Eine Beziehungskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Raum, Referenten, Einladungen und Anmeldeformular verlässlich koordinieren.
• Öffne die Anmeldung mit festen Abfragen zu Ernährungswünschen und Parkmöglichkeiten. Schicke Parkinformationen und das endgültige Programm spätestens 5 bis 7 Tage vor der Konferenz.
• Fordere die Vorträge der Referenten 7 Tage vorher an und prüfe jede Präsentation auf Format, Seitenverhältnis, Ton und eingebettete Videos. Ein USB-C-Adapter und ein HDMI-Kabel sollten als Reserve bereitliegen.
• Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind, meist 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei nicht nur Mahlzeiten, sondern auch Wassergläser, Kaffeetassen und ausreichend Besteck für Pausen.
• Baue Registrierungstresen, Bühne, Projektor und Leinwand am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker mit genau dem Laptop, der vor Ort verwendet wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Beziehungskonferenz organisieren?

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit Einladungen und Anmeldung rechtzeitig starten können.

Wann sollte man die Einladungen für eine Beziehungskonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor der Konferenz und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine Erinnerung mit Anmeldeschluss sollte 10 bis 14 Tage vorher rausgehen.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen und halte die freigegebenen Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick bereit.

Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Konferenz?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für den vollständigen Techniktest ein. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter mit jedem vorgesehenen Vortrag.