des visiteurs
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Imprimer le programme
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Monter la scène
4 personnes
34
Installer le système de sonorisation
3 personnes
35
Monter l’installation lumière
2 personnes
36
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
3 personnes
38
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Aménager le bar
2 personnes
41
Suspendre la décoration
2 personnes
42
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Aménager la loge des artistes
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
47
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes
48
Ouvrir l’entrée
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer le programme
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Tenir le bar
3 personnes
55
Vérifier l’espace public
2 personnes
56
Faire le discours d’ouverture
57
Encadrer le pré-programme
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
59
Annoncer la tête d'affiche
60
Animer le concert de lancement
4 personnes
61
Vendre les produits dérivés
2 personnes
62
Animer le moment photo
2 personnes
63
Animer les questions du public
64
Annoncer le rappel
65
Animer la prestation de clôture
4 personnes
66
Annoncer la dernière commande
67
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

68
Clôturer la caisse
2 personnes
69
Démonter le matériel
4 personnes
70
Démonter la scène
4 personnes
71
Ranger les boissons
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre les objets empruntés
2 personnes
78
Retourner le matériel loué
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Envoyer un message de remerciement
82
Collecter les photos et les vidéos
83
Rassembler les factures
84
Payer les artistes
85
Promouvoir la sortie en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tables hautesqté 8
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteursqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Casque audioqté 2
Micro de retour
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Éclairage LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Mur photo
Panneau des artistes
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayetteqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Gilets pour l’équipeqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme des artistes. Demandez ensuite les besoins techniques de chaque formation avant de réserver les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les retours et les câbles.
Établissez le budget avant de communiquer la date au public. Séparez au minimum les postes artistes, lieu, sonorisation, lumière, catering, sécurité et communication afin de repérer rapidement les dépenses oubliées.
Réservez la technique plusieurs semaines à l’avance et demandez un plan de scène précis. Vérifiez notamment le nombre de prises, les rallonges, les multiprises, les pieds de micro et le ruban gaffer nécessaires le jour du montage.
Préparez le déroulé avec des horaires d’arrivée, de balance, d’ouverture des portes et de concert. Transmettez-le à l’équipe et aux artistes au moins 7 jours avant l’événement, puis gardez une version imprimée sur place.
Ne laissez pas l’accueil du public pour la dernière semaine : traitez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires, préparez les badges et publiez les informations de stationnement 3 à 5 jours avant. Imprimez aussi le programme et vérifiez les premiers secours avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de lancement ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu et la technique, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et organiser la communication sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand faut-il réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert ?: Réservez-les dès que le lieu et le programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Les besoins techniques des artistes doivent être recueillis avant la réservation pour éviter une console, des retours ou des microphones insuffisants.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de lancement ?: Ouvrez-la lorsque la date, le lieu, les artistes et les informations pratiques sont définitifs, souvent 4 à 6 semaines avant l’événement. Publiez en même temps les horaires, les conditions d’accès et les informations de stationnement.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Contrôlez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes la scène, les branchements, les microphones, les retours, l’éclairage, les badges, le programme imprimé et le matériel de premiers secours. Faites ensuite un point de 15 minutes avec l’équipe et la sécurité avant l’arrivée du public.

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