Cómo organizar una conferencia de relaciones sin perder el control
Una conferencia de relaciones necesita una secuencia clara: primero se cierran la fecha, el programa y el recinto; después se coordinan ponentes, asistentes y proveedores. Las inscripciones determinan las necesidades de catering, las tarjetas de nombre y la distribución de la sala. La última semana se dedica a revisar presentaciones, confirmar cantidades y probar la técnica. El día del evento, el registro, el escenario, el sonido y la proyección deben estar listos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Enviar por correo el programa a los participantes
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir la lista de asistencia
- 13
Recopilar las presentaciones de los ponentes
- 14
Revisar las presentaciones
2 personas
- 15
Encargar definitivamente el catering
2 personas
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Reunir los materiales
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
- 21
Comprobar el suelo del salón
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 24
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 25
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
- 26
Conectar los micrófonos
2 personas
- 27
Preparar las presentaciones
- 28
Probar la luz y el sonido
2 personas
- 29
Montar el punto de café
2 personas
- 30
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 31
Preparar tarjetas con nombres
- 32
Dejar listo el material informativo
2 personas
Evento
- 33
Recibir a los ponentes
2 personas
- 34
Registrar a los participantes
3 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Anunciar la apertura
- 37
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
- 38
Coordinar a los ponentes
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 41
Recoger preguntas del público
- 42
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Montar el buffet
4 personas
- 45
Servir la cena
5 personas
- 46
Servir comidas especiales
2 personas
- 47
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
- 48
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 49
Reponer café y té
2 personas
- 50
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
- 51
Reunir los materiales
3 personas
- 52
Recoger la basura
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar el buffet y el bar
2 personas
- 55
Limpiar la sala
3 personas
- 56
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 57
Comprobar el material prestado
2 personas
- 58
Devolver el material alquilado
2 personas
- 59
Guardar los restos
2 personas
- 60
Archivar la lista de asistencia
- 61
Enviar correo de agradecimiento
- 62
Compartir las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesa de oradores
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas altascant. 10
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Clic de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Abridores de botellascant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portabadgescant. 90
- Sets de mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Folletos del programacant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar invitaciones. Deja un margen de al menos 30 minutos entre bloques para absorber retrasos y cambios de sala.
- Abre el formulario de inscripción cuando las invitaciones estén listas y pide las preferencias dietéticas desde el primer día. Haz una primera revisión de inscritos una semana antes y confirma el catering con esa cifra.
- Recopila las presentaciones de los ponentes varios días antes, no la víspera. Revísalas en el mismo portátil que usarás en la sala y comprueba cada archivo con el proyector, la pantalla y los adaptadores necesarios.
- Envía el programa, la información de aparcamiento y cualquier indicación práctica antes del evento. Imprime la lista de asistencia y las tarjetas de nombre con tiempo suficiente para corregir nombres o inscripciones duplicadas.
- Reserva la última fase para el montaje y la prueba técnica. Comprueba el suelo, coloca mesas y sillas, monta el registro y prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y alimentación antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de relaciones?
- Empieza al menos 6 semanas antes para cerrar recinto, programa y ponentes. Abre las inscripciones cuando esos datos estén confirmados y reserva los últimos 7 días para revisar materiales, catering y técnica.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una conferencia?
- Haz una primera previsión al abrir las inscripciones y confirma el pedido definitivo aproximadamente 7 días antes. Incluye las preferencias dietéticas recibidas y deja anotada cualquier modificación posterior.
- ¿Cuándo se deben probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de que lleguen los asistentes. Comprueba también el portátil, los cables HDMI, los adaptadores USB-C, las regletas y las baterías externas.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una conferencia?
- Deja listas las presentaciones revisadas, las tarjetas de nombre, la lista de asistencia, el programa impreso y el plan de trabajo. Guarda los productos refrigerados en frío y separa los materiales de registro de los del escenario.
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