Zo organiseer je een relatieconferentie

Begin met een helder programma, een passende zaalindeling en bevestigde sprekers. Daarna richt je de aanmeldingen in, verzamel je dieetwensen en stuur je parkeerinformatie en het programma op tijd naar deelnemers. De laatste week draait om controles: presentaties verzamelen, techniek testen, catering vastleggen en materialen klaarzetten. Op de dag zelf bepalen een overzichtelijke registratiebalie, goed zicht op het scherm en een uitgeprint draaiboek of de conferentie rustig start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma aan deelnemers mailen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Aanwezigheidslijst afdrukken
13
Sprekerspresentaties verzamelen
14
Presentaties controleren
2 personen
15
Catering definitief bestellen
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
21
Zaalvloer controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
25
Projector en scherm opstellen
2 personen
26
Microfoons aansluiten
2 personen
27
Presentaties klaarzetten
28
Licht en geluid testen
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Buffet en bar inrichten
3 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Opening aankondigen
37
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
38
Sprekers begeleiden
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Pauzehapjes serveren
3 personen
41
Vragen uit de zaal verzamelen
42
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
43
Borrelhapjes serveren
3 personen
44
Buffet opbouwen
4 personen
45
Diner uitserveren
5 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Servies en glazen ophalen
3 personen
48
Avondprogramma begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

51
Materialen verzamelen
3 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Buffet en bar schoonmaken
2 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Techniek afbouwen
2 personen
57
Geleende materialen controleren
2 personen
58
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
59
Restanten opslaan
2 personen
60
Aanwezigheidslijst archiveren
61
Bedankmail versturen
62
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Flesopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Tafelkleedensetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 3
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, zaalindeling en sprekers eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten deelnemers hoeveel onderdelen er zijn en voorkom je dat je later tijden of ruimtes moet aanpassen.
Open het aanmeldformulier direct bij het versturen van de uitnodigingen en sluit het uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de conferentie. Gebruik de aanmeldingen daarna voor naamkaartjes, de aanwezigheidslijst en de definitieve catering.
Vraag dieetwensen niet alleen mondeling uit, maar neem ze als verplicht veld op in het aanmeldformulier. Geef de cateraar de definitieve aantallen en bijzonderheden minimaal 5 werkdagen vooraf door.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor de conferentie en test elk bestand op de laptop, projector en het projectiescherm. Controleer ook HDMI-kabels, USB-C-adapters, microfoons, mengpaneel en verlengkabels.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw en techniek. Plaats eerst tafels, stoelen en podium, bouw daarna de registratiebalie op en doe vóór ontvangst van deelnemers een volledige geluids- en beeldtest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een relatieconferentie organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de conferentie, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een relatieconferentie?: Verstuur de uitnodigingen doorgaans 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het event voor een betrouwbare deelnemerslijst en cateringbestelling.
Wanneer moet de techniek van een relatieconferentie getest worden?: Test projector, scherm, laptop, presentaties, microfoons en geluid uiterlijk 1 werkdag vooraf. Doe op de eventdag nog een korte eindtest van 30 tot 45 minuten voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een relatieconferentie op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratiebalie, podium, projector en scherm. Plan daarnaast 30 minuten voor de laatste controle van presentaties, naamkaartjes, aanwezigheidslijst en het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.