Organiser une conférence sur les relations, étape par étape
Une conférence sur les relations demande surtout une bonne coordination entre le programme, les intervenants et l’accueil des participants. Commence par bloquer la date, le lieu et le déroulé, puis avance vers les inscriptions et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à verrouiller les présentations, la restauration et la technique. Le jour J, l’enregistrement, la scène et les tests audiovisuels doivent être terminés avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer les infos de parking
- 10
Envoyer le programme par e-mail aux participants
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Imprimer la liste de présence
- 13
Rassembler les présentations des intervenants
- 14
Vérifier les présentations
2 personnes
- 15
Commander définitivement le catering
2 personnes
- 16
Tester la technique
2 personnes
- 17
Imprimer le déroulé
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
- 21
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 24
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
- 25
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
- 26
Brancher les microphones
2 personnes
- 27
Préparer les présentations
- 28
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
- 29
Mettre en place le point café
2 personnes
- 30
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 31
Préparer les badges nominatifs
- 32
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 34
Enregistrer les participants
3 personnes
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Annoncer l'ouverture
- 37
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
- 38
Accompagner les intervenants
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 41
Recueillir les questions de la salle
- 42
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
- 43
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 44
Monter le buffet
4 personnes
- 45
Servir le dîner
5 personnes
- 46
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 47
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
- 48
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 49
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 50
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 51
Rassembler le matériel
3 personnes
- 52
Rassembler les déchets
3 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Nettoyer le buffet et le bar
2 personnes
- 55
Nettoyer la salle
3 personnes
- 56
Démonter la technique
2 personnes
- 57
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 59
Ranger les restes
2 personnes
- 60
Archiver la liste de présence
- 61
Envoyer un e-mail de remerciement
- 62
Partager les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 90
- Table de prise de parole
- Table d'inscriptionqté 2
- Tables hautesqté 10
- Portantsqté 2
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs USB-Cqté 3
- Batteries externesqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 100
- Assiettes de dînerqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Conteneurs alimentairesqté 12
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Décapsuleursqté 3
Décoration
- Badges nominatifsqté 90
- Porte-badgesqté 90
- Sets de nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux de bienvenueqté 3
- Brochures du programmeqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Stylos à billeqté 100
- Panneaux indicateursqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Kit de lavageqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le programme au moins 8 semaines à l’avance. Confirme les intervenants avant d’envoyer les invitations, sinon tu risques de devoir modifier le déroulé et les supports de communication.
- Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont fixés, idéalement 6 semaines avant la conférence. Demande immédiatement les besoins alimentaires et traite les réponses chaque semaine.
- Envoie le programme, les informations de parking et les consignes pratiques 5 à 7 jours avant l’événement. C’est souvent le parking ou l’horaire d’arrivée qui manque dans les premiers messages.
- Rassemble les présentations des intervenants au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur prévu, avec le projecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs USB-C.
- Prévois l’installation de la salle au moins 3 heures avant l’accueil : tables, chaises, scène, pupitre, comptoir d’enregistrement et technique. Teste chaque microphone sans fil et garde les rallonges, multiprises et batteries externes accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur les relations ?
- Prévois environ 8 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants. Les 2 dernières semaines servent surtout aux inscriptions, aux besoins alimentaires, aux présentations et aux confirmations techniques.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence ?
- Envoie-les environ 6 semaines avant la date, dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fais un rappel 10 à 14 jours avant, puis ferme les inscriptions quelques jours avant de commander définitivement le catering.
- Quand tester la technique avant la conférence ?
- Effectue un premier test complet 48 heures avant, puis un second sur place le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Vérifie notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les présentations.
- Quand préparer les badges et la liste de présence ?
- Prépare les badges nominatifs et imprime la liste de présence 1 à 2 jours avant l’événement. Garde une version actualisée jusqu’à la fermeture des inscriptions afin de pouvoir accueillir les derniers inscrits sans ralentir l’enregistrement.
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